Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персонифицированные сведения о физических лицах 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Номер страхового свидетельства должны получить не только взрослые трудоспособные граждане — СНИЛС обязателен и для детей. Например, получить пособия на детей, которые оформляет ПФР, без страхового свидетельства нельзя.
Перечень реквизитов и правила заполнения формы АДВ-1
| Реквизит | Правила заполнения | Обязательность заполнения |
|---|---|---|
|
Фамилия Имя Отчество (при наличии) |
Реквизиты указываются в именительном падеже. | Фамилию и имя заполнять обязательно. |
| Пол | Указываются буква «М» или «Ж», соответственно. | Заполнять обязательно. |
| Дата рождения | Указывается следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ В случае, если в документе, удостоверяющем личность, указана несуществующая дата рождения, например, 31 июня, то эта дата переносится в анкету зарегистрированного лица без изменений и в той же строке указывается слово «особое». В случае, если в документе, удостоверяющем личность, отсутствует месяц и/или день месяца рождения (например, «май 1940 года» или «1940 год»), то эта дата переносится в анкету зарегистрированного лица без изменений и в той же строке указывается слово «особое». |
Заполнять обязательно. |
| Место рождения город (село,деревня,…) район область (край, республика,…) страна |
Все составляющие реквизита «Место рождения» указываются в именительном падеже. При указании данных о месте рождения следует строго придерживаться названий республик, краев, областей, районов, городов, сел и других территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты). Правила заполнения каждой составляющей приведены в Примечаниях к правилам заполнения формы «Анкета зарегистрированного лица». |
Допускается не заполнять в случае, если документ, удостоверяющий личность, не содержит данных о месте рождения зарегистрированного лица. |
| Гражданство | Указывается страна, гражданином которой является зарегистрированное лицо. Наименование страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ). |
Заполнять обязательно. Граждане Российской Федерации указывают «Россия». |
| Адрес постоянного места жительства | ||
| Адрес регистрации | Указывается полный почтовый адрес. Названия населенных пунктов, улиц и другие сведения заполняются на основании данных, содержащихся в документе, удостоверяющем личность. Правила заполнения каждой составляющей приведены в Примечаниях к правилам заполнения формы «Анкета зарегистрированного лица». |
Не заполнять в случае, если документ, удостоверяющий личность, не содержит данных об адресе регистрации зарегистрированного лица. |
| Адрес места жительства фактический | Указывается только в случае отличия его от Адреса регистрации, а такжев случае отсутствия Адреса регистрации. | Допускается отсутствие данного реквизита. |
| Телефоны | Указывается домашний и/или рабочий телефон(ы), по которому можно связаться с зарегистрированным лицом, в свободной форме. | Допускается отсутствие данного реквизита. |
| Документ, удостоверяющий личность | ||
| Вид документа | Указывается название документа, удостоверяющего личность, на основании которого заполнена «Анкета зарегистрированного лица», в соответствии со Справочником видов документов, удостоверяющих личность. | Заполнять обязательно. |
| Серия, номер | Указывается серия и номер документа, удостоверяющего личность. | |
| Дата выдачи | Указывается дата выдачи документа, удостоверяющего личность зарегистрированного лица. Заполняется следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ. |
Заполнять обязательно. |
| Кем выдан | При заполнении реквизита следует строго придерживаться названий районов, городов, сел и других территориальных образований, содержащихся в документе, удостоверяющем личность (несмотря на возможные изменения названий на момент заполнения анкеты). Допускается использование всех общепринятых сокращений. |
Заполнять обязательно. |
| Номер актовой записи при рождении | Указывается номер актовой записи, содержащийся в свидетельстве о рождении. | Заполняется при предъявлении свидетельства о рождении. |
| Идентификационный номер налогоплательщика (при наличии) | Указывается идентификационный номер налогоплательщика. | Допускается отсутствие данного реквизита. |
| Дата заполнения | Указывается дата заполнения анкеты зарегистрированного лица следующим образом: ДД наименование месяца ГГГГ. | Заполнять обязательно. |
Данные, представляемые в анкете
Информация о физическом лице в АДВ-1 сносится в документ на основании паспорта гражданина РФ или иностранного подданного. В анкете должны быть указаны обязательные для проведения регистрации реквизиты.
| Сведения | Пояснение к информации |
| Фамилия, имя, отчество | Данные представляются без склонения, в именительном падеже |
| Пол лица | Указывают первую букву половой принадлежности |
| Дата рождения | Предусмотрен формат «ДД название месяца ГГГГ». При отсутствии в паспорте (например, иностранного подданного) полной информации о дате в поле производят запись «особое» |
| Место рождения | Данные заносятся в именительном падеже, в строгом соответствии с данными паспорта и в порядке убывания значимости. Даже в случае наличия данных о переименовании населенного пункта сведения не подлежат корректировке |
| Гражданство лица | Заполняется всеми заявителями, включая лиц, не являющихся гражданами РФ и прибывших в рамках безвизового обмена. Граждане РФ указывают «Россия» |
| Адрес регистрации | Указывается адрес, указанный в паспорте как место регистрации в полном соблюдении порядка написания названий. При наличии регистрации в городе слово «город» не указывается |
| Фактический адрес | Заполняется в случае отличия данных от адреса регистрации |
| Контактный телефон | В качестве телефона используют любой домашний либо рабочий номер, позволяющий обеспечить оперативную связь |
| Документ, удостоверяющий личность | В качестве удостоверяющего личность документа признается форма, принятая РФ на основании международных договоров |
Особенности заполнения АДВ-1 для иностранных подданных
Анкетированию подлежат граждане, временно пребывающие, постоянно и временно проживающие иностранные подданные и апатриды. Для регистрации иностранных граждан и апатридов, лиц без гражданства, используется форма АДВ-1 общего порядка. Особенности заполнения документа:
- Документооборот в РФ ведется на русском языке, использование форм на иных языках не предусмотрено. Данные заполняют на основании удостоверения личности, переведенного на русский язык. Перевод должен быть заверен нотариальной конторой либо консульством.
- Дополнительно источником сведений является вид на жительство, документ о временной регистрации. При указании в строке «адрес места жительства фактический» лицам необходимо указывать адрес проживания в РФ.
- Для лиц иностранного подданства, заполняющих АДВ-1, предусмотрен перечень допустимых видов паспортов. В качестве документов, удостоверяющих личность, используются виды, указанные в Справочнике, прилагаемом к Правилам заполнения формы.
Получением свидетельства иностранца занимаются предприятия, трудоустраивающие работника. Если у иностранцев отсутствует место работы, лица могут зарегистрироваться самостоятельно. При подаче анкеты в территориальное отделение ПФР самостоятельно у иностранного подданного могут попросить приложить дополнительные документы – копию нотариально заверенного перевода паспорта и иных форм, подтверждающих право нахождения на территории РФ. Для лиц, относящихся к категории специалистов высокой квалификации, СНИЛС не оформляется.
Порядок заполнения новой формы персонифицированных сведений о физлицах
Бланк Сведений состоит из двух листов — титульного и основного (в котором содержатся все необходимые сведения). Заполнение листов вполне стандартное — вверху каждой страницы организациям нужно указать ИНН и КПП. ИП вставляют только ИНН. Номер страницы пишется в формате 001 и далее по порядку.
Образец формы персонифицированных сведений о физических лицах представлен ниже.
Общие правила формирования
Обычно документ заполняется представителями кадровой службы предприятия. Для этого учитываются пункты Приложения №2 к Постановлению ПФР №2п.
К основным правилам процедуры относится:
- используется исключительно строго унифицированный бланк, поэтому запрещено применение свободной формы;
- скачать бланк АВД-1, обновленный в 2020 году, можно на сайте ПФ;
- заполняется документация от руки с помощью шариковой ручки или с применением компьютера;
- если выбирается ручное заполнение, то допускается пользоваться разными цветами, кроме красного или зеленого;
- информация в анкету переносится из официальных документов, принадлежащих застрахованному лицу, причем к ним относится паспорт, а также разные выписки или справки;
- при отправке грамотно заполненной анкеты в ПФ, все формы персонального учета группируются по отдельным пакетам, причем в одном пакете не должно присутствовать больше 200 документов;
- для каждого пакета формируется сопроводительная опись, для чего применяется форма АДВ-6-1.
Как заполнить анкету на ребенка
Номер страхового свидетельства должны получить не только взрослые трудоспособные граждане — СНИЛС обязателен и для детей. Например, получить пособия на детей, которые оформляет ПФР, без страхового свидетельства нельзя.
Регистрацией ребенка в системе персонифицированного учета занимаются родители или законные представители. Если ребенку уже исполнилось 14 лет и он получил паспорт, то подросток вправе подать анкету самостоятельно.
Специальных правил, как заполнить анкету на получение СНИЛС для ребенка, нет, заявка оформляется так же. При обращении в ПФР родитель представляет три документа:
- свидетельство о рождении;
- свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- анкету АДВ-1 на ребенка.
Зачем нужна анкета застрахованного лица
Закон об индивидуальном персонифицированном учете № 27-ФЗ от 01.04.1996, а именно пункт 1 статьи 9, определяет обязанность оформления страховых свидетельств за работодателем. Иными словами, при трудоустройстве гражданина, у которого отсутствует и никогда не оформлялся СНИЛС, наниматель обязан отправить информацию в ПФР для создания и выдачи обязательного документа — страхового свидетельства.
Чиновники закрепили конкретные сроки для тех, кто должен сдавать АДВ 1. Причем срок и форма трудоустройства на обязанность работодателя подать сведения не влияет. То есть если гражданин принят на работу временно либо по договору ГПХ, либо на внештатную должность, либо на несколько дней, информацию предоставить придется.
Следовательно, наниматель не позднее 14 календарных дней с момента официального трудоустройства обязан предоставить в ПФР специальную анкету застрахованного лица по форме АДВ 1. Такие нормы регламентированы в п. 9 Инструкции, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н.
АДВ-1 в 2021 году образец заполнения:
Для подготовки анкеты застрахованного лица необходимо заполнить АДВ-1. Бланк скачать можно ниже. Образец заполнения АДВ-1, представленный выше, поможет вам составить анкету без проблем.
Все сведения необходимо вписывать печатными буквами, используя черную или синюю пасту. Также при заполнении анкеты можно использовать компьютерную технику. В строке «Фамилия Имя Отчество» данные указываются строго в именительном падеже (заполняется обязательно). В графе «пол» ставится буква «М» или «Ж» соответственно полу человека, на которого заполняется анкета (данный заполняется обязательно).
Дата рождения гражданина указывается по форме: ДД название месяца ГГГГ (заполняется обязательно). В том случае, если в документе, который удостоверяет личность человека, содержится несуществующая временная дата, к примеру, 31 февраля, то эта дата вписывается в анкету застрахованного лица без каких-либо изменений и корректировок. И в ту же строку одновременно вносится слово – «особое». В случае, если в том же документе нет месяца или дня и месяца рождения человека (пр., «декабрь 1939 года», «1939 год»), то эта информация также без корректировок вносится в анкету и тут же проставляется слово «особое». Все данные должны быть перенесены в форму без изменений, в том виде, в каком они указаны в документе, удостоверяющем личность.
В графе анкеты «место рождения» указываются все данные из пункта паспорта: «Место рождения», в именительном падеже и в том же порядке. При указании этих данных необходимо указывать название сел, городов, районов, областей и прочих территорий, строго, как это сделано в документе, по которому заполняется анкета, несмотря на изменения их названий, которые уже произошли до момента заполнения анкеты. Данные заполняются в следующем порядке: населенные пункты — районы — регионы — государство. Отражаются просто названия, не нужно писать «город…» или сокращенно «г…». Республика прописывается сокращенно: АО, ССР и т. д. Если указывается адрес проживания или регистрации, используется следующий порядок перечисления: страна (только для иностранцев) — регион — р-н — город — населенный пункт — ул. — дом — корпус — кв. Районные центры могут не вписываться. Если в адресе нет одного или нескольких из вышеперечисленных реквизитов, запятые в анкете (их 9) стоит оставить для проведения контроля. Вносятся названия только заглавными буквами: к примеру, город Москва будет отражен как МОСКВА Г, улица Кирова – как КИРОВА УЛ и т. д. Данный пункт может не заполняться, если в документе нет такой информации.
В графе «гражданство» указывается та страна, гражданином которой является человек, на которого заполняется анкета (этот пункт заполняют только иностранные лица, гражданами РФ не заполняется).
Адрес регистрации. Здесь необходимо указать полный адрес, где зарегистрирован человек. Все названия территориальных образований, улиц и прочие сведения заполняются по тем данным, которые содержатся в документе (не заполняется в том случае, если этот документ не содержит данных об адресе регистрации человека).
Адрес фактического места жительства заполняется в случае, если адрес регистрации заполняющего анкету не совпадает с адресом места жительства, а также если адрес регистрации отсутствует.
Телефон – указывается любой контактный номер телефона (если таковой имеется), вносится в свободной форме.
В графе «вид документа» пишем название документа, на основании которого заполнена «Анкета застрахованного лица». Далее вносятся серия и номер этого документа (эти пункты заполняются обязательно). Дата выдачи заполняется по следующему образцу: ДД наименование месяца ГГГГ (они тоже обязательны к заполнению).
Кем выдан документ. При заполнении этой графы необходимо строго придерживаться названий территориальных образований, которые содержатся в документе (недопустимо вносить какие-либо изменения). Разрешены общепринятые сокращения. И наконец вносится дата заполнения по принципу ДД название месяца ГГГГ.
Что такое документ «Форма АДВ-1»
Данный документ предназначен для передачи сведений об участнике программы «Информационное облуживание изменений в уставных документах» (далее – Программа). Документ «Форма АДВ-1» составляется в соответствии с требованиями приказа No 851н и представляется в ПФР ежегодно не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным. Данный документ не содержит информации, которую можно отнести к персональным данным участника. В связи с этим он не подлежит обработке в рамках Федерального закона от 27.07.2006 No 152-ФЗ «О персональных данных».
В документе «Форма АДВ-1», представленном в ПФР, содержатся сведения только о стаже участника и его взносах в Пенсионный фонд РФ. На основании этого можно сделать вывод, что такой документ может быть передан в ПФР без использования средств защиты персональных данных и без уведомления субъекта персональных данных (участника Программы). Однако данный документ может не пройти проверку и быть признан ПФР ненадлежащим.
При проверке документов ПФР учитывает следующее:
- правильность заполнения документа «Форма АДВ-1.0»;
- отсутствие сведений, которые относятся к персональным данным;
- соответствие реквизитов документа «Форма АДВ 1.0» реквизитам формы, утвержденной приказом No 851;
- заполнение всех полей документа «Форма АДВ 1.1».
Дополнительно ПФР учитывает:
- наличие или отсутствие подписи застрахованного лица;
- заверение документа печатью организации;
- наличие сведений о СНИЛС.
Общая информация об АДВ 1
Документ представлен анкетой, которая заполняется на наемного специалиста, если у него при трудоустройстве отсутствует СНИЛС. Документация формируется лично гражданином или сотрудниками кадровой службы предприятия.
Отправляется анкета в Пенсионный фонд, поэтому предварительно с сайта данной организации скачивается пустой бланк, который можно получить при личном посещении отделения учреждения.
В документ включаются личные сведения о гражданине, который прошел собеседование и планирует работать на фирме. Допускается во время заполнения пользоваться шариковой ручкой, но применяются исключительно печатные буквы. Наиболее часто анкета формируется на компьютере.
Форма ОДВ-1: кто и когда сдает в ПФР
ОДВ-1 — это одна из отчетных форм, утвержденных Пенсионным фондом и применяемых при персонифицированном учете сотрудников. Как заполняется и сдается ОДВ-1, каковы правила ее формирования и предоставления, кому нужно сдавать ОДВ-1?
С 2021 года вступили в силу изменения в порядке учета страховых взносов, которые работодатели исчисляют с выплат своим работникам. Контроль за их начислением и уплатой были переданы ФНС. В связи с этим была реформирована и отчетность, сдаваемая в Пенсионный фонд.
Предоставляемая в ПФР отчетность необходима для организации учета граждан в пенсионной системе, контроля страхового стажа, отслеживания права на назначение досрочной пенсии. Постановление правления ПФ РФ № 507п от 06.12.
2018 утвердило формы персонифицированного отчета, которые применяются и в настоящее время:
- СЗВ-СТАЖ;
- СЗВ-ИСХ;
- СЗВ-КОРР;
- ОДВ-1.
Остановимся более подробно на том, каковы правила заполнения ОДВ-1 за 2021 год.
Оформление страхового свидетельства
Действующая форма АДВ-1 утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п. Ранее используемый с 8 октября 2020 года бланк утратил силу в 2020 году. О порядке регистрации в системе ОПС подробно указывает Приказ Минтруда и соцзащиты РФ от 21.12.2016 № 766н.
Регистрация в системе страхования и выдача свидетельства производится без оплаты. Оформить документ можно самостоятельно, через представителя или работодателя.
При личном обращении для регистрации в системе пенсионного страхования необходимо представить паспорт и заполнить анкету АДВ-1. При составлении анкеты требуется заполнение данных в точном соответствии с документами. Свидетельства, содержащие несоответствующие действительности данные, являются недействительными. Датой регистрации в системе обязательного страхования является день открытия лицевого счета.
При внесении данных необходимо учесть порядок оформления анкеты:
- Заполнение производится в печатном или рукописном виде. Используется форма бланка АДВ-1 установленного образца.
- При внесении данных в ручном виде используются чернила темного цвета. Заполнение чернилами красного или зеленого тона исключается. Текст заполняется печатными буквами.
- При заполнении формы нельзя допускать помарки или подчистки. При допущении ошибки анкету необходимо переписать заново.
- В документе требуется соблюсти правила написания названий, имеющиеся в личном документе удостоверения личности заявителя. При использовании сокращений обращаются к справочникам.
Документ, заполненный в соответствии с правилами, представляется лицом в территориальное отделение ПФР, расположенное по месту регистрации. Обращение в фонд может произвести представитель лица при наличии нотариально оформленной доверенности. Нотариальное удостоверение доверенности требуется при всех операциях с представлением интересов физических лиц.
Подготовка к оформлению
Заявление составляется как работником самостоятельно, так и работодателем, например сотрудниками отдела кадров.
При обращении к работодателю, понадобится дополнительное заявление в свободной форме:
| Директору
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И. Иванову от преподавателя верховой езды П.П. Петрова Заявление Прошу оформить и выдать мне страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования на основании п. 3 ст. 9 федерального закона 27-ФЗ от 01.04.1996. Ранее такое свидетельство я не оформлял и не получал. Петров /Петров П.П./ |
Трудовой договор, Дополнительное соглашение, Материальная ответственность, Коллективная материальная ответственность, Кадровый перевод, Индексация, Т-53 для ЗУП 3 внешние (7 печатных форм). Создание ведомостей по каждому сотруднику одной кнопкой
1. Комплект из 6 печатных форм для документов: Прием на работу, Индексация, Кадровый перевод, Кадровый перевод списком для ЗУП 3.1.11 и более ранних
Трудовой договор, дополнительное соглашение, договор личной материальной ответственности, договор коллективной материальной ответственности, индексация, Ведомость Т-53 без лишних строк. Не требуется изменения конфигурации. Подключается через стандартное подключение внешних обработок.
2. Обработка для создания ведемостей из начисления зарплаты.
3. Расширение конфигурации для ЗУП 3.1.11 и КА 2.4.6 для редактирования стажа как в ЗУП 2.5 (Из трудовой деятельности сотрудника. Если ввели строки трудовой деятельности, то стаж считается до даты приема сотрудника).
1 стартмани
ЕФС-1 1 отчет 2023: куда сдавать?
Предоставлять отчет нужно в СФР, в электронном виде или на бумажном носителе. Работодатели, у которых численность застрахованных лиц более 10 человек, должны подавать отчет только в электронном виде. Между тем, в электронном виде можно сформировать отчет ЕФС-1 — 2023 в ЗУП 3.1 – специализированной программе 1с, применяемой для автоматизации процессов в области зарплаты и управления персоналом.
При этом старые формы за 2022 уже должны были быть представлены в СФР в сроки:
- СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;
- ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;
- 4-ФСС за 2022 год — до 20 или 25 января;
Для чего нужна анкета
Если у трудоустраиваемого гражданина отсутствует страховое свидетельство, то по ФЗ №27 за работодателем закрепляется обязательство по подаче анкеты на его получение. Если в компанию приходит новый специалист, который ранее не трудился официально, поэтому им никогда не оформлялся СНИЛС, то персонифицированные сведения о гражданине отправляются представителям ПФ непосредственным работодателем.
На основании анкеты АДВ-1 формируется и выдается страховое свидетельство. В законодательстве строго закреплены сроки, в течение которых руководитель предприятия обязан передавать анкету работникам ПФ за новых специалистов. На это дается 14 дней с момента подписания договора.
При этом не имеет значения, подписано ли между директором компании и сотрудником трудовое соглашение, договор ГПХ или человек будет трудиться всего несколько дней. Такие требования приводятся в Приказе Минздравсоцразвития №987н.
Важно! Если после собеседования выявляется, что у гражданина отсутствует СНИЛС, то перед заполнением анкеты АДВ-1 человек составляет заявление в произвольной форме на получение свидетельства.