Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Начисление зарплаты и кадровый учет в коммерческих организациях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кадровый учёт необходим, поскольку законодательство требует ведения кадровых документов. В их число входят различные приказы (например, о приёме на работу или увольнении), заявления, должностные инструкции и многие другие документы. Ведение кадрового делопроизводства — обязанность всех организаций. Компании без сотрудников должны вести кадровые документы по учредителю.
Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта
Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
- для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
Кроме того, деятельность ИП и юрлиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет. Такие наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).
Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:
- нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
- несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений в отчётных документах;
- нарушение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников;
- нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.
С чего начинается кадровый учет в новой организации?
Организацией кадрового учета состоит из нескольких шагов. Краткая инструкция по организации кадрового учета на предприятии:
-
Организация кадрового делопроизводства. На настоящий момент нет утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству: каждая организация действует по-своему. Как правило, начинать нужно с изучения нормативно-правовой базы и подготовки специалиста, который разбирается в законах и инструкциях.
-
Создание базы локальных нормативных актов. В рамках уставной документации необходимо оформить трудовые договора с директором, а также издать указ о приеме его на работу на основании утвержденного собственниками организации протокола. Последующие шаги – это составление перечня кадровых документов, участвующих в делопроизводстве, и утверждение их форм у директора.
-
Разработка документов для принятия сотрудников на работу. Подготовка формы трудового договора — ответственная задача, поскольку он регулирует трудовые отношения с работниками и при спорных ситуациях участвует в судебных разборках. Поэтому рекомендуется тщательно изучить обязательные условия трудового договора. Также необходимо разработать проекты документов для учета отпусков, проект штатного расписания, должностные инструкции и пр.
-
Назначение ответственных по кадрам лиц. В рамках этого шага нужно назначить специалиста, ведущего учет и хранение трудовых книжек сотрудников, ответственного специалиста организации, отвечающего за организацию обработки персональных данных, специалиста по воинскому учету и ответственного за решение задач гражданской обороны. Также назначается ответственный за охрану труда, подачу сведений в службу занятости, сдачу отчетности по сотрудникам, ведение табеля учета рабочего времени. Это может быть как один специалист, так и группа.
-
Принятие сотрудников на работу. На каждого специалиста создается пакет документов при поступлении. Как правило, это приказ о приеме на работу, трудовой договор, должностная инструкция, трудовая книжка (оформляется новая или ведется старая), персональная карточка, согласие на обработку персональных данных и пр.
Как быстро и эффективно наладить кадровый учет в организации?
Правильный выбор программного обеспечения для ведения кадрового учета – залог успешной работы специалистов по персоналу. Точность отражения данных и своевременный учет уберегут от штрафов, а наличие готовых шаблонов увеличат скорость обработки документации. Все это есть в СБИС! Обращайтесь к нашим специалистам: они подберут для вас выгодные тарифы, установят и настроят программное обеспечение, обучат персонал.
Для организации кадрового учета в компании подойдет лицензия СБИС Управление персоналом. Тут вы найдете полный пакет инструментов для создания полноценного учета по сотрудникам, а также возможность создания электронного архива кадровых документов, ведения досье на персонал, готовые системы мотивации, HR-портал и многое другое.
СБИС Учет и контроль рабочего времени будет полезен тем, кто хочет наладить контроль прихода и ухода сотрудников, наладить и использовать различные системы рабочих графиков, автоматически заполнять табели для расчета зарплаты. сотрудников.
Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция
Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.
- Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
- Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.
Теперь перейдем непосредственно к шагам.
Шаг 1. Назначение кадровика
Вся деятельность предприятия регламентируется законодательством, поэтому нужно хорошо ориентироваться в Трудовом кодексе и нормативных актах — ведь в будущем придется выполнять следующие задачи:
- вести документацию по приему, увольнению и переводам персонала на другие должности;
- составлять приказы, договоры, положения, заявления;
- заниматься трудовыми книжками;
- вести личные дела работников;
- работать с больничными, отпусками и декретами;
- готовить документацию для начисления пенсии, пособий и компенсаций;
- вести воинский учет;
- работать с архивом;
- выявлять причины текучки кадров.
Кому можно поручить ведение кадрового учета в организации
Кадровый учет в компании может быть организован несколькими способами. Все они имеют свои достоинства и недостатки. Остановимся на них подробнее.
|
Метод организации кадрового учета |
Достоинства |
Недостатки |
|
Наем штатного кадровика |
|
|
|
Привлечение стороннего специалиста (по рекомендации) |
|
|
|
Делегирование ведения учета бухгалтеру или секретарю |
|
|
|
Делегирование ведения кадрового учета сторонней организации |
|
|
Какие еще ошибки может обнаружить инспектор ГИТ при проверке организации работы по кадровому учету
Государственная инспекция по труду периодически устраивает выездные проверки. Организации дается десять дней, чтобы подготовиться.
Ошибки, которые чаще всего выявляются при проверке, приведены в таблице.
|
Ошибка |
Как исправить |
|
В правилах внутреннего трудового распорядка отсутствует информация об ответственности работодателя. |
Частота выявления такой ошибки при плановой проверке 90 %. Исправить ее можно, издав новые ПВТР, в которых будет присутствовать глава о дисциплинарной и материальной ответственности руководителя. |
|
Работники не ознакомлены с ЛА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. |
|
|
В документах нет информации об индексации заработной платы. |
Разработка дополнительных соглашений к трудовым договорам. |
|
Игнорирование мнения профсоюзов при разработке ЛА. |
Создание нового документа. |
|
В ПВТР не прописан второй выходной день и/или дни выплаты зарплаты. |
|
|
Отсутствие информации в трудовом договоре об окладе сотрудника, районном коэффициенте, процентной надбавке для трудящихся на Крайнем Севере. |
|
|
В трудовом договоре не указаны СОУТ. |
Если специальная оценка условий труда была произведена, это должно быть отражено в договоре. В противном случае стоит внести фразу «Условия труда определит СОУТ, она будет проведена в установленные законодательством сроки». |
|
Табель учета рабочего времени заполнен неверно: отсутствуют сведения о работе в сверхурочное время и праздничные дни, неправильно указана продолжительность рабочего дня, нет информации о прогулах и опозданиях. |
Создание корректирующего листа и внесение в него правильных сведений. |
|
Неправильно оформленный график отпусков: не отражен перенос, не зафиксирован факт ознакомления работника с приказом за 2 недели до отпуска, не учтены льготные категории, неправильно разделен отпуск (одна часть должна длиться не менее 14 дней). |
Создание нового графика, формирование уведомлений об отпуске (должны быть подписаны сотрудниками). |
|
Отсутствие инструкции по охране труда для сотрудников, работающих на ПК |
Работодатели нередко забывают, что при работе за компьютером более четырех часов необходимо соблюдать правила охраны труда. Должны быть разработаны соответствующие инструкции, а сотрудники под подпись ознакомлены с ними. |
Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 — скачать или разработать самостоятельно?
Инструкция по кадровому учету нормативно не утверждена, поэтому рекомендуется при ведении кадрового учета и документооборота руководствоваться ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и вступившим в силу с 1 марта 2014 г.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству нет, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового делопроизводства и учета в бизнесе. Благодаря этому пошаговому плану легко наметить последовательность действий и сориентироваться в объеме работ.
Рекомендуем ознакомиться с приведенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет организовать личные данные с нуля. В дальнейшем на основе изученного материала вы сможете разработать собственный план действий и следовать ему.
Необходимые кадровые документы для ООО
Чтобы не попасть под ответственность по закону, необходимо знать, какие документы должны быть у организации.
Что должно быть:
- Протокол ассоциации был составлен.
- Решение самих учредителей о создании ООО.
- Заключения контролирующих органов.
- Деловой документ, фиксирующий государственную регистрацию создаваемой компании.
- Документы, устанавливающие право и подтверждающие наличие у компании существующего имущества.
- Специальные бумаги связаны с выпуском ценных бумаг, в том числе облигаций.
- Положения о созданных филиалах организации.
- Список аффилированных компаний.
- Специальные протоколы собраний и собраний органов ООО.
- Другие деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.
Перевести кадры в цифру — ответственная задача. Важно найти систему, полностью соответствующую требованиям законодательства, и перенести туда без потери всю кадровую документацию. Если пошагово следовать готовым правилам, то у вас всё получится легко и без лишних хлопот.
Итак, рассмотрим обязательные шаги для перевода кадровых документов в цифру:
- Подготовить перечень документов, подлежащих цифровизации;
- Оформить приказ о переходе на систему КЭДО и разработать регламент работы с ней;
- Уведомить сотрудников о переводе документов в электронный формат и получить от них согласия;
- Выбрать систему для цифровизации КДП и утвердить проект внедрения;
- Оформить выпуск электронных подписей для сотрудников;
- Начать пользоваться системой.
Конечно, вам понадобится некоторое время, чтобы освоиться в системе и свободно её эксплуатировать. Но когда вы пройдёте адаптационный период, вы будете получать удовольствие от быстрой и удобной работы с кадрами.
Основные ошибки в ведении кадрового учета
Неточности, неверное трактование и невыполнение требований (в том числе неумышленные) могут повлечь за собой административную ответственность и соответствующее наказание сотрудника и руководства компании.
1. Ошибки при работе с личными делами сотрудников
Личные дела работников открываются с момента принятия на должность и закрываются после увольнения. При ведении документов чаще всего допускаются следующие ошибки:
- отсутствие обязательных документов в личном деле;
- нарушение порядка документации;
- отсутствие сверки личных дел в установленные сроки;
- включение в дело документов, которые не должны быть в нем;
- передача личных дел сторонним организациям и лицам.
Корректное формирование личных дел работников позволяет обеспечить быстрый доступ к документации и лучшую ее сохранность.
Ведение личных дел не являются обязательными, кроме личных дел муниципальных и государственных гражданских служащих.
Следует иметь в виду, что хранение в личных делах копий личных документов работников может явиться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных
2. Ошибки при заключении трудового договора
Ошибки, которые допускаются при оформлении трудового договора, в ходе разрешения конфликтов могут привести к нежелательным для компании последствиям. Типичные ошибки в подобных случаях:
- заключение трудового договора в одном экземпляре;
- отсутствие факта и даты регистрации трудового договора;
- отсутствие подписей в трудовом договоре;
- отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора на экземпляре работодателя;
- отсутствие прописанных обязательных условий или сведений;
- отсутствие условий приема на работу с испытательным сроком, при его наличии;
- отсутствие конкретной величины заработной платы;
- отсутствие установленных сроков и места выплаты заработной платы, если это отсутствует в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (если сроки указаны в ПВТР, то в трудовом договоре их указывать не обязательно);
- отсутствие установленного режима работы и отпуска, если режим работы отличается от установленного в ПВТР.
3. Ошибки при ведении трудовых книжек сотрудников
Большая часть ошибок в кадровом учете возникает при ведении трудовых книжек. Наиболее часто встречающиеся:
- отсутствие пометки «дубликат» при выдаче дубликата трудовой книжки;
- отсутствие подписи при получении трудовой книжки при увольнении (при выдаче работнику трудовой книжки в связи с увольнением он должен проверить все записи, внесенные работодателем и расписаться в трудовой книжке после подписи работодателя);
- не назначение лица, которое отвечает за ведение и оформление трудовых книжек сотрудников и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- отсутствие дополнительных сведений о работнике (например, при получении им образования более высокого уровня);
- неправильная нумерация;
- отсутствие записи о переводе;
- отказ в оформлении трудовых книжек студентам, которые учатся и работают;
- неверное или некорректное внесение сведений о работе;
- ведение книги учета трудовых книжек ненадлежащим образом;
- отсутствие книги учета движения трудовых книжек;
- не заполнение раздела сведений о сотруднике;
- отсутствие подписи работника;
- неполное название нанимателя;
- отправка уволенному работнику трудовой книжки по почте без письменного заявления сотрудника с такой просьбой.
Должность специалиста по кадровому учёту является во многом начальной, но и она требует стремиться к дальнейшему развитию:
-
Читайте и занимайтесь по книгам. Вам надо поддерживать актуальными свои знания в сфере законодательства и кадрового делопроизводства. А различные самоучители помогут подготовиться к дальнейшему росту по карьерной лестнице.
-
Ищите программы повышения квалификации. Ваша должность при желании даёт перспективы дальнейшего движения. Изучайте новые тренды, к примеру, решения для автоматизации, тот же электронный документооборот. Они помогут упростить вашу работу и повысить её продуктивность.
-
При любом опыте, специалисту важно иметь практику. Обеспечит её трудоустройство по профилю. Если вы начинающий специалист, вам будет полезно пройти стажировку.
Документация всегда должна быть в порядке. Важно правильно её вести и хранить. Существует несколько нюансов, которые важно брать во внимание в данной сфере:
- Если ИП впервые оформляет работника, ему нужно будет пройти процесс регистрации в некоторых территориальных органах в статусе работодателя. А конкретнее – в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Существуют определенные сроки на такую процедуру:
- 10 дней при оформлении в ФСС;
- 30 дней на постановку на учет в ПФР.
Количество дней отсчитывается с первого дня приема на работу первого человека. Если этого не сделать, организацию ждут крупные штрафы.
- Руководитель должен ознакомлять своих работников со всеми регламентирующими документами под роспись. Для этого заводятся специальные журналы, где сотрудники ставят подпись после того, как прочитали документы. К примеру, расчетный лист организация должна предоставлять каждый месяц лично в руки. В связи с этим, разумно заводить книгу о регистрации их выдачи. Это удобно тем, что в случае возникновения какого-либо конфликта, именно подпись докажет, что документ выдавался.
Разработка и оформление кадровой документации
Кадровая документация составляется на основании трудового законодательства РФ. Полный перечень документов зависит от организации труда персонала и отраслевой деятельности именно вашего предприятия или ИП.
Также немаловажен практичный опыт в ведении кадрового делопроизводства. Грамотное ведение кадрового учёта требует знаний трудового законодательства, форм кадровой документации, отслеживания всех изменений трудового права.
Неправильно оформленные трудовые отношения или нормативно-правовые акты влекут за собой:
- ошибки при расчете с персоналом;
- частое возникновение трудовых споров;
- материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.
В нашей стране существует широкий перечень нормативно-правовых актов, регулирующих кадровый учет. Делопроизводитель обязан досконально знать и исполнять все законные требования, касающиеся сферы управления персоналом. При подготовке специалиста уделяется большое внимание юридическому образованию.
Основной закон, устанавливающий требования к работе кадровых служб — Трудовой кодекс России. В этом документе прописаны все стадии отношений, в которых участвуют компания-работодатель и привлеченный ею работник. Специалисты по кадрам в своей рабочей деятельности обязаны соблюдать предписания данного ключевого нормативного акта.
Дополнительно кадровики должны учитывать более мелкие подзаконные акты: постановления, инструкции, а также государственные стандарты. Наличие подобных документов значительно облегчает процессы организации кадровой работы. В частности, существуют стандарты ГОСТ, которые определяют нормы оформления документов, в том числе архивных (например, ГОСТ Р 6.30-2003 и Р 7.0.8-2013).