Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление замены отпуска денежной компенсацией». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Унифицированного образца, обязательного к применению, законом не установлено, поэтому работники могут писать заявление в свободной форме. Однако при этом желательно все же придерживаться некоторых норм и стандартов. В частности, нужно обязательно указывать сведения об организации, должность и ФИО его руководителя. Также в заявление нужно вписывать период, за который предоставляется отпуск, его длительность, а также количество дней, за которые работник хотел бы получить денежную компенсацию.
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Компенсационное возмещение за неиспользованный отпуск — обязательная мера для всех работодателей без исключения, предусмотренная законодательством.
Сумма компенсации рассчитывается из суммы всех неиспользованных дней отдыха в течении года. Если же увольнение происходит в середине года, то сумма рассчитывается от всех прошлогодних отпусков и 14 дней от текущего года.
Учетом и подсчетом всех неиспользованных дней отдыха занимается бухгалтерия организации и работники кадровой службы.
Возможны такие ситуации, когда работник выходил на неполные рабочие дни во время отпуска и в итоге при увольнении у него накопилось 30,3 дней. На этот счет расчет суммы компенсации производится в порядке не дробных чисел, а округляется в пользу работника, в данном случае 31 день. Это правило прописано в Министерстве здравоохранения Российской Федерации.
Момент о неиспользованном отпуске при увольнении должен быть прописан в заявлении, то есть работник указывает намерен ли он использовать отпуск или нет. Момент о возмещении указывать не нужно. В случае, когда работник отказался от отпуска, работодатель должен начислить деньги за неиспользованный отдых сам в соответствии с трудовым кодексом.
Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?
При компенсации за неиспользованный отпуск важно учесть точное количество дней. Сама процедура аналогична как при увольнении, так и без него.
Для расчета компенсации по неиспользованному отпуску, берется период равный 12 месяцем до начисления этой самой выплаты. Сумма за 1 год делится на 12 месяцев для вычисления средней зарплаты за годовой период. Далее это число и будет основанием для расчета отпускного возмещения, а именно число з/п за 1 день работы. В среднем срок основного отпуска колеблется от 28 до 31 дня. Постановлением установлено среднемесячное правило отсчета, а именно это число равно 29,3 дня.
Таким образом мы получаем такой пример расчета:
Компенсация = годовой доход/12 месяцев/29,3 дня * сумма дней отпуска, подлежащих возмещению.
Возможны ситуации, когда работник в течении года, который берется в расчет, отсутствовал (к примеру, болел). Такие условия способствуют более сложному расчету компенсации. Для этого сначала необходимо посчитать сумму дней в полных месяцах, а затем отдельно посчитать рабочие дни в неполных месяцах.
Такая формула будет выглядеть примерно так:
Компенсация = (29,3 дня * количество полных месяцев работы + сумма неполных рабочих дней) * сумма дней, подлежащих возмещению.
Порядок возмещения компенсации прописывается в листе расчета.
Когда компенсационное возмещение начисляется по причине увольнения работника, форма 2-НДФЛ, выдаваемая на руки при уходе сотрудника, помимо основной информации, содержит в себе данные о сумме компенсации.
Налог на компенсацию отпуска
Налоговый кодекс РФ не предусматривает налогообложение на компенсационные выплаты. Однако на возмещение неиспользованного отпуска подоходный налог возлагается (только этот случай является исключением), так как такая выплата считается отдельным видом дохода.
Возложение уплаты НДФЛ на работодателя происходит перед самой выплатой возмещения за неиспользованный отпуск.
Сумма налога удерживается на момент перевода суммы возмещения со счета организации на счет работника. Сам работник не производит никаких уплат по переведенным ему средствам.
Важно учесть! На выданную компенсацию при увольнении не действуют никакие отчисления типа медицинских, пенсионных, страховых и т.д. Если же работник на момент такой выплаты не увольняется и продолжает свою трудовую деятельность, то вышеперечисленные взносы уже имеют место быть. Они удерживаются на момент самой выплаты: не вычитывается только страхование от несчастных случаев.
Подведя итог, можно сказать, что сам работник никаких налоговых взносов не платит — это прямая обязанность работодателя.
Статья 126 ТК РФ гласит: «Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах или работах с вредными или опасными условиями труда не допускается.»
Данное положение законодательства вызывало вокруг себя множество споров и дискуссий. Одни знатоки трудового законодательства утверждали, что переводу в денежный эквивалент подлежат только дни дополнительного оплачиваемого отпуска, другие же считали, что «обменять на наличность» можно и дни основного.
Письмо Министерства труда и социального развития от 25.04.2002 г. № 966–10 поставило точку в этом споре между «физиками» и «лириками». В частности, в нем было сказано, что решение этого вопроса возможно по соглашению сторон, или, иначе говоря, соответствующее положение Трудового кодекса можно применять и так, и эдак.
Процедура проведения замены отпуска денежной компенсацией на практике часто вызывает затруднения. Особенно много сложностей возникает в связи с «конвертацией» части основного отпуска, превышающей 28 календарных дней, в денежный капитал. В данной статье мы постараемся разъяснить, каким образом оформляется подобное превращение.
Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией
Об этом четко говорит ст. 126 ТК РФ: ту часть, которая превышает 28 календарных дней, по письменному заявлению работника можно заменить выплатой деньгами.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении на следующий рабочий год денежной выплатой можно замененить часть каждого их них, как превышающую 28 календарных дней, так и любое количество дней из этой части.
Разберем на примере. Руководителю организации в соответствии с трудовым договором установлен ненормированный рабочий день. На этом основании ему предоставляется дополнительный отдых в размере 3 дней в год. В связи с производственной необходимостью в прошлом году руководитель работал без отдыха. Следовательно, в этом ему должны предоставить «каникулы» продоолжительностью 28+3+28+3 = 62 дня. При этом по заявлению руководителя до 6 дней можно компенсировать деньгами.
Составление заявления
Нормы оформления заявления на компенсацию отпуска по образцу соответствующим общим представлениям о документах кадрового делопроизводства:
- Формат бланка – любой, на белой бумаге.
- Составление от руки или в напечатанном виде.
- Содержит дату и подпись внизу заявления на компенсацию отпуска.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск
Расчет компенсационных выплат зависит от нескольких факторов, которые напрямую влияют на размер компенсации и особенности ее предоставления работнику организации.
При заключении бессрочного трудового договора работнику за каждый отработанный год полагается не меньше 28 календарных дней отдыха, при этом трудовое законодательство устанавливает, что количество дней отпуска может быть увеличено в соответствии с положениями локальных нормативных пактов предприятия, но не может быть меньше установленного законодателем срока.
Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск необходимо определить общий отпускной стаж работника организации, который определяется пропорционально отработанному времени.
Первое, что необходимо сделать при определении суммы компенсации — установить сколько календарных дней полагается работнику за отработанный период по следующей формуле:
Отпуск= (Число дней отпуска в год)/(12 месяцев)×Отработанные месяца-Использованная часть
По общему правилу количество дней отпуска устанавливается в размере 28 дней. Исходя их этого, если работник отработал у работодателя в течение 10 месяцев и уже использовал часть отпуска длительностью 7 календарных дней, расчет будет выглядеть следующим образом:
Отпуск= (28 дней)/(12 месяцев)×10 месяцев-7 дней=16,3 календарных дней
Работнику положена компенсация за 17 дней неотгулянного отпуска, так как согласно постановлению Министерства труда, при получении в расчетах нецелой суммы округление всегда должно происходить в большую сторону.
При расчете количества месяцев для формулы учитываются следующие правила:
- Если количество отработанных дней в текущем месяце составляет более половины календарного месяца, то такой период учитывается как целый.
- Если количество отработанных дней в ткущем месяце меньше, чем половина, тогда для расчета компенсации эти дни не учитываются.
Компенсация неиспользованного отпуска
Статья 122 ТК РФ предусматривает право трудящихся граждан на ежегодный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 28 дней. Этот период времени предусматривается в календарных дня, включая праздники и выходные. Если работник и работодатель между собой согласуют это, то отпуск может быть поделен на части, одна из которых должна быть как минимум 14 дней. Вместо основного периода отпуска не предусматривается выплата денежных средств, компенсация за отпуск может быть назначена только в особых случаях, предусмотренных законодательством.
Для некоторых категорий работников продолжительность отпуска может превышать 28 дней. К ним относятся граждане, занятые на вредных условиях труда. Если дополнительные дни отпуска работником не использованы (например, по причине профессиональной загруженности), то работник вправе рассчитывать на компенсацию в виде денежной выплаты.
Важно! Законодательством РФ не предусмотрена компенсация неиспользованных дней основного отпуска работников, а в случае нарушений работодателю грозит штраф.
Компенсацию за неиспользованный отпуск работник вправе получить только при увольнении. При этом размер компенсации будет зависеть от продолжительности работы сотрудника в компании, либо от времени, прошедшего с момента прошлого отпуска. Начисление компенсации за отпуск в размере выплаты за год возможно уже при сроке работе 11 месяцев. Частичная выплата компенсации рассчитывается исходя из дохода работника и неиспользованного им периода отпуска.
Важно! Следует помнить, что любой доход физлица должен облагаться налогом. Отпускные не являются исключением и с них работодатель обязан удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. Компенсация за отдых также является доходом, поэтому с этой суммы также следует оплатить налог.
Компенсация за отпуск без увольнения в 2023
Работник вправе получить компенсацию за неиспользованный им отпуск, превышающий установленный законодательством 28-дневный период. С этой целью он подает своему работодателю соответствующее заявление. Однако, работодатель вправе отказать в выплате компенсации, не объясняя при этом причину отказа. За работником в этом случае также будет сохраняться право на отдых.
Отдельным категориям работников выплата компенсация вместо дополнительного отпуска не допускается, в том числе:
- работающим на производстве с вредными или опасными условиями труда;
- беременным;
- несовершеннолетним работникам.
Статьи 127 и 140 Трудового кодекса Российской Федерации дают возможность работнику получить компенсацию за неиспользованный отпуск при его увольнении.
Предполагается два варианта событий:
- работник пишет заявление на увольнение и уходит в отпуск. В этом случае он получает отпускные. Есть возможность получить компенсацию за дополнительный отдых при наличии такового. Работник пользуется основным отпуском, а за дополнительный предпочитает взять компенсацию;
- работник пишет заявление на увольнение и уходит с работы после отработанных четырнадцати дней. При этом не использует возможность воспользоваться положенным отдыхом. В этом случае он получает компенсацию как за основные отгулы, так и за дополнительные. Работник использует как основной, так и дополнительный отпуск.
Статья 217 Налогового кодекса Российской Федерации предполагает взыскание НДФЛ в размере 13% с любого дохода гражданина, в том числе и с отпускных, а также с компенсации отпуска.
Какими документами оформить выплату компенсации неиспользованного отпуска
Компенсация отпуска деньгами — это особая выплата в пользу работника, который продолжает работать в компании, но решил не отдыхать, а получить деньги. Расскажем, как правильно компенсировать отпускные и какими документами оформить процедуру.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
Компенсировать отпускные можно только в двух случаях:
- При увольнении. Работодатель обязан компенсировать все дни неиспользованного отдыха, которые причитаются сотруднику. Отказать в выплате такого характера не могут.
- При наличии дополнительных оплачиваемых отпускных дней. Заменить деньгами основной отдых нельзя ни при каких обстоятельствах (при условии, что работник продолжает трудиться). К тому же чиновники определили ряд условий, которые влияют на правомерность назначения такой компенсации.
В обоих случаях потребуется образец заявления на компенсацию неиспользованного отпуска. Порядок действия рассмотрим далее.
Заявление на компенсацию отпуска и порядок ее выплаты
5/5 (1)
Отношения между работодателем и работником регулируются при помощи договора внутренней организационной нормативно-правовой документации, а также Трудового кодекса Российской Федерации. В соответствии с ними сотрудник вправе получить компенсацию за неиспользованный отпуск. Для этого стоит написать заявление.
Каждый работник, желающий отказаться от использования ежегодного оплачиваемого отпуска, может получить компенсацию за каждый день.
Внимание! По закону работнику каждый год предоставляется 28 календарных дней отдыха.
Заявление пишется в свободной форме на простом белом чистом листе. Оно составляется от руки, а также с помощью компьютера.
Общепринятая форма заявления включает в себя следующую информацию:
- шапка. Здесь отражается наименование предприятия, должность, имя, отчество, фамилия непосредственного руководителя. Инициалы работника пишутся в этой же части заявления. Кроме того, следует указать место регистрации, адрес проживания и по возможности контактный номер телефона;
- после шапки посредине листа пишется название обращения. В нашем случае это «Заявление»;
- в основной части заявления требуется отразить суть проблемы, то есть требование предоставить компенсацию вместо неиспользованного отпуска. Здесь же отражается период отдыха;
- документ заверяется датой и подписью. Это является неотъемлемой частью любого обращения.
Если у вас не использовано несколько отпусков, требуется отразить каждый период в отдельном заявлении. Допускается их совмещение. Однако зачастую подобный подход приводит к допущению ошибок в расчетах. Заявление в обязательном порядке пишется на имя непосредственного руководителя. Не забывайте отражать точное количество дней, за которые вы желаете получить компенсацию.
Если работодатель согласен компенсировать отпуск, он ставит свою подпись. Автограф начальника на заявлении является прямым доказательством того, что сотрудник вправе получить компенсацию отпуска.
Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией
Об этом четко говорит ст. 126 ТК РФ: ту часть, которая превышает 28 календарных дней, по письменному заявлению работника можно заменить выплатой деньгами.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении на следующий рабочий год денежной выплатой можно замененить часть каждого их них, как превышающую 28 календарных дней, так и любое количество дней из этой части.
Разберем на примере. Руководителю организации в соответствии с трудовым договором установлен ненормированный рабочий день. На этом основании ему предоставляется дополнительный отдых в размере 3 дней в год. В связи с производственной необходимостью в прошлом году руководитель работал без отдыха. Следовательно, в этом ему должны предоставить «каникулы» продоолжительностью 28+3+28+3 = 62 дня. При этом по заявлению руководителя до 6 дней можно компенсировать деньгами.
Общие правила предоставления отпуска
На ежегодный основной оплачиваемый отпуск имеет право любой сотрудник, с которым заключен трудовой договор (статьи 21, 114 ТК РФ). Как правило, его продолжительность составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Претендовать на ежегодный отдых за первый год работы человек может через полгода труда у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Далее отдых предоставляется в соответствии с графиком отпусков (если новый работник был в него включен).
Кто имеет право на еще один отпуск?
Существуют работники, которые имеют право на еще один отпуск. Согласно ст. 116 ТК РФ, он предоставляется:
- сотрудникам с ненормированным рабочим днем;
- людям, трудящимся во вредных и/или опасных условиях;
- гражданам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях;
- работникам, выполняющим работы особого характера;
- он может быть предоставлен другим работникам, согласно ТК РФ или федеральным законам. Например, ст. 19 ФЗ от 26.06.92 N 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации», говорит о том, что судьи могут воспользоваться таким правом.
Случаи, когда работник может воспользоваться таким правом, указаны в ТК РФ и других нормативных правовых актах. Посмотрим, на какое количество дней отдыха могут претендовать сотрудники:
|
Категория работников |
Количество дополнительных дней отдыха |
Нормативные документы |
|
Трудящиеся на вредном/опасном производстве |
7 |
Постановление Правительства № 870 от 20.11.08 г. |
|
Особый характер труда |
Устанавливается Правительством РФ например для врачей общей практики 3 дополнительных дня в соответствии с постановление от 30.12.1998 № 1588 |
ст. 118 ТК РФ |
|
Ненормированный день |
3 |
ст. 119 ТК РФ |
|
Работники Крайнего Севера |
24 |
ст. 321 ТК РФ |
|
Граждане, работающие в областях, приравненных к РКС |
16 |
ст. 321 ТК РФ |
|
Работники Северных областей |
8 |
ФЗ №4520-I от 19.02.93 г. |