Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда работодатель может взыскать невозвращенный подотчет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Статьей 392 Трудового кодекса установлено, что работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. В случае если ущерб причинен в результате непредставления подтверждающих документов по выданным денежным суммам, то указанный годовой срок начинает течь со дня, когда работник был обязан представить авансовый отчет.
Срок для обращения в суд с иском о возмещении, причиненного работником ущерба
Согласно разъяснениям, содержащимся в постановлении Пленума Верховного суда Российской Федерации от 16.11.2006 N 5, если работодатель пропустил срок для обращения в суд, судья вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске). С учетом приведенных законоположений и разъяснений Верховного суда, после истечения годового срока у работодателя отсутствуют основания взыскивать невозвращенные работником подотчетные суммы.
Налог на доходы физических лиц
Согласно ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.
Не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая направление в служебную командировку (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Также не являются объектом обложения НДФЛ денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а товарно-материальные ценности приняты организацией на учет (Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 по делу № А53-270/11).
В случае непредставления работником работодателю авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах денежные средства, выданные работнику под отчет, не могут рассматриваться как выплаты, произведенные в возмещение командировочных расходов, соответственно, оснований для применения к полученным доходам норм п. 1 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения сумм возмещения командировочных расходов не имеется (письма Минфина России от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, от 01.02.2018 № 03-04-06/5808). Значит, соответствующие суммы необходимо включить в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ (см. также Информацию ФНС России «Подотчетные средства могут быть признаны доходом физлица, если документы по их расходованию отсутствуют»). Также включить в облагаемый доход нужно суммы денежных средств, полученных под отчет на командировочные расходы, по которым работник отчитался не полностью, но которые не вернул работодателю.
Что делать, если работник не подтвердил свои командировочные расходы?
Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов?
Прежде всего, для целей расчета налогов с доходов предприятия расходы обязательно должны быть документально подтверждены. Без документов это сделать нельзя. Поэтому, в частности, командировочные расходы, поименованные в пп.12 п.1 статьи 264 НК РФ, могут быть признаны при расчете налогооблагаемой базы только если они документально подтверждены.
Что касается НДФЛ, то отсутствие любых документов, подтверждающих оплату найма жилья во время командировки, влечет за собой включение в налогооблагаемый доход сотрудника:
- сумм, которые превышают 700 рублей за каждый командировочный день, если командировка была внутри страны;
- сумм, превышающих 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.
Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги
- в первую очередь нужно установить дату, с которой данный срок начинает свое начало. Отсчет ведется с даты, которая следует за последним днем, предназначенным для возвращения долга (статья 191 ГК РФ), т.е. для сдачи авансового отчета и окончательного расчета по подотчетным суммам. Для этого стоит заглянуть в заявление подотчетного лица, которое он оформлял для получения указанных средств. К этому числу еще добавляются 3 рабочих дня и уже по окончании именно этого срока начинается течение искового срока;
- как только определено начало течения срока исковой давности, следует с этого числа отсчитать 3 года;
- нужно учесть любые обстоятельства, которые способны повлечь за собой прерывание срока исковой давности. Например, сотрудник письменно признал долг, не погасив его. И с момента подтверждения работником своего обязательства на основании статьи 203 ГК РФ происходит течение нового срока давности. При этом уже прошедшее до перерыва срока время не засчитывается в новый срок;
- по окончании срока исковой давности нужно провести инвентаризацию задолженностей, подтвердив ее результаты Актом инвентаризации.
Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы
Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:
- Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
- Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.
Остался единственный способ — обратиться в суд.
А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.
Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.
При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.
Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.
Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.
Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.
- Компания может оплатить товары или услуги сама или при помощи сотрудника. Сотрудник получает подотчётные деньги, выполняет задание компании и отчитывается о расходах.
- Получите от сотрудника авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы. Если он потратил меньше денег — возвращает компании, если больше — получает компенсацию.
- На УСН «Доходы минус расходы», спишите потраченные подотчётные в расходы. На УСН «Доходы» тоже оформляйте документы правильно, иначе налоговая начислит НДФЛ.
- Если сотрудник оставил подотчётные себе, в течение месяца издайте приказ об удержании из зарплаты. При больших суммах попросите сотрудника написать заявление.
- Обратитесь в суд, если не успели издать приказ за месяц или сотрудник не согласен на удержания.
- Налоговая подозрительно относится к подотчётным директора: она может счесть их доходом или беспроцентным займом. В обоих случаях вам доначислят налоги.
- Получайте подотчётные, а потом покупайте для компании. Делать наоборот — рискованно.
Итак, работник не предоставил авансовый отчет либо не предоставил надлежащих документов о расходовании выданных сумм на соответствующие цели; на удержание соответствующих сумм заработной платы работник не согласен.
Что делать?
В этом случае работодатель может подать в суд с исковое заявление о взыскании с работника подотчетных средств.
В Ревдинский городской суд
Свердловской области
ИСТЕЦ:
ООО
ОТВЕТЧИК:
К.
Цена иска: 208 471 руб. 11 коп.
К. работал в ООО в должности мастера с 01.04.2010 г. по 31.03.2011 г. по трудовому договору № 233-тд от 01.04.2010 г. За время работы в ООО Ответчику выдавались денежные средства под авансовый отчет:
- 33 000 рублей (на основании РКО № 1188 от 30.12.2010 г.)
- 40 00 рублей (на основании расходного кассового ордера № 2 от 28.04.2011 г.);
- 115 000 рублей (на основании РКО № 14 от 12.05.2011 г.);
- 31 700 рублей (на основании РКО № 663 от 15.08.2011 г.).
На всех вышеназванных документах имеется подпись Ответчика. Таким образом, у Ответчика имеется задолженность перед ООО в размере 188 00 рублей.
Согласно ст.233 ТК РФ: «материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами».
Срок для возврата подотчетных денег
Законодательство срок по выдаче подотчетных средств не устанавливает, работодатель должен это сделать самостоятельно. Срок этот указывается в заявлении работника на выдачу денег в подотчет. Не позднее трех дней после установленного такого срока работнику нужно за полученные средства отчитаться. Если речь идет о деньгах, выданных работнику в командировку, то отчет нужно предоставить в срок до трех дней со дня возвращения из командировки (Постановление Правительства №749 от 13.10.2008).
Если при выдаче подотчетных денег не был установлен срок по предоставлению авансового отчета, то предоставить его работник обязан в день выдачи денежных средств. Однако лучше, чтобы таких ситуаций не возникало и не было претензий со стороны проверяющих органов, устанавливать срок для отчета или возврата денежных средств.
Важно! Размер подотчета и срок, на который он выдается определяется работодателем. Отчитаться по выданным средствам работник должен не позднее 3-х дней с момента окончания этого срока.
Если работник не возвращает вовремя неизрасходованные средства, то это является нарушением кассовой дисциплины. Но ответственности именно за такое нарушение не предусмотрено.
Что делать, если сотрудник сдал авансовый отчет без подтверждающих документов?
Несвоевременная сдача авансового отчета – малая неприятность для бухгалтера. А вот что делать, если этот отчет не содержит подтверждающей расходы первички? Как списать подотчетные суммы без документов?
Согласно письму ФНС РФ №СА-4-7/23263 от 24.12.13г., если сотрудник, получив деньги под отчет, не предоставил документальных доказательств о расходовании указанных сумм, то на основании п. 1 статьи 210 Налогового Кодекса РФ указанные средства в том объеме, в каком они не подтверждены документами, включаются в доход подотчетного лица и в налоговую базу по НДФЛ. Но это возможно только, если сотрудник не решил указанную проблему — и не позаботился о восстановлении первичных документов.
В аналогичном порядке многие компании решают судьбу и тех подотчетных сумм, расходование которых оказалось подтвержденным документами, какие не могут быть по закону признаны первичными.
В соответствии со статьей 9 федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные документы, которыми оформляются всех хозяйственные операции, должны содержать закрытый перечень обязательных реквизитов. И если будет отсутствовать хотя бы один из указанных реквизитов, то документ не может быть признан первичным и послужить основанием для признания расходов и для подтверждения потраченных средств.
А значит, авансовый отчет, сопровожденный подобными документами, может быть утвержден руководством предприятия на сумму меньшую, чем потратило подотчетное лицо. Т.е. в пределах тех сумм, которые подтверждены правильно оформленными документами.
В результате у сотрудника образуется перед предприятием задолженность, но до тех пор, пока сам сотрудник не предпримет попыток ее устранить. Например, потребовать от поставщиков или подрядчиков правильно оформленные документы.
Однако вопрос о неправильном оформлении первичной документации, сопровождающей авансовый отчет, является довольно спорным:
- к авансовому отчету прикладываются документы в качестве доказательства только произведенной сотрудником оплаты (!) за товары, работы, услуги. В качестве такого доказательства служат, прежде всего, бланки строгой отчетности и кассовые чеки, предоставляемые при наличных расчетах. При этом указанные документы должны соответствовать требованиям не закона №402-ФЗ, а закона №54-ФЗ от 22.05.03 г. «О применении контрольно-кассовой техники». И такого соответствия будет достаточно для признания обязательств подотчетного лица исполненными, даже если приложенные к этим платежным документам накладные и иные формы подготовлены с нарушениями статьи 9 закона №402-ФЗ;
- для того чтобы принять произведенные подотчетным лицом платежи в качестве расходов, одних только платежных документов мало. Для этого потребуется иная документация, из которой ясно видно о взаимосвязи между расходами и предпринимательской деятельностью предприятия. Такой вывод сделан в письме ФНС РФ №ЕД-4-3/11515 и в статье 252 Налогового Кодекса РФ. Но данный вывод не касается подтверждения факта оплаты, отраженного в авансовом отчете. Даже если к этому отчету не приложены накладные, а только кассовые чеки, то для бухгалтера одних чеков будет достаточно, чтобы принять авансовый отчет. Остальные документы, чтобы признать расходы, он может истребовать самостоятельно или обязать это сделать подотчетное лицо. В результате налогооблагаемого НДФЛ дохода, если к авансовому отчету приложены только платежные документы, не возникает, как и не возникает даже задолженности подотчетного лица перед предприятием. А вот оформленная с нарушениями закона №402-ФЗ первичка (накладные и иные документы) влияет только на возможность признания расходов расходами для целей бухгалтерского и налогового учета.
Другое дело, когда у сотрудника нет вообще документов, которые бы подтвердили расход подотчетных сумм. И даже вовремя сданный авансовый отчет не имеет значения. В этом случае предприятие должно:
- сначала попытаться восстановить первичку к авансовому отчету;
- если это не удалось, то нужно признать задолженность за сотрудником по окончании срока, в течение которого должен был быть сдан авансовый отчет;
- затем предпринять все попытки для взыскания долга с работника;
- если не удалось взыскать средства даже через суд, то следует признать этот долг безнадежным и списать его на убытки;
- и только после этого у данного сотрудника возникает налогооблагаемый НДФЛ доход!
Что делать, если работник не подтвердил свои командировочные расходы?
Это тот случай, когда сотрудник не предоставил документов, — ни платежных, ни подтверждающих расходы в связи с наймом жилья во время командировки. Как можно списать именно эти подотчетные суммы без документов?
Прежде всего, для целей расчета налогов с доходов предприятия расходы обязательно должны быть документально подтверждены. Без документов это сделать нельзя. Поэтому, в частности, командировочные расходы, поименованные в пп.12 п.1 статьи 264 НК РФ, могут быть признаны при расчете налогооблагаемой базы только если они документально подтверждены.
Что касается НДФЛ, то отсутствие любых документов, подтверждающих оплату найма жилья во время командировки, влечет за собой включение в налогооблагаемый доход сотрудника:
- сумм, которые превышают 700 рублей за каждый командировочный день, если командировка была внутри страны;
- сумм, превышающих 2500 рублей за каждый день командировки за пределами РФ.
Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы
Те расходы, которые нельзя произвести безналичными расчетами, а также расходы по командировкам организация может оплатить через своих работников. Для этого она должна выдать им под отчет денежные средства. Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось по ранее выданному авансу и не вернуло подотчетные суммы в установленный срок? Об этом в статье.
Срок, на который предприятие может выдать наличные деньги под отчет, определяет ее руководитель. Лица, получившие такие деньги, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении установленного промежутка времени или со дня возвращения из командировки отчитаться по ранее полученным суммам. Для этого им следует предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Об этом говорится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок).
При увольнении работодатель производит окончательный расчет сумм, полагающихся увольняющемуся сотруднику. И из этих сумм он может удержать сумму, которую задолжал компании работник. Правда, существует масса нюансов, которые следует учитывать компании-работодателю.
Во-первых, не любую задолженность организация может удержать из расчета сотрудника. Все случаи удержания из зарплаты описаны в статье 137 ТК РФ и приведенный там перечень является исчерпывающим.
Так, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Правда, в некоторых ситуациях компания не вправе удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или ликвидации компании).
Компания простила сотруднику долг
Если суммы незначительные, то организации, как правило, не желают ввязываться в судебные тяжбы и просто-напросто прощают долг уволившемуся сотруднику. Это фиксируется в соглашении о прощении долга.
Бухгалтеру нужно иметь в виду, что у бывшего работника может возникнуть доход, облагаемый НДФЛ. Например, если речь идет о невозвращенных подотчетных суммах, то при прощении этого долга у бывшего сотрудника возникает облагаемый доход (Письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Чиновники считают, что облагаемый доход появляется у гражданина и в случае прощения ему долга по выплаченным отпускным, которые он не отработал. Поскольку у компании отсутствует возможность удержать НДФЛ в данных ситуациях, то она ограничивается подачей в ИФНС сведений о невозможности удержать налог.
Если речь идет о прощении задолженности по договору займа, то у работника также возникает доход в сумме долга, прощенного кредитором-работодателем (Письмо Минфина РФ от 28.10.2014 № 03-04-06/54626). В этом случае фирма также подает в ИФНС сведения о невозможности удержать налог.
Сумма прощеного долга не учитывается в расходах, так как не соответствует критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ. Кроме того, в пункте 16 статьи 270 НК РФ прямо указано, что стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Это подтверждают и чиновники (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.2012 № 16-15/053953@).
Что касается страховых взносов, то здесь ситуация не очень приятная для компаний. Есть разъяснения чиновников, согласно которым в случае прекращения обязательств по возврату работником денежных средств по договору ссуды, сумма невозвращенного долга подлежит обложению страховыми взносами согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ как выплата, произведенная в пользу работника в рамках его трудовых правоотношений с организацией. Такое мнение можно увидеть в Письмах Минздравсоцразвития РФ от 21.05.2010 № 1283-19, от 17.05.2010 № 1212-19.
Однако судебная практика данный вывод не поддерживает. Суды исходят из того, что между выдачей работнику займа (ссуды) и выполнением им трудовых функций отсутствует взаимосвязь, поэтому при прощении долга не возникает объекта обложения страховыми взносами (Определение ВС РФ от 26.09.2014 № 309-КГ14-1674, Постановления ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 № А65-18287/2012, от 29.08.2013 № А65-18176/2012).
В целях снижения налоговых рисков советуем оформлять прощение долга уже после того, как работник уволился. В таком случае проверяющим будет сложно вменить компаниям в обязанность начисление страховых взносов, поскольку на момент прощения долга трудовых отношений с работником уже нет.
А может быть оставить долг «висеть» до тех пор, пока не пройдет срок исковой давности? Об этом далее.
Взыскание работодателем (конкурсным управляющим) с бывшего работника подотчётных денежных средств
Подобные случаи не редкость, когда в компании проводятся какие-то процедуры, связанные с реорганизацией, банкротством. В данном случае основная вина лежит на работнике (ответчике), которому практически нечем доказать свою финансовую добросовестность. Есть одно правило: если ты имеешь дело с наличными и финансовыми операциями, связанными с ними, то у тебя должны быть документы, доказывающие законченность любой финансовой операции: получил средства по расходному ордеру-зафиксируй №, дату, сумму, отчитываешься авансовым отчетом-возьми отрывной корешок с подписью бухгалтера о его принятии. Подобные документы доказывали бы участие работника в финансовых операциях с положительным или отрицательным сальдо. Посему решение суда правомочно. Что касается оспаривания решения, то, конечно, можно их оспаривать, но опять же на основании документальных доказательств.