Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Понятие режима рабочего времени
Существуют следующие режимы рабочего времени:
- Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
- Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
- Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
- Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.
Ответственность за организацию учета рабочего времени несет работодатель. Но на практике владелец бизнеса лично не выполняет эту задачу. Этим могут заниматься начальники отделов, бухгалтер, специалист/служба/комиссия по охране труда на предприятии, секретарь или уполномоченный сотрудник, которого избрал коллектив.
На сотрудника, ответственного за ведение учета, возлагают следующие обязанности:
-
следить за тем, сколько времени работники присутствуют на рабочих местах в течение дня, и фиксировать эти данные;
-
проверять наличие уважительных причин для опозданий и неявок, которые подтверждаются медицинскими справками, больничными листами и другими документами;
-
закрывать ведомости, фиксировать в них число отработанных часов за определенный период, передавать отчеты в бухгалтерию накануне начисления заработной платы.
Перечисленные обязанности прописывают в трудовом договоре сотрудника, который ведет учет рабочего времени.
На государственном уровне контроль ведения учета осуществляют:
-
Федеральная инспекция труда.
-
Ростехнадзор.
-
Роспотребнадзор.
-
Профсоюзы.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:
- Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
- Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
- Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
- Продолжительность перерывов, их график.
- Число смен, в которое осуществляется производство.
- Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.
Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников
Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.
Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.
Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.
Системный подход к учету рабочего времени
Учет трудового времени и норм ежедневной выработки на любом предприятии — это законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой.
Для различных категорий сотрудников можно подобрать разные способы контроля отработанного времени, в зависимости от характера их служебных задач и степени использования ПК в ежедневной деятельности. Существуют современные программы, которые облегчают учет и определяют показатели качества работы, которые невозможно измерить вручную.
Применяя оптимально подходящий вид учета и используя современные средства автоматизации, можно не только соблюсти требования законодательства, но и существенно улучшить показатели продуктивности штата в организации. Планирование и учет рабочего времени с применением систем мониторинга выводит понятие об эффективности труда на новый уровень, где руководитель становится активным участником процесса, принимая верные кадровые решения на основе отчетных данных.
Кто может трудиться по неполному рабочему времени?
Сокращенная продолжительность рабочего времени применима к следующим категориям населения:
- Дети младше 16 лет – установлено ограничение до 24 часов в неделю.
- Подростки от 16 до 18 лет. Их норма со временем увеличивается до 35 часов в неделю. Эти же показатели относятся к инвалидам первой и второй групп.
- Люди, работающие в опасных условиях или вредных условиях труда, могут выполнять обязанности 36 часов в неделю.
Неполное трудовое время должно оговариваться заранее между руководителем и подчиненным на этапе подписания контракта и обозначаться в учете. Обязанность вести учет неполного рабочего времени лежит на нанимателе только по отношению к таким группам населения, как:
- беременные женщины;
- родитель ребенка младше 14 лет;
- родитель ребенка несовершеннолетнего инвалида;
- люди, которые ухаживают за болеющим родственником (по врачебному заключению).
Программы для ведения учета рабочего времени
Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:
- о присутствии работников на местах;
- времени прихода и ухода;
- периоде работы и отдыха и т. д.
Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2022 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит. Существенным минусом СКД, позволяющих формировать табель автоматически, является невозможность его редактирования.
Хорошим решением для многих выглядит автоматизация учета с помощью средств работы с электронными таблицами, поэтому, как сделать табель учета рабочего времени в Excel автоматически, нередко интересует кадровиков. Это не сложно. Процесс состоит из трех этапов:
Этап 1. Оформляем сетку табеля или используем готовый бланк.
Этап 2. Расставляем нужные формулы:
- для подсчета числа дней явок и неявок используем функцию СЧЕТ ЕСЛИ;
- для суммирования часов — функцию СУММ.
Этап 3. Своевременно заносим данные на каждого работника. Итоги за месяц посчитаются автоматически.
Как правильно вести табель?
Какой-то единой строгой формы табеля не существует. Любая организация может разработать и использовать собственную форму учета рабочего времени, ее можно вести в бумажном или электронном формате. Но электронный табель все равно потребуется распечатать, чтобы ответственные лица могли его завизировать своими подписями.
Есть унифицированные формы данного документа, которые легко адаптируются под деятельность предприятий, Т-12 – применяется при ручном ведении учета рабочего времени, Т-13 – учет идет в электронном формате. Последний вариант формы является наиболее распространенным в организациях.
Табель нужно вести регулярно, на каждый месяц заводится новый экземпляр. Его можно формировать на полный штат сотрудников, либо каждое структурное подразделение ведет учет рабочего времени своих сотрудников отдельно. Документ заполняется или специалистом отдела кадров, или ответственным сотрудником подразделения, или табельщиком – специальным сотрудником, ведающим учетом по табелю.
В таблицу поименно вносятся все работники, проставляются даты и каждый день отмечается соответствующим кодом. Имеется список утвержденных кодов, можно пользоваться им, в случае необходимости руководитель может утвердить свои буквенные обозначения. Вместе с кодом в ячейке проставляется количество фактически отработанных часов. Если работник отсутствовал по причине болезни, отпуска, сессии, или просто не вышел на работу по неизвестным причинам, то для каждой ситуации имеется свой код.
Пример самых широко используемых кодов:
- Я – явка.
- В – выходной.
- ОТ – отпуск.
- ПК – повышение квалификации.
- К – командировка.
- У – учебный отпуск.
- Б – официальный больничный.
Если организация небольшая, то можно упростить форму табеля рабочего времени и делать отметки только в дни отсутствия сотрудника, подразумевая, что все незаполненные дни являются отработанными.
Учет рабочего времени — законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой. Используя максимально подходящий вид учета и современные средства автоматизации, вы сможете не только соблюсти требования законодательства, но и значительно увеличить показатели продуктивности.
Планирование и учет рабочего времени с применением специальных систем выводит понятие об эффективности труда на новый уровень. Однако как и любой другой инструмент, система учета рабочего времени может принести компании как пользу, так и навредить. Здесь многое зависит от руководителя.
Если вы сделали все грамотно и прозрачно, прислушиваетесь к своим сотрудникам и используете полученные данные на благо — весь коллектив только выиграет. Но если под видом анализа продуктивности внедряется тотальная слежка за каждым вздохом подчиненных — не стоит удивляться, что внедрение СУРВ не оправдывает ожиданий.
Табель учета рабочего времени: кто заполняет?
Итак, рабочее время каждого работника необходимо учитывать. Для этого Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13. Эти формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда и составления статистической отчетности по труду.
Примечание. Именно табель учета рабочего времени, заполненный кадровиком или иным уполномоченным лицом и переданный в бухгалтерию, является основанием для начисления заработной платы сотрудникам организации.
Как вы заметили, Госкомстат предложил две унифицированных формы табеля учета рабочего времени. По какой из них осуществлять учет? Если в вашей организации ведется автоматизированный учет рабочего времени (пропускная система входа-выхода по пластиковым карточкам), лучше применять форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» (хотя при таком учете можно вести и разд. 1 «Учет рабочего времени» формы Т-12 в качестве самостоятельного документа). Если в организации предусмотрено ведение учета рабочего времени вручную, нужно вести табель по форме Т-12.
Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчету заработной платы либо кадровик. Если в организации несколько структурных подразделений, и один работник не в состоянии вести учет, можно назначить ответственных лиц в каждом структурном подразделении. После сдачи табелей структурными подразделениями данные будут сводиться в один документ и передаваться в бухгалтерию. В любом случае, если в должностной инструкции обязанность по ведению табеля не закреплена, необходимо издать приказ.
Нюансы внесения разных сведений
Заполнить данный документ на самом деле достаточно просто. Для этого надо только разобраться в предназначении каждой ячейки. Ответственные лица, наделенные полномочиями заполнения документации, должны хорошо изучить состав документа. К особенностям процесса заполнения относятся:
- допускается увеличивать количество граф;
- вверху отражаются коды затрат часов, а снизу указывается, сколько фактически было отработано специалистом в конкретный день;
- у каждого работника организации должен иметься личный номер в табеле, который применяется для расчета зарплаты и совершения других действий;
- за совместителями закрепляется два номера;
- указывать требуется как отработанные дни, так и количество часов, которые были фактически отработаны специалистом каждый день;
- в конце каждого месяца табель передается в кадровую службу, причем специалисты данного отдела проверяют правильность составления документа, а также следует убедиться, что пропущенные работниками рабочие часы не являются прогулами;
- если увольняется какой-либо специалист, то со следующего месяца его номер не используется при заполнении табеля;
- указывать требуется данные о прогулах, выходных днях, а также об отгулах, отпусках, командировках или других причинах, по которым отсутствует специалист на рабочем месте.
Если длительность рабочего дня указывается в часах, то не нужно фиксировать неполные часы.
Специфика для бюджетных организаций
Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13. Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.
К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:
- в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
- если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
- существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.
Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты. При заполнении документа используются стандартные правила.
Электронный вид табеля возможен
Многих кадровиков интересует уменьшение бумажного документооборота. Поэтому на практике часто возникает вопрос, можно ли вести табель учета рабочего времени в электронной форме? Сразу скажем, что ответ на этот вопрос положительный. Однако есть важное условие. Ведение табеля учета рабочего времени исключительно в электронной форме возможно. Однако электронный табель должен быть заверен электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Объясняется это тем, что табель учета рабочего времени является первичным документом. Такие документы можно составлять как на бумажных носителях, так и в электронной форме. Причем электронный документ считается равнозначным документу на бумажном носителе, если он подписан электронной цифровой подписью ответственного лица, руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ, письмо Минфина России от 11.01.2012 №03-02-07/1-1).
Специально для кадровиков мы предлагаем табель учета рабочего времени в электронном виде, который можно скачать бесплатно.