Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Увольнение работника, отгулявшего отпуск авансом: можно ли удержать переплату?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В статье 137 Трудового кодекса говорится, что работодатель может удержать с работника при увольнении излишне выплаченные ему отпускные. Подразумевается, что он увольняется до конца того рабочего года, в счет которого уже получил оплачиваемый отпуск.
Налоговые особенности
Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.
С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.
При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.
Пример расчета авансовых отпускных
Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:
- количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
- среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.
Дополнительные условия:
- во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
- окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
- оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.
Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).
При каких условиях могут появиться неотработанные дни отпуска
ТК определяет, что возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев. Причем взять он может сразу полный период. Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.
Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие график отпусков на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.
Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.
Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться дополнительный отпуск.
Внимание! Поскольку отдых ему уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.
В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет
В ТК закреплено право администрации компании выполнить удержание, если работник получил отпуск авансом, а затем решил увольняться. Однако есть ситуации, при которых удерживать с работника такие суммы запрещается.
К ним относятся:
- Если на предприятии проводится процедура сокращения;
- Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
- Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
- Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
- Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
- Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
- Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
- Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)
Удержания из заработной платы работников
- по исполнительному листу. Например, выплата алиментов;
- погашения задолженности перед организацией (по решению работодателя с письменным уведомлением работника);
- погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных подотчетных сумм, либо в случае непредоставления подтверждающих расходы документов;
- при досрочном расторжении трудового договора, работник возмещает затраты работодателя, связанные с обучением работника, пропорционально недоработанному сроку (согласно договору обучения);
- возмещения не отработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- в иных случаях при наличии письменного согласия работника.
Рекомендуем прочесть: На Каком Основании Я Имею Право Поставить Бесплатную ПломбуВ случае порчи работником имущества предприятия, работодатель имеет право на удержание суммы ущерба с заработной платы, предварительно уведомив письменно об этом работника. При этом размер суммы взыскания не может быть увеличен в одностороннем порядке работодателем.
Что если работник отгулял авансом и решил расторгнуть трудовой договор?
Распространенная ситуация: если работник отгулял отпуск авансом и увольняется по собственному желанию.
Важно! Практически всегда отпуска предоставляются сотрудникам за неотработанный год, ведь само право на отдых наступает спустя полгода после начала работы в организации.
Начиная со 2 года работы сотрудника отпускают отдыхать по графику, то есть, в любое время, и нередко в такой отпуск работники уходят за будущий рабочий год.
Эта ситуация и называется отпуском «авансом».
Рассмотрим следующий пример. Коршанский Н.А. по графику использовал отпуск на 28 дней за рабочий год с 03.04.2019 г. – 02.04.2020 г. В отпуск он уходил в июне 2019 г., а в июле, выйдя на работу, он подал заявление на увольнение.
Таким образом, можно выделить следующие признаки авансового отпуска:
- сотрудник уходит в отпуск после того, как начинается новый рабочий год для него;
- рабочий год еще не окончен.
Основания для появления неотработанных отпускных дней
Трудовой кодекс () гласит, что право на отдых появляется у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. По согласованию с руководителем он может отправиться в отпуск раньше. такой же преференцией пользуются отдельные категории сотрудников, например, беременные женщины (им для досрочного ухода в отпуск даже согласие нанимателя не требуется).
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Остальные работники могут отдыхать в любое удобное для них время согласно утвержденному на предприятии графику. При этом допустимо брать отпуск авансом. Кроме того, нормами ст. ТК РФ установлено, что одна часть отпуска должна составлять не менее 14 дней.
Очевидно, что перечисленные выше положения Кодекса допускают, что сотрудник может отдыхать дольше, чем ему причитается за уже отработанное время.
Перед составлением приказа на отпуск специалист кадровой службы определяет, сколько дней отдыха положено сотруднику, исходя из его персонального трудового года. При этом кадровик руководствуется следующими правилами:
- За каждый полный месяц работы положено 2,33 дня отдыха.
- При расчете обязательно учитывается количество уже использованных дней отпуска.
- Дополнительный отпуск всегда предоставляется после основного.
Выясним, как приведенные выше нормы законодательства применяются на практике.
Пошаговая инструкция по расчету долга работника, отгулявшего авансом
Используют следующий механизм:
- Определяют количество неотработанных дней отпуска. За полностью отработанный месяц сотрудник получает 2,33 отпускных дня.
Важно! Если за месяц отработано меньше 14 дней, то этот месяц не учитывают вообще, а если больше — округляют до целого.
Чтобы понять, сколько из предоставленных отпускных дней увольняющийся получил незаслуженно, надо:
- количество отработанных месяцев (обязательно целое число) умножить на 2,33;
- полученное число вычесть из ранее предоставленных дней отпуска;
- оставшаяся разница — дни, за которые организация может удержать деньги.
Когда удержание отпускных при увольнении невозможно
Законодатель ограничивает круг лиц, из расчетных средств которых удерживается сумма. Нельзя удержать, если должник уходит по обстоятельствам (п. 1, 2, 5, 6, 7 ст. 83, п. 8 ч. 1 ст. 77, п. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81):
- неспособность исполнять обязанности из-за болезни, увечья, отказ от перевода на предложенные рабочие места;
- призыв на военную службу;
- восстановлен ранее занимавший это рабочее место;
- невозможность заниматься трудовой деятельностью;
- уход из жизни сотрудника, работодателя, признание этого факта судом;
- чрезвычайная ситуация из-за стихийного бедствия, крупной аварии на производстве, транспорте, войны, эпидемии;
- ликвидация, сокращение штата;
- поменялся владелец имущества организации (пункт распространяется на директора, заместителей директора, главбуха).
Пример расчета авансовых отпускных
Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:
- количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
- среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.
Дополнительные условия:
- во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
- окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
- оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.
Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).
Порядок удержания отпускных при увольнении
Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении? Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении должно производиться работодателем с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.
Это тоже важно знать:
Значение 33 статьи Трудового Кодекса при увольнении: официальный текст, что изменилосьВ том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.
Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.
Так, одни судьи считают, что удержание за неотработанный отпуск при увольнении не может быть поставлено в зависимость от того, имеется ли у сотрудника достаточный для покрытия такой задолженности доход в виде выплачиваемой перед увольнением зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 11.01.2013 № 33-111/2013).
Другие — уверены, что если при увольнении нет возможности удержать всю сумму, выплаченную за неотработанный отпуск, то работодатель не может требовать погашения такого долга от уволенного сотрудника. Если, конечно, речь не идет о счетной ошибке при расчете либо недобросовестности самого работника — в этих случаях такое право у работодателя есть в силу ч. 2 ст. 137 ТК (постановление Президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109).
За какой период можно дать отпуск?
Почему же возникает ситуация, что необходимо произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении? Казалось бы, что каждый имеет право на определенное количество дней отдыха в году, и никаких переизбытков быть не должно. На практике все выглядит иначе.
Трудовой кодекс, к которому и обращается работодатель, утверждает, что первый отпуск сотрудник может получить после того, как отработал на предприятии не менее шести месяцев. При этом может быть оформлен ежегодный отпуск на четырнадцать календарных дней, то есть, ровно половина от положенного.
Все остальные года сотрудник может брать положенные дни отдыха в любом месяце, согласовав это с рабочим графиком и графиком отпусков. Казалось бы, что работник, который пришел в ноябре и отработал несколько лет, должен брать отпуск после отработанного года, то есть не раньше ноября следующего года. Однако на практике он может взять его в любое время, например, летом. Если отпуск оформлен в июне, то сотрудник «недоработал» еще несколько месяцев: июль, август, сентябрь и октябрь. То есть за эти месяца ему еще и не полагался отпуск, именно такую ситуацию называют «отпуск авансом».
Если сотрудник решил уволиться
Однако спорные моменты начинают возникать, если работник, оформивший отпуск за неотработанный период, решил уволиться. Сразу стоит отметить, что удержать его на предприятии работодатель не может. Отказываться отдавать трудовую книжку сотрудники отдела кадров также не должны, так как это будет незаконным.
Существует два способа мирного урегулирования. В первом случае работодатель просто удерживает сумму, которая была выписана за неотработанное время. Эта ситуация возможна, когда увольнение происходит в конце месяца, в котором были отработаны все дни. В этом случае хватит средств на погашение всей суммы. Второй вариант также заключается в погашении долга, но уже наличными в кассу предприятия.
Стоит отметить, что некоторые ошибочно считают, что работодатель не может удержать более двадцати процентов от начисленной оплаты. В данном случае ссылаются на статью 138 Трудового кодекса. Но следует понимать, что здесь речь идет именно о зарплате. Удержания же за неотработанный период регламентируется статьей 137. Поэтому работодатель может удержать всю сумму заработной платы после высчитывания налога.
Стоит отметить, что расчет дней отпуска может быть округлен только в сторону работника. То есть работодатель не может производить удержание за три дня вместо 2,33. А за два целых дня – может. Это закреплено в Трудовом кодексе.
Бухгалтерский учет возмещения задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении работника
Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда учитываются на счете 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» согласно п. 273 Инструкции № 157н [1] , п. 108 Инструкции № 162н [2] , п. 139 Инструкции № 174н [3] , п. 167 Инструкции № 183н [4] .
- удержана из заработной платы при окончательном расчете на основании представленного заявления работника;
- возмещена в добровольном порядке в кассу или на лицевой счет учреждения.
В связи с тем, что в данном случае остаток суммы учитывается как недостача, она может быть взыскана по решению суда на основании иска работодателя в соответствии со ст. 391 ТК РФ.
Похожие записи: