Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация неиспользованного отпуска при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Говоря о компенсации отпуска при увольнении, обычно подразумевают наиболее общий ее случай, имеющий отношение абсолютно ко всем работникам. Это компенсация при увольнении в виде отпускных, причитающихся за не использованный в период работы отпуск.
Компенсация за отпуск — что это?
При увольнении работника почти всегда остаются неиспользованные дни отпуска. Они могут отсутствовать только в двух случаях:
- если период работы был меньше половины месяца;
- увольнение произошло во время отпуска, который использован полностью.
Длительность ежегодного оплачиваемого отпуска зависит от требований закона и условий труда. Его обычная продолжительность — 28 календарных дней, но для некоторых категорий работников он может быть и больше. К ним относятся:
- несовершеннолетние лица;
- те, кто имеют ненормированный рабочий день;
- работающие в условиях Крайнего севера или на приравненных к нему территориях;
- работники, задействованные на производстве с вредными условиями труда;
- государственные служащие, педагогические и медицинские работники, военнослужащие, и т.д.
Все они уходят в отпуск согласно утверждённому графику. Принять решение об увольнении они могут в любое время — до запланированного отпуска или после него. В любом случае у них возникает право на оплачиваемый отдых исходя из расчёта 2,33 дня за каждый полный отработанный месяц (при его общей длительности в 28 дней).
Например, менеджер Петров П.П. отгулял свой отпуск 31 марта 2022 года, а уволиться решил с 1 июля 2022 года. Он имеет право получить компенсацию за 7 дней отпуска (2,33 х 3 месяца).
Понять, как считается компенсация за неиспользованный отпуск, довольно просто. Нужно применить следующую формулу:
КНО = СДР × ДНО,
- КНО — компенсация за неиспользованный отпуск;
- СДР — среднедневной доход работника;
- ДНО — дни неиспользованного отпуска.
Уплата налогов и сборов с суммы компенсации
Компенсация за отпуск относится к общей группе доходов, и поэтому с её суммы налоги и страховые взносы рассчитываются на общих основаниях:
- удерживается 13% НДФЛ (15%, если сумма дохода за период с начала года превысила 5 миллионов рублей);
- перечисляются все положенные страховые взносы (30% по стандартным ставкам и 15% по льготным).
Компенсация за неиспользованный отпуск предоставляется сотруднику на основании ст.127 ТК РФ в случае, если на момент увольнения он не полностью воспользовался своим правом на отпуск. В письме Минтруда от 28.10.2016 № 14-1/В-1074 уточняется, что компенсация выплачивается за все отпуска, накопленные у конкретного работодателя и не зависит от основания увольнения и других причин.
Следует обратить особое внимание на постановление Конституционного Суда РФ от 25.10.2018 № 38-П, которым подтверждены положения ст. 127 ТК РФ о том, что компенсации при увольнении подлежат все неиспользованные работником отпуска независимо от количества лет. Так, ранее п. 1. ст. 9 Конвенции МОТ было прописано, что остаток ежегодного отпуска должен быть использован работником в течение 18 месяцев, начиная с конца того года, за который предоставлялся отпуск.
Начисление компенсации в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, компенсацию за неиспользованный отпуск на ту часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, начисляем следующим образом.
- В разделе «Расчет зарплаты по организациям» – «Неявки» создаем документ «Начисление отпуска сотрудникам организации».
- В поле «Организация» автоматически проставляется организация, выбранная основной в программе при наличии нескольких организаций в базе. Если учет ведется по одной организации, то проставляется организация по умолчанию.
- В поле «Месяц начисления» указываем месяц, в котором начисляем этот расчет.
- В поле «Сотрудник» выбираем сотрудника, которому будем компенсировать отпуск.
- В поле «От» автоматически проставляется текущая дата, при необходимости ее можно исправить вручную.
- Поле «Ответственный» заполняется по умолчанию из справочника «Пользователи», будет указан автор документа «Начисление отпуска сотрудникам организации».
- На вкладке «Условия» заполняем «Дату начала отпуска» – это дата начисления компенсации. Данные ежегодного оплачиваемого отпуска и дополнительно оплачиваемого отпуска заполнять не нужно, так как мы начисляем компенсацию.
- В «Компенсации отпуска» ставим галочку и проставляем количество компенсированных дней. Затем выбираем, по какому способу будет рассчитан средний заработок: по календарным дням или по шестидневке.
- В поле «Дата выплаты дохода» указываем дату, когда сотрудник получит денежные средства за компенсацию отпуска.
- При нажатии кнопки «Рассчитать» программа автоматически рассчитывает сумму по документу. Средний заработок за предыдущие годы программа берет из базы, если те ранее были занесены. Если нет данных для расчета среднего заработка, их можно проставить вручную на вкладке «Расчет среднего заработка». Или заполнить документ «Справка о заработке для расчета пособий». Он находится в «Расчет зарплаты по организациям» – «Налоги и взносы». Для расчета средней заработка учитываются все виды выплат, которые есть в организации, независимо от источников этих выплат.
Правила расчета компенсации отпуска
Прежде чем приступать к формальным расчетам, нужно учесть необходимые условия. Для процедуры характерны некоторые требования и нюансы, которые всегда нужно иметь в виду, чтобы получить выплаты.
Во-первых, сотрудник имеет право рассчитывать на компенсацию, если он:
- уже отработал больше половины месяца;
- сотрудника увольняют не из-за его вредоносных действий;
- работает (или работал) по трудовому договору (например, кто-то работает по гражданско-правовому, и ему выплаты не полагаются).
В каких случаях предусмотрена компенсация за период заслуженного отпуска, которым сотрудник не воспользовался:
- если он увольняется, и хочет получить возмещение вместе с остатком зарплаты;
- если сотрудник не отправлялся на отдых, но остается на работе.
Общий стаж сотрудника также имеет значение – он будет выступать конкретным расчетным периодом. Известно, что Трудовой кодекс четко регламентирует, что можно считать полноценно отработанным временем, а что в него не входит.
Что считается частью полноценного стажа:
- по факту отработанные часы и дни;
- дни, когда работник не исполнял своих обязанностей, но его рабочее место фактически за ним сохранялось – оплачиваемый отпуск, выходные и праздничные дни и т.п.;
- период, на который сотрудник неправомерно был отстранен от своих обязанностей, но позже восстановился;
- выходные и отгулы, которые работодатель предоставил работнику по просьбе последнего – в общей сумме такой период не должен превышать двух недель.
Частью стажа – расчетного периода – не будут являться дни, когда сотрудник:
- пропустил работу по неуважительной причине;
- находился в декрете или отпуске по уходу за маленьким ребенком (до трех лет).
Важно понимать, что, когда речь идет о годе как о расчетном периоде, имеется в виду не календарный год, а одиннадцать месяцев – установленный законом рабочий год.
Чтобы определить, есть ли у сотрудника основания для требований денежного возмещения за неиспользованный период отпуска, нужно обратить внимание на следующие правила.
Если сотрудник хочет получить данную компенсацию при увольнении, условия следующие:
- Полное возмещение (28 календарных отпускных дней) по закону полагается тем работникам, которые отработали минимум двенадцать месяцев.
- Если сотрудник отработал от пяти до одиннадцати месяцев включительно, то он может рассчитывать на полное возмещение только в тех случаях, если:
- компания, в которой он работал, была ликвидирована;
- его уволили по результатам сокращений в штате;
- если он вынужденно оставил место работы (например, из-за военного призыва и так далее).
- В остальных случаях выплаты рассчитываются индивидуально.
Если гражданин не использовал период своего отпуска (или у него осталось несколько неиспользованных отпускных дней), то в некоторых случаях он также может рассчитывать на компенсацию. Правда, у такой процедуры свои нюансы, о которых мы поговорим отдельно.
Как посчитать средний заработок для выходного пособия
В общем случае среднедневной заработок для выплаты выходного пособия рассчитывают по формуле:
| СРЕДНЕДНЕВНОЙ ЗАРАБОТОК = СУММА ЗАРАБОТКА ЗА РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД / КОЛИЧЕСТВО ОТРАБОТАННЫХ ДНЕЙ В РАСЧЕТНОМ ПЕРИОДЕ) |
Расчет среднего заработка, если в расчетном периоде не было дохода
Нередко бывают обстоятельства, в результате которых в 12 месяцах до увольнения работник не имел доходов. Тогда для вычислений применяют следующие правила:
- Если в более ранние периоды сотрудник трудился и у него были начисления, берут предшествующий расчетному период, равный ему по длительности.
- Когда до месяца расставания трудящийся не имел никаких начислений, расчет проводят исходя из фактических сумм зарплаты и отработанных дней в месяце расчета среднедневного заработка при увольнении.
- Если сотрудник до этого не был занят у работодателей за плату, для расчета берут установленный оклад или тарифную ставку.
Компенсация совместителю
Не редкость сегодня работа по совместительству, и таких граждан волнует, есть ли выплата отпускных при увольнении не по основному месту работы. Совместители могут быть не только «внешними», но и «внутренними», то есть работать на том же предприятии еще с выполнением иных обязанностей. Прежде всего, трудящиеся по совместительству лица имеют право на оплачиваемый отдых, его продолжительность от формы трудоустройства не зависит.
Увольняющиеся по собственному желанию совместители любой категории обладают в полной мере теми же правами и гарантиями, как и основные сотрудники.
Если увольняется сотрудник-совместитель, работодатель обязан компенсировать неиспользованные отпускные периоды и выплатить возмещение одновременно с остальными зарплатными суммами. Методика определения особенностей не имеет и аналогична, как по основным работникам.
Компенсация в период работы
В этом случае денежная компенсация может быть рассчитана за ту часть отпуска, которая превышает стандартные 28 календарных дней.
При этом инициатива о замене дополнительного отпуска выплатой принадлежит работнику, и работодатель решает этот вопрос только по письменному заявлению работника (причём работодатель может принять и отрицательное решение).
Не допускается замена денежной компенсацией ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.
Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?
При компенсации за неиспользованный отпуск важно учесть точное количество дней. Сама процедура аналогична как при увольнении, так и без него.
Для расчета компенсации по неиспользованному отпуску, берется период равный 12 месяцем до начисления этой самой выплаты. Сумма за 1 год делится на 12 месяцев для вычисления средней зарплаты за годовой период. Далее это число и будет основанием для расчета отпускного возмещения, а именно число з/п за 1 день работы. В среднем срок основного отпуска колеблется от 28 до 31 дня. Постановлением установлено среднемесячное правило отсчета, а именно это число равно 29,3 дня.
Таким образом мы получаем такой пример расчета:
Компенсация = годовой доход/12 месяцев/29,3 дня * сумма дней отпуска, подлежащих возмещению.
Возможны ситуации, когда работник в течении года, который берется в расчет, отсутствовал (к примеру, болел). Такие условия способствуют более сложному расчету компенсации. Для этого сначала необходимо посчитать сумму дней в полных месяцах, а затем отдельно посчитать рабочие дни в неполных месяцах.
Такая формула будет выглядеть примерно так:
Компенсация = (29,3 дня * количество полных месяцев работы + сумма неполных рабочих дней) * сумма дней, подлежащих возмещению.
Порядок возмещения компенсации прописывается в листе расчета.
Когда компенсационное возмещение начисляется по причине увольнения работника, форма 2-НДФЛ, выдаваемая на руки при уходе сотрудника, помимо основной информации, содержит в себе данные о сумме компенсации.
Налог на компенсацию отпуска
Налоговый кодекс РФ не предусматривает налогообложение на компенсационные выплаты. Однако на возмещение неиспользованного отпуска подоходный налог возлагается (только этот случай является исключением), так как такая выплата считается отдельным видом дохода.
Возложение уплаты НДФЛ на работодателя происходит перед самой выплатой возмещения за неиспользованный отпуск.
Сумма налога удерживается на момент перевода суммы возмещения со счета организации на счет работника. Сам работник не производит никаких уплат по переведенным ему средствам.
Важно учесть! На выданную компенсацию при увольнении не действуют никакие отчисления типа медицинских, пенсионных, страховых и т.д. Если же работник на момент такой выплаты не увольняется и продолжает свою трудовую деятельность, то вышеперечисленные взносы уже имеют место быть. Они удерживаются на момент самой выплаты: не вычитывается только страхование от несчастных случаев.
Подведя итог, можно сказать, что сам работник никаких налоговых взносов не платит — это прямая обязанность работодателя.
Учитывается ли период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты для расчета дней компенсации при увольнении?
Рассмотрим ситуацию, когда работник в течение года брал отпуск без сохранения зарплаты, а затем решил уволиться. Положены ли ему дни отпуска, которые приходились на период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты? Нужно ли этот период учитывать при расчете положенных дней отпуска и суммы компенсации?
В ст.91 ТК РК указаны периоды, которые засчитываются в трудовой стаж при предоставлении оплачиваемого отпуска. К ним относятся периоды, когда работник:
- фактически работал;
- не работал, но за ним сохранялось место и зарплата;
- был на больничном (в т.ч. по беременности и родам);
- проходил процедуру восстановления на работе (в результате трудового спора, незаконного увольнения и т.д.).
Ответственность за невыплату компенсации
Каждый сотрудник организации, отработавший больше половины месяца, имеет право на получение компенсации за неиспользованный отпуск. Отметим, что оплачиваемый отпуск он заработает только спустя полгода. Но это не имеет отношение к компенсации, которая выплачивается при увольнении.
Если же трудовой договор расторгается, но при расчете эта выплата не фигурирует, то речь идет о нарушении работодателем законодательства. Это влечет за собой ответственность, предусмотренную КоАП РФ, и налагает следующие штрафные санкции:
- на организацию, предприятие и т.д – от 30 до 50 тысяч рублей;
- на индивидуального предпринимателя – от 1 до 5 тысячи рублей;
- на должностное лицо – штраф от 1 до 5 тысяч рублей или предупреждение.
При этом, выплатив штраф, работодатель обязан выдать работнику компенсацию за неиспользованный отпуск и компенсацию на задержку выплаты. Последняя рассчитывается по нормам Трудового кодекса РФ (статьи 136 и 236).
Налог на компенсацию отпуска
Налоговый кодекс РФ не предусматривает налогообложение на компенсационные выплаты. Однако на возмещение неиспользованного отпуска подоходный налог возлагается (только этот случай является исключением), так как такая выплата считается отдельным видом дохода.
Возложение уплаты НДФЛ на работодателя происходит перед самой выплатой возмещения за неиспользованный отпуск.
Сумма налога удерживается на момент перевода суммы возмещения со счета организации на счет работника. Сам работник не производит никаких уплат по переведенным ему средствам.
Важно учесть! На выданную компенсацию при увольнении не действуют никакие отчисления типа медицинских, пенсионных, страховых и т.д. Если же работник на момент такой выплаты не увольняется и продолжает свою трудовую деятельность, то вышеперечисленные взносы уже имеют место быть. Они удерживаются на момент самой выплаты: не вычитывается только страхование от несчастных случаев.
Подведя итог, можно сказать, что сам работник никаких налоговых взносов не платит — это прямая обязанность работодателя.
В соотв. со ст. 121 ТК РФ, в стаж работы, который предоставляет право на ЕООО, должны быть включены:
- фактическое время работы;
- время, когда трудящийся не работал, но за ним, в соотв. с трудовым законодательством и др. НПА, определяющими нормы трудового права, сохранились должность и место работы, включая время ЕООО, праздничные, выходные и иные дни отдыха, полагающиеся трудящемуся;
- время вынужденного прогула из-за незаконного увольнения или отстранения от работы с последующим восстановлением на прежней должности;
- время отстранения от работы трудящегося, который не по своей вине не прошел вовремя обязательный медосмотр;
- время ЕООО, которые были предоставлены по просьбе сотрудника без сохранения оплаты, не превышающее 14 календ. дн. за 1 год.
В стаж работы, который предоставляет право на ЕООО, не могут быть включены:
- Время отсутствия трудящегося на рабочем месте без уважительных причин, в т. ч. из-за отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ, определяющей, что наниматель должен отстранить сотрудника от работы в случае:
- появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или др. опьянения;
- если сотрудник не прошел обучение и контроль знаний и навыков в области охраны труда;
- если сотрудник не прошел обязательный медосмотр, а также обязательное психиатрическое освидетельствование в случаях, предусмотренных ТК, др. ФЗ и НПА Российской Федерации;
- выявления, в соотв. с мед. заключением, выданным в порядке, определенном ФЗ и др. НПА Российской Федерации, противопоказаний для выполнения работы, предполагаемой трудовым договором;
- если приостановлено на срок до 2 мес. действие специального права сотрудника (лицензии, права на управление ТС, права на ношение оружия и т. п.), в соотв. с ФЗ и др. НПА Российской Федерации;
- требования органов или должностных лиц, уполномоченных ФЗ и др. НПА Российской Федерации;
- в иных случаях, предусмотренных ТК, др. ФЗ и НПА Российской Федерации.
- Время отпусков по уходу за детьми до достижения ими установленного законом возраста.
В стаж работы, предоставляющий право на дополнительные ЕООО в случае работы с вредными и/или опасными условиями труда, включается только время, которое было действительно отработано в данных условиях.
Определяя отпускной стаж, также следует учитывать Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 (далее — Правила № 169).
Важно помнить: данные правила применяются и сейчас в части, не противоречащей трудовому законодательству (ст. 423 ТК РФ).