Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма 412-АПК. Путевой лист трактора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документооборот на легковой и специальный транспорт кардинально отличается прежде всего тем, кому принадлежит их законодательное регулирование. 16 мая 2003 г. бланк путевого листа на трактор по форме 412 апк был утвержден Приказом №750 Минсельхоза РФ. При заполнении путевки следует учитывать требования, предъявляемые к подобным первичным документам, содержащимся в Федеральном законе, ст. 9 от 6 декабря 2011 г. №402-Ф3. В РФ чаще всего используется именно эта форма бланка путевого листа трактора для фиксации труда машиниста. Однако, в областях РФ(Белгородская, Воронежская, Ростовская),прилегающих к Украине, часто применяют путевку, близкую к украинской форме 068. В этом нет нарушения.
Все про путевой лист трактора
Каждый автомобиль, принадлежащий юридическому лицу или гражданину, который является частным предпринимателем, должен иметь путевой лист перед выходом в рейс. Необходим он и другим транспортным средствам. В частности, он должен быть у тракторов.
Законодательное регулирование этого документа у самоходных машин отличается от такового у автомобилей. Форма тракторной «путевки» установлена не письмом Федеральной службы статистики, а приказом Министерства сельского хозяйства. Она носит номер 412-АПК.
Существенное отличие этих документов в том, что письмо Росстата фактически носит рекомендательный характер и форма «путевки» может быть разработана организаций самостоятельно без учета требований этого письма. В случае с путевым листом трактора так не получится: бланк, установленный Минсельхозом, обязателен к применению, и использовать форму, отличную от него, не допускается.
Используются путевые листы для тракторов с целью учета количества выполненных трактористом работ.
Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?
Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.
Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.
Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.
Риски по НДФЛ и страховым взносам
Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.
Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.
Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
В завершении табличной части указывается, сколько рабочих дней (смен) отработано, суммарное количество часов для начисления оплаты труда (как основного сотрудника, так и прицепщика), а также итоги фактически собранной продукции и сколько было потрачено в процессе горючего.
Точность цифр в завершающих графах принципиально важна, так как на них больше всего обращают внимание бухгалтера, ответственные за начисление зарплаты и фиксации издержек.
В конце учетного листа тракториста-машиниста ставятся подписи всех ответственных лиц: тракториста-машиниста и его бригадира. Причем последний расписывается в этом документе только после того, как машина в исправном состоянии была возвращена в гараж. Он же контролирует начало и окончание продолжительности работы комбайнера.
Отдельно прописывается нюанс по расходованию и заправке горючего. Это необходимо для эффективного контроля руководителей за соблюдением норм расхода, сбора статистики и оптимизации расходов организации в целом.
Также в учетном листе ставит свою подпись агроном. Он же может в письменной форме выразить свое мнение по поводу сроков и качества уборки урожая на вверенном ему участке. Для этого предусмотрено 2 строчки в конце бумаги.
Утверждается документ подписью руководителя, печатью и датой этого заверения. Чаще всего это происходит уже после поступления бумаги в бухгалтерию и первичной обработки данных.
Путевого листа трактора форма 412-АПК
Бланк 412-АПК для составления путевого листа трактора был введен в действие приказом Минсельхоза РФ от 16.05.2003 № 750. Именно эту форму рекомендуется использовать при перевозки трактором груза с одного объекта на другой.
Следует иметь в виду, что нумерация путевых листов ограничена одним календарным годом и в январе нового отчетного года нумерация листов начинается с начала.
Путевой лист, который утвержден приказом №750, состоит из лицевой и оборотной стороны.
На лицевой части отражаются общие сведения о выполнении работ трактористом, такие как:
- ФИО водителя, который будет распоряжаться трактором;
- Информация об транспортировке груза, то есть откуда его необходимо взять и куда его доставить;
- Какое расстояние между местом отгрузки и местом прибытия отправленного груза;
- Сведения о самом грузе, то есть наименование груза, какого класса, характеристики и т.п.;
- Какое количество поездок предстоит с соответствующим грузом;
- Какой объем перевозимого груза.
Лицевую часть путевого листа подписывает бригадир, который выпускает трактор на выполнение определенных видов работ, а так же подпись ставит сам тракторист, подтверждающий тем самым, что он взял в работу трактор.
На оборотной стороне отражаются данные о выполнении трактористом представленных работ, а именно:
- Информация о том, откуда и куба был перемещен груз;
- Информация о самом грузе: наименование, класс;
- Время отправки трактора с места отправки и время прибытия на место назначения груза;
- Информация о бригаде заказчике;
- Сведения о количестве отработанном времени трактористом;
- Информация о количестве тонно-километров;
- начисленной компенсации за работу тракториста, количестве выполненных им нормо-смен в корреляции с условными эталонными гектарами;
- сколько израсходовано топлива – отражается сколько положено по норме, а так же сколько израсходовано фактически;
- длительность пробега трактора с грузом и без груза.
Путевой лист для тракториста должен оформляться ежедневно согласно указаниям Минсельхоз. По окончании смены тракторист обязан сдать путевой лист бригадиру или другому ответственному лицу, который отвечает за учет документации сотрудников. Сведения из путевых листов следует впоследствии отражать в накопительной ведомости, в которой ведется учет затрат сельхозпредприятия.
Образец заполнения путевого листа трактора форма 412 апк
По путному листу на трактор бланк скачать можно по приведенной ниже ссылке путной лист трактора бланк 2. N 78 об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строй машин и устройств, работ в авто транспорте (см. путной лист трактора схх, форма 2 применяется для учета работы тракторов и самоходных машин организаций по.
конкретно его минсельхоз предписывает эталон наполнения путного листа такси в тех.путной лист трактора по форма n 412-апк. Следует иметь в виду, что нумерация путных листов ограничена одним календарным годом и в январе нового отчетного года нумерация листов начинается с начала. Когда употребляется в качестве путного листа трактора форма 412-апк.путной лист трактора есть ли эталон наполнения и где можно его скачать? Бланк путного листа трактора форма 412-апк скачать (размер 117,5 kib скачек 15 144).
L, как и в предыдущем случае, является искомым числом лимита кассы; показатель R представляет собой объем выданных за расчетный период сумм в рублевом эквиваленте, за исключением выплат персоналу; указывая P — расчетный период — берется во внимание отрезок времени, за который происходит выдача финансовых средств (не более 92 дней) Nn — разница между сроками получения наличных денег в банке. Выражается показатель в днях.
- Номер путевки, а также ее дата, продолжительность.
- Механик записывает информацию о транспортном средстве (техническое состояние, расход топлива).
- Диспетчер указывает конкретное задание, которое должен выполнить водитель. Тот же, в свою очередь, ставит подписи в нескольких местах, соглашаясь с данными.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Кто должен составлять путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Заполнение оборотной стороны
На обороте путевого листа делаются отметки о ходе выполнения служебных заданий. Она заполняется трактористом, специалистом, в распоряжение которого поступал трактор, и бухгалтером. В таблице указываются:
- пункт отправки и назначения груза;
- наименование груза и его класс;
- время отправки и прибытия трактора;
- номер бригады-заказчика;
- бухгалтерский код работы;
- единицы измерения;
- отработанное время;
- количество перевезенного груза;
- норма выработки;
- расценка;
- сумма к оплате;
- количество завершенных нормо-смен;
- условные гектары;
- пробег;
- расход топлива.
Под таблицей указываются итоги работы за смену, ставятся подписи водителя и бригадира.
Вопрос № 1: Какой документ нужен, если трактор едет просто так и ничего не везет? Например, перегоняется с одного места на другое.
Ответ: Каким-либо нормативно-правовым актом этот вопрос не урегулирован. Если в случае с автомобильными путевыми листами необходима фиксация любых передвижений машины, то форма № 412-АПК фиксирует только момент перевозки. Однако чтобы не возникло вопросов со стороны Гостехнадзора, при перегонке тракторов все же лучше заполнить учетный лист трактора-машиниста и указать, что самоходная машина направляется к месту проведения работ.
Вопрос № 2: Путевой лист трактора сдается бригадиру. А нужна ли на нем подпись начальника организации?
Ответ: Нет, бригадир выполняет и функции механика, и функции начальника. Какие-либо другие должностные лица организации подписывать тракторную «путевку» не должны.
Вопрос № 3: Учитывается ли в форме 412-АПК количество израсходованного горючего?
Ответ: Нет, отследить по этой форме расход горюче-смазочных материалов невозможно. В сельхозпредприятиях их учет ведется исходя из их фактически приобретенного количества на начало отчетного периода.
Когда используется в качестве путевого листа трактора форма 412-АПК?
Бланк 412-АПК для составления путевого листа трактора был введен в действие приказом Минсельхоза РФ от 16.05.2003 № 750. Но с 20.08.2020 года документ отменен приказом Минсельхоза от 14.08.2020 №480.
Новый бланк Министерство не предложило. Использовать бланк 412-АПК не запрещено. Но он должен соответствовать требованиям из приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368 и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Путевой лист трактора состоит из 2 частей, располагаемых, на лицевой и оборотной сторонах. В первой части бланка фиксируются сведения:
- о том, кто будет распоряжаться трактором;
- о том, откуда необходимо взять перевозимый груз и куда доставить;
- о расстоянии между местом отправки и доставки соответствующего груза;
- непосредственно о самом грузе (наименование, класс);
- о количестве поездок с соответствующим грузом;
- об объемах перевозимого груза.
В первой части путевого листа ставится подпись бригадира, который удостоверяет техническую готовность трактора к работам, а также подпись тракториста, подтверждающая факт принятия трактора в работу.
На оборотной стороне документа отражаются сведения о выполнении задания трактористом. В частности, фиксируются данные:
- о том, с какого места и на какой объект был перевезен груз;
- о грузе (наименование, класс);
- времени отправления трактора с места погрузки, времени прибытия тракториста в место доставки груза;
- бригаде заказчика;
- общем количестве часов, которые отработал тракторист;
- количестве тонно-километров;
- начисленной компенсации за работу тракториста, количестве выполненных им нормо-смен в корреляции с условными эталонными гектарами;
- количестве израсходованного горючего — в соответствии с нормой, а также фактически.
- длительности пробега — с грузом и без него.
С января 2021 года в путевом листе обязательно должны быть включены новые реквизиты из приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Какие нюансы из приказа № 368 нужно учесть при оформлении документа, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности нововведений.
Формировать путевые листы для тракторов сельхозпредприятиям нужно ежедневно. По окончании смены они должны сдаваться трактористами бригадирам либо ответственным за учет документов сотрудникам. Сведения из путевых листов следует впоследствии отражать в накопительной ведомости, в которой ведется учет затрат сельхозпредприятия.
Как оштрафуют при отсутствии путевого листа?
Заполненный бланк путевки – столь же необходимый для тракториста в пути документ, как и водительские права. По первому требованию инспектора ГИБДД он обязан показать его. Если лист отсутствует или заполнен неверно, это влечет за собой административную ответственность (статья 12.3 КоАП, ч.2) в размере от 500 руб. Более тяжелые финансовые последствия наступают для руководителя сельхозпредприятия, который не хранит путевки в надлежащем виде в течение положенного по закону срока (5 лет). В этом случае штраф может составить до 100 000 рублей. Минсельхоз предписывает предприятиям выписывать путевые листы каждый день. По приезду с задания машинисты сдают их на хранение ответственным за это сотрудникам.
Правила заполнения путевого листа
— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.
— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.
— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.
— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.
— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.
— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.
— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.
Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою. Также журнал можно вести в электронном виде, но тогда придётся заверять его электронной подписью.
Нужно ли использовать путевой лист трактора?
Минфином РФ разрешено подтверждать затраты на ГСМ не только при оформлении путевых листов, но также и сведениями, получаемыми с использованием системы слежения за транспортным средством. Об этом указано в Письме Минфина РФ от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354. Если необходимо подтвердить расходы ГСМ с применением системы слежения, следует использовать сформированный ею отчетный документ, который в обязательном порядке должен быть доработан. В него нужно включить обязательные реквизиты, перечень которых содержится в Федеральном законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.
Важно! Использовать сведения системы ГЛОНАСС можно только в том случае, если компания транспортирует груз для собственных нужд.
Соответственно, если организация является автотранспортной, то есть специализируется на осуществлении данного мероприятия для других хозяйствующих субъектов, то она обязана оформлять путевые листы. Об этом указано в Федеральном законе от 08.11.2007 г. №259-ФЗ. Другие организации (не транспортные) могут подтверждать расход ГСМ не путевыми листами, а иными документами, и этот момент также подтверждается судьями (Постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 г. по делу № А40-19421/ 13-99-60, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 09.06.2012 г. № 09АП-12355/ 2012-АК).