Точки контроля руководителя отдела продаж

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Точки контроля руководителя отдела продаж». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Здесь все относительно просто. У вас есть план продаж. И не один, а несколько: на день, неделю, месяц и год. Они либо выполняются, либо нет. Возможно — перевыполняются. Как это узнать? Только за счет контроля продаж. Учитываются все финансовые показатели: валовая выручка, прибыль, оборот. Отчет по продажам за период наглядно показывает степень выполнения плана.

Зачем нужен контроль менеджеров по продажам

Если не контролировать менеджеров по продажам, то рано или поздно появятся проблемы.

1. Менеджеры перестанут искать новых клиентов. Оставьте наивные мечты, что менеджеры всегда горят желанием искать клиентов. Они будут это делать лишь до тех пор, пока их база не станет достаточно большой. После этого вся инициатива сведется к нулю. Кроме того, пойдет деление клиентов на «солидных» и «бедных». Вторая группа будет отсеиваться, что породит негативные отзывы о сервисе фирмы.
2. Результативность холодных звонков упадет в ноль. Это наиболее сложный и наименее эффективный способ привлечения новых клиентов для менеджера, поэтому его даже опытные торговые представители стараются избегать. Если отказаться от контроля, то проблема разовьется очень быстро, а решить ее будет трудно.

Обычно все вышеописанные проблемы сначала не видны, они подтачивают отдел изнутри. Первые признаки, что что-то не так, появляются после первого падения продаж. Однако ситуацию удается выправить с помощью наказаний. Но это не решает проблему в корне.

Несколько таких итераций и падение становится уже постоянным трендом с периодами локального увеличения и уменьшения. Пока однажды все не рушится. Но тогда что-то исправлять уже поздно, проще уволить всех работников, включая руководителя, и набрать новых.

Это нужно для выполнения текущего плана продаж

Как контролировать:

• составить планы продаж на конкретные временные отрезки;
• получить отчеты о финансовых показателях за эти промежутки времени;
• сравнить желаемое с действительным;
• внести необходимые корректировки.

Можно определять эффективность проводимых акций и маркетинговых мероприятий

В любую акцию придется инвестировать. И эти инвестиции должны окупаться, иначе, зачем все это нужно. Показатель окупаемости инвестиций в маркетинг называется ROMI (от англ. ROMI — Return on Marketing Investment). Все это также отслеживается при помощи контроля продаж. Общая схема проста: если вы провели акцию или заказали рекламу и продажи рванули вверх, значит вы на правильном пути. Кампания провалилась, показатели стоят на месте — что-то пошло не так и нужно скорректировать маркетинговую стратегию. Это — поверхностное понимание. Есть детали.

Допустим, вы вложили в рекламу и продвижение какое-то количество денег. Акция прошла как положено и показатели заметно подросли. Но чистая прибыль от проведения кампании оказалась меньше, чем без нее. Распродать товар со скидкой не проблема, но вот окупится это или нет — главный вопрос. Не контролируя продажи во время проведения всевозможных маркетинговых акций невозможно понять, приносят они прибыль или нет. Причем учитывать нужно не только финансовые показатели, но и репутационные. Простой пример — расширение круга покупателей. Вы провели акцию с прямыми убытками, но после ее проведения в магазин стало ходить куда больше покупателей, чем раньше. Это значит, что все было не зря: маркетинговые потери со временем окупятся за счет роста оборота. Такие убытки можно и потерпеть. Главное — выявить зависимость между проведением акций и ростом оборота. Для этого и нужно смотреть за продажами до, после и во время рекламных кампаний.

Для чего нужен контроль качества продаж

Контроль качества продаж — это такое управление деятельностью компании, которое в любое время позволяет узнать о событиях в каждом торговом подразделении, количестве заключенных договоров, сколько потенциальных клиентов близки к оформлению сделки, об этапах проведения переговоров, степени загруженности сотрудников, ожидаемой прибыли в следующем месяце или квартале.

Такая ревизия дает возможность оперативно реагировать на изменения и эффективно влиять на происходящее.

Главная задача поддержания контроля и оценки эффективности торговли состоит в получении сведений и понимании текущей ситуации, чтобы принять правильные решения в соответствии с целями коммерческой организации.

Преимущества использования CRM для контроля качества продаж

В прошлом применение CRM было возможным только при больших денежных вложениях. Для интеграции системы организации тратили миллионы рублей, а иногда и долларов. Лишь некоторые бренды могли себе это позволить. А остальные компании использовали обычные записные книжки, стикеры на мониторах компьютеров и таблицы Microsoft Excel.

Сегодня есть много систем CRM, которые помогают в контроле качества продаж и упрощают решение задач в коммерческих организациях. При этом отсутствует необходимость в финансовых вложениях. Стоимость автоматизации торговой деятельности начинается от 200 рублей ежемесячно на одного сотрудника по продажам. Обслуживание процессов для одной большой компании будет стоить от 100 тысяч рублей в месяц. Следовательно, чтобы иметь успех на коммерческом рынке, наличие этой системы обязательно.

Алгоритм разработки формулы материального вознаграждения отдела продаж

Первый шаг при разработке системы оплаты труда — определение оклада и премии, а также соотношение той и другой частей в заработной плате. Оптимальное соотношение — это 30% оклада и 70% премии. Помните, что оклад мы платим сотруднику за ведение CRM и какие-то другие KPI типа количества звонков и количества встреч, а НЕ за то, что человек просто пришел на работу.

Второй шаг — мы решаем, от чего платим премию. От объема продаж, прихода денежных средств или маржи. Премия иногда бывает стабильной, но таким образом устанавливается потолок, выше которого сотрудник прыгнуть не сможет.

Третий шаг — определяем процент, который мы будем платить. 1%, 3%, 5% … процент зависит от рентабельности вашей компании и от того, что вам нужно выйти на ту сумму, которую должен получить ваш менеджер. От этого будет зависеть и план продаж. Основная рекомендация — платить сотруднику чуть выше, чем в среднем по рынку.

Контроль в отделе продаж

К вопросу контроля сотрудников. В книге Максима Батырева «45 татуировок менеджера» есть остроумная татуировка «учить, лечить, мочить». Это отличная триада взаимодействия руководителя со своими сотрудниками, которая тесно связана с функцией контроля. Сначала мы их «учим», подразумевая, что они что-то не знают, потом «лечим», если они какие-то задачи не выполняют или выполняют с ошибками, и уже если степени воздействия не хватает, то нужно «мочить». Некоторые руководители бесконечно «учат» или «лечат» сотрудников, когда пора бы было «мочить».

Грамотная система контроля в отделе продаж помогает своевременно выявлять и исправлять ошибки, находить новые возможности развития, поддерживать высокий уровень мотивированности сотрудников.

Что поможет контролировать и держать в поле зрения ситуацию в отделе продаж?

Если вы смогли нанять опытных менеджеров по продажам, это еще не значит, что работа будет строиться сама собой. Контроль важен, контроль необходим. Эта статья поможет вам не забыть о важных моментах в управлении отделом продаж, она же предоставляет удобные инструменты для контроля.

Пройдите по каждой точке в своем отделе:

1. Показатели активности
2. Нормативные документы отдела продаж
3. Клиентская база
4. Учетные записи в соцсетях
5. Передача документов между компанией и клиентами
6. Маркетинговая активность
7. Соблюдение стандартов продаж
8. Стоимость и другие условий, предлагаемые клиентам
9. Сбор закрывающих документов
10. Реализация потенциала клиента

С какими проблемами приходится иметь дело?

Среди основных проблем, возникающих в работе отдела контроля качества, можно назвать:

• несоответствие численности персонала отдела возложенным задачам и нагрузкам;
• несовершенство применяемых методов измерения качества;
• низкая требовательность к процедурам контрольной деятельности в сфере продаж;
• низкая заработная плата сотрудников отдела качества;
• недостаток в квалифицированных кадрах в отделе качества;
• не разработана система премирования и заинтересованности сотрудников в качественной работе по повышению показателей работы.

Как видно из представленного списка, большинство проблем касается непосредственно самих сотрудников службы контроля качества. А значит, важным решением возникающих проблем является работа на уровне персонала, которая позволит заинтересовать сотрудников:

• повышение квалификации,
• формирование системы материального стимулирования.

Руководитель отдела контроля качества должен разработать мероприятия, направленные на решение выявленных проблем.

Профилактика является единственным универсальным методом, позволяющим не допускать появления негативных отклонений в процессе продаж в компании.

Система профилактических мер в отделе продаж включает:

• контроль решений на этапе продаж;
• контроль трудовой дисциплины в отделе продаж;
• самоконтроль менеджеров по продажам;
• создание системы своевременного выявления нарушений в плане продаж;
• контроль процесса продажи продукции: сопоставление фактических результатов с плановыми по объемам продаж;
• контроль качества продаж: выявление системных и индивидуальных ошибок менеджеров;
• контроль менеджеров на местах: наблюдение и анализ за его работой.

Все перечисленные мероприятия позволят избежать ошибок в будущем и повысить эффективность контрольных процедур.

Специалист по контролю

Кто оценивает качество продукции? Стоит сразу отметить, что сотрудники, в область компетенции которых входят подобные процедуры, могут относиться к внутренним или внешним организационным единицам. Если сотрудник работает на предприятии, которое производит продукцию, он может осуществить внутреннюю проверку ее соответствия установленным нормам. Внешние проверки проводят независимые эксперты.

Сотрудники ОТК (отдела технического контроля), которые всегда относятся к конкретному предприятию, должны обладать начальным уровнем профессионального образования. К сотрудникам внутреннего подчинения относятся также инженеры по качеству продукции на заводах и товароведы-эксперты в торговле.

При этом независимый эксперт по качеству продукции является сотрудником бюро товарных экспертиз. Он подчиняется распоряжениям, выданным Торгово-промышленной палатой. Работа этой организации направлена на защиту прав потребителей. Независимые эксперты также могут работать в центрах стандартизации, сертификации и метрологии.

Зарплата сотрудников, занятых в сфере контроля качества (внутренних и внешних), составляет от 20 до 80 тыс. руб. по России и от 30 до 200 тыс. руб. в Москве. Такие работники должны обладать определенными знаниями и профессиональными навыками.

В зависимости от типа изделий качество продукции оценивает международная система стандартов или отечественные нормативные акты. Эксперт должен знать досконально все положения утвержденных документов. При этом он должен знать технологию проведении проверки, на которой он в данный момент специализируется. Также он должен владеть определенными знаниями в области химии, физики, материаловедения и т. д. Перечень умений зависит от специализации сотрудника. Он должен уметь обращаться с соответствующим оборудованием, знать нормативы и стандарты.

Как правильно контролировать специалистов и добиться максимальной результативности

Из методов контроля штатных менеджеров по продажам рекомендуется использовать все упомянутые – KPI, отчетность и мотивацию. Комплексный подход дает наилучший результат, если вы хотите всесторонне отслеживать работоспособность сформированной воронки и знать, почему клиенты делают (или не делают) заказы.
В случае с инструментами можно использовать сразу несколько решений, но количество не должно перекрывать качество. CRM и call-трекинг эффективны, но для отслеживания всего пути продаж их недостаточно. Потому что они дают минимум информации о том, чем занимается специалист на рабочем месте. Любое из этих решений можно дополнить софтом для учета рабочего времени. Иногда достаточно и одного такого софта, если он профессиональный.

В заключении, можно порекомендовать управленцам высшего звена поэкспериментировать с бесплатной версией Bitcop, которая предоставляет весь доступный функционал, но на ограниченное время. Это позволит наглядно оценить возможности решения и увидеть, насколько эффективно оно конкретно в вашем случае.

Нюансы контроля удаленных сотрудников

Во многих фирмах целые коллективы работников переводятся на удалёнку, и всё взаимодействие внутри отдела, с руководителем и клиентами осуществляется онлайн. Благодаря удалённому формату работы предприятия неплохо экономят на производственных расходах. И в этом случае на первый план выходит проблема организации контроля деятельности персонала.

Есть несколько практических рекомендаций на эту тему:

• Работникам организуют удалённый доступ в корпоративную локальную сеть.
• Устанавливаются программы для автоматического учёта рабочего времени, чтобы следить за активностью каждого сотрудника, менять статусы задач, формировать отчёты о выполненной работе.
• Иногда в компаниях составляют график виде созвонов руководителя с подчинёнными.

В трудовых договорах работников, которые трудятся дистанционно, должны быть чётко прописаны все обязанности. Необходимо оговорить такие аспекты, как:

• использование программ контроля отработанного времени, доступа в корпоративную сеть, рабочей техники;
• соблюдение графика видеосвязи, созвонов и т. д.;
• при необходимости — регулярное посещение офиса для передачи документов и т. д.

Корпоративные сервисы для контроля за персоналом сегодня предлагают даже мобильные операторы. Это, в частности, «Контроль кадров» от «Мегафона». Сотрудники, подключенные к этой программе, легко отслеживаются: руководитель не только видит, как они используют рабочее время, но и где находятся, поэтому может координировать их перемещения и график.

Показатели и точки контроля качества продаж

Разные виды контроля в продажах дают возможность наладить эффективный механизм реализации товаров, придерживаться составленного плана и видеть качество работы специалистов по продажам. Давайте рассмотрим основные характеристики.

• Показатели активности

Постоянно проверяйте их. Благодаря этому вы будете владеть текущей ситуацией и понимать, в правильном ли направлении движется компания. Следите за объемом базы клиентов. Учитывайте, сколько сейчас заказчиков у каждого реализатора, как часто с ними поддерживается связь, каков процент состоявшихся сделок.

Для контроля отдела продаж отмечайте соотношение количества сделанных звонков, состоявшихся встреч к выставленным и оплаченным счетам.

Эти данные фиксируйте каждый день. Так вы сможете видеть, какими должны быть объемы продаж. То же самое относится и к маркетингу. Оцените соотношение отправленных писем к полученным заявкам. Для этого используйте CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами) и другие специальные программы.

• Способы контроля отдела продаж с помощью документации

Основные цели контроля качества продаж

Основные задачи контроля качества продаж состоят в следующем:

1. Контроль выполнения плана продаж

   Здесь все достаточно просто. Организация составляет определенный план, которому нужно следовать. Он может быть на день, неделю, месяц, год и т. п. Продавцы либо выполняют этот план, либо нет. Контроль позволяет узнать об этом: ведется учет валовой выручки, полученной прибыли, товарооборота. В отчете можно увидеть полученные результаты.

   Чтобы осуществить контроль:

   • разработайте планы продаж по определенным периодам времени;

   • получите финансовые отчеты после каждого из них;

   • оцените показатели на соответствие плану;

   • сделайте необходимые изменения в отделах продаж.

2. Контроль при разработке плана продаж

   Вам известны показатели, которые могут считаться нормами. Предположим, что сотрудники выполняют составленный проект, а доход компании соответствует ожиданиям. Это говорит о том, что план продаж адекватный и внесение изменений не требуется. Если же он не выполняется, то либо у вас слишком большие запросы, либо ваши специалисты работают плохо.

   Также возможно, что в торговой деятельности компании допущены системные ошибки. Это может быть неграмотная ценовая политика, неправильное расположение места продажи или ошибки, связанные с ассортиментом продукции.

   Выявите все недостатки и примите необходимые меры:

   • разработайте план продаж с приемлемыми требованиями;

   • исправьте ошибки в торговой деятельности компании;

   • проведите работу с менеджерами по продажам.

   
   

   Похожие записи:

   • Как оплатить транспортный налог и НДФЛ в 2023 году
   • При увольнении пенсионера прерывается ли стаж после увольнения
   • Сколько платить за горячую воду без счетчика