Инвентаризация: пошаговая инструкция

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.

Функции и определения метода

Бухгалтерские записи по результатам инвентаризации учитывают не только собственное имущество юрлица, но также и арендованные, временно находящиеся во владении активы. Согласно законодательству о ведении бухучета, сверка требуется в таких ситуациях:

1. Заблаговременно перед годовым отчетом.
2. После того как были изменения в руководящем составе, отвечающем за сохранность денег/имущества.
3. При выявлении фактов присвоения/порчи. Равно как при наличии подозрений на подобные действия.
4. Если планируется передавать материальные ценности в аренду или выставлять их на продажу.
5. При инициированной ликвидации.
6. В случае реорганизации бизнеса.
7. Ввиду непредвиденных чрезвычайных обстоятельств.

Какое бы ни было основание для пересчета, порядок отражения результатов инвентаризации в учете будет одинаков. Вы убедитесь, что грамотное заполнение формуляров лишь выглядит сложным. Если вникнуть в суть системы, то на деле все оказывается гораздо проще.

Если в организации установлен порядок коллективной ответственности, то основанием для начала процесса может служить:

1. Смена руководства.
2. Обновление коллектива более, чем наполовину.
3. По требованию любого из ответственных сотрудников.

Для большинства ООО/ИП установлена минимальная периодичность описи — 1 год. Некоторые исключения касаются библиотек (раз в пять лет), ОС (раз в три года), а также для юридических лиц ведущих свою деятельность на Крайнем Севере.

Выявлена недостача материалов: проводки

В свою очередь, недостача может быть связана:

• с потерями того или иного количества объектов учета при наличии виновных лиц;
• потерями без виновных лиц.

Важный критерий учета недостачи в случае, если рассматриваемые активы представлены материально-производственными запасами, — ее величина в сравнении с нормативами по естественной убыли, установленными для того или иного объекта учета. Если в результате инвентаризации выявлена недостача материалов, проводки, при условии что недостача не превышает нормативы (вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц), будут оформлены следующие:

• Дт 94 Кт 10 (или соответствующий иному активу счет, например 41 или 43);
• Дт 20 (или иной, характеризующий конкретный бизнес-процесс, в котором используется актив) Кт 94.

Если недостача не может быть отнесена на естественную убыль (вследствие превышения нормативов или их отсутствия), то она:

1. При отсутствии виновных лиц списывается в прочие расходы.
   При этом в бухгалтерских регистрах отражаются:
   
   • проводка, фиксирующая факт недостачи: Дт 94 Кт 10 (либо по иному активу);
   • проводка, указывающая на отсутствие виновных лиц: Дт 91 Кт 94.

1. При наличии виновных лиц компенсируется ими.
   Проводки:
   • Дт 94 Кт 10 (показывает факт недостачи);
   • Дт 73 Кт 94 (показывает факт выставления виновному лицу требований о компенсации);
   • Дт 50 Кт 73 (показывает факт получения компенсации от виновного лица через кассу).

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Случаи и сроки инвентаризации

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации. Но каким бы актом законодательства не предусматривалось такая обязанность, инвентаризация должна проводиться по правилам ФСБУ 28/2023. Для целей бухгалтерского учета инвентаризация обязательна:

• при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года);
• при передаче (возврате) активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта;
• при смене работника, на которого возложена материальная ответственность;
• при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности);
• при установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов;
• в случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация;
• при реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования;
• при ликвидации организации.

Результаты инвентаризации

Результаты инвентаризации	Способ оценки	Способ признания
Излишки объектов инвентаризации	Справедливая стоимость/Балансовая стоимость/Балансовая стоимость аналогичных активов	Относится на доходы экономического субъекта
Недостача активов, включая испорченные (поврежденные) активы	Балансовая стоимость активов	Относится на виновных и (или) иных лиц (при наличии оснований для ее возмещения, в том числе намерения экономического субъекта предъявить требование такого возмещения) или на расходы экономического субъекта (при отсутствии оснований для ее возмещения) с особенностями признания недостач активов, для которых экономическим субъектом установлены нормы естественной убыли (пункт 14 ФСБУ 28/2023)
Возможность получения экономических выгод от использования или продажи испорченных активов	Сумма обесценения активов определяется в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета соответствующих объектов бухгалтерского учета	Стоимость активов корректируется на сумму их обесценения
Пересортица активов	Балансовая стоимость активов	Зачет допускается в исключительных случаях за один и тот же период, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении активов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Остающаяся после зачета разница отражается аналогично недостачам
Наличие оснований для возмещения недостачи активов экономическому субъекту, для признания дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной, для списания обязательств, для доначисления или досписания иных объектов бухгалтерского учета	Расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств – в суммах, подтвержденных соответствующими расчетами/ расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств – в суммах, вытекающих из документов, подтверждающих эти задолженности, обязательства и признаваемых правильными экономическим субъектом	Списываются (досписываются) или доначисляются в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета соответствующих объектов бухгалтерского учета

Выявлена недостача ОС

При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.

В бухгалтерском учете отражается:

1. Дебет 01.«Выбытие основных средств» Кредит 01. «Первоначальная стоимость» — списана первоначальная стоимость ОС;
2. Дебет 02 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана накопленная амортизация;
3. Дебет 94 Кредит 01.«Выбытие основных средств» — списана остаточная стоимость объекта.

В зависимости от наличия виновного лица недостача списывается:

1. Дебет 73 Кредит 94 — установлено виновное в недостаче лицо;
2. Дебет 73 Кредит 98 — отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью имущества;
3. Дебет 51 Кредит 73 — взыскан ущерб в размере рыночной стоимости имущества с виновного лица;
4. Дебет 98 Кредит 91.«Прочие доходы» — признан прочий доход;
5. Дебет 91.«Прочие расходы» Кредит 94 — конкретный виновник отсутствует.

Результаты инвентаризации отражают на счетах бухучета в следующем порядке:

• стоимость активов, оказавшихся в излишке, – относят на доходы;
• стоимость утраченных активов, а также оказавшихся испорченными/поврежденными и не подлежащих использованию или продаже, – относят на виновных и/или иных лиц (при наличии оснований для ее возмещения, в т. ч. намерения организации предъявить требование такого возмещения) или на расходы (при отсутствии оснований для ее возмещения);
• стоимость активов, оказавшихся испорченными/поврежденными, но подлежащих использованию либо продаже, – корректируют на сумму обесценения в соответствии с федеральными стандартами бухучета соответствующих объектов;
• выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности и обязательств, по которым срок исковой давности истек, а также иных долгов, нереальных для взыскания, – списывают с бухгалтерского баланса в общем порядке;
• выявленные при инвентаризации расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств, отличных от указанных выше, отложенных налоговых активов и обязательств – доначисляют или досписывают в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета соответствующих объектов.

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.
Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:

• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
• Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.

Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
• при смене матответственных лиц;
• при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
• при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
• при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
• при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Процесс проведения инвентаризации имущества

Процесс проведения инвентаризации имущества включает в себя следующие этапы:

1. Формирование инвентаризационной комиссии – регламентируется приказом, которым утверждается состав инвентаризационной комиссии, в состав которой должны включаться представители управленческого аппарата, работники бухгалтерии, экономисты и специалисты предприятия, при этом при проведении инвентаризации обязательно присутствие всех ее членов;
2. Подготовка учетных документов – для проверки фактического наличия имущества необходимо определить круг лиц, несущих ответственность за хранение имущества и круг лиц, отражающих в учете операции с имуществом, далее необходимо подготовить приходные и расходные документы, отчеты о движении ценностей и денежных средств, которые являются основанием определения остатков имущества к моменту начала инвентаризации;
3. Инвентаризация имущества – определяется фактическое наличие имущества путем обязательного подсчета по видам имущества при обязательном участии материально ответственных лиц;
4. Оформление первичных документов по результатам инвентаризации – сведения о фактическом наличии записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица;
5. Отражение результатов инвентаризации имущества на счетах бухгалтерского учета – расхождения оформляются согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ.

В большинстве организаций и предприятий придерживаются данного порядка при проведении инвентаризации имущества.

Документальное оформление инвентаризации объектов основных средств (нюансы)

ОС, которые во время инвентаризации находятся в ремонте, отражаются в ведомости по форме ИНВ-10 с указанием стоимости и расходов предприятия на ремонт.

На ОС, переданные в аренду или на ответственное хранение, составляется отдельная опись с указанием документов, подтверждающих принятие контрагентом имущества.

Также отдельная опись составляется на ОС, которые не могут быть использованы в хозяйственной деятельности компании и восстановлению не подлежат: члены комиссии указывают время ввода в эксплуатацию и причины, по которым пользоваться имуществом теперь невозможно.

Если в ходе реконструкции или восстановления ОС поменялось назначение объекта, то в опись следует внести новые сведения. Если в результате проведенных работ балансовая стоимость ОС изменилась, а в бухучете эти данные не зафиксированы, то этот факт следует отразить в описи.

Не реже какого срока должна осуществляться инвентаризация?

Инвентаризация основных средств должна осуществляться не реже 1 раза в 3 года, а библиотечных фондов не реже 1 раза в 5 лет (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:

• передача имущества в аренду;
• реорганизация;
• ликвидация;
• продажа имущества;
• смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
• установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
• перед составлением бухотчетности за год;
• чрезвычайные ситуации.

Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Правила проведения инвентаризации

Необходимо определить сроки проведения инвентаризации. Если инвентаризация производится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризационный товар, необходимо опечатывать в конце дня и проверять целостность печати на следующее утро. Помещение нужно опечатывать ежедневно, пока не завершится инвентаризация.

На момент инвентаризации необходимо запретить какие-либо перемещения продукции со склада. Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях с письменного разрешение руководителя и главного бухгалтера организации. В таких случаях продукция реализуется материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Если в момент инвентаризации необходимо принять новую продукцию на склад, то продукция принимается материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Во время пересчета проводится проверка фактического наличия остатков продукции на складе и в магазине. Данный перерасчет необходимо проводить в присутствии материально ответственного лица.

Проверка остатков при инвентаризации может производиться как вручную, так и с использованием технических средств.

После фактического перерасчета остатков товары разрешается вносить в опись. Продукция отражается в описи по каждому отдельному наименованию. В опись фиксируется информация по товару: количество, артикул, вид и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.

Инвентаризация проводится последовательно по помещению, где хранится инвентаризационный товар. После полной проверки продукции в проверяемом помещении и внесения в опись помещение закрывают и при необходимости пломбируют, а инвентаризационная комиссия проходит к проверке в другое помещение.

Во время пребывания инвентаризационной комиссии на перерыве на обед или в вечернее время описи должны хранится в сейфе или в шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

После перерасчета остатков и составления итоговых описей члены инвентаризационной комиссии подписывают опись. Если в инвентаризационной описи отсутствует хотя бы одна подпись члена комиссии, то результат инвентаризации считается недействительным. Также материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют. Далее подписанные описи передают в бухгалтерию, где бухгалтер сверяет данные с бухгалтерским учетом.

Если после проведения инвентаризации находят расхождение между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна составить сличительные ведомости, в которых зафиксируют суммы излишков и недостатков. Сличительную ведомость необходимо подписать главному бухгалтеру и материально ответственному лицу. Отдельно составляются ведомости на товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении. После составления ведомости и подписания ее руководителем создается приказ об утверждении итогов инвентаризации.

Как провести инвентаризацию и оформить ее результаты

Подготовка к инвентаризации

На этом этапе нужно принять решение об инвентаризации, назначить инвентаризационную комиссию и собрать исходные документы.

Решение об инвентаризации и состав комиссии необходимо утвердить приказом руководителя (форма ИНВ-22). Этот приказ нужно зарегистрировать в специальном журнале учета (форма ИНВ-23).

Здесь и далее будем приводить коды форм документов в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Эти бланки с 2013 года не обязательны для применения, и организация имеет право утвердить свои формы. Но на практике большинство компаний при проведении инвентаризации продолжают использовать привычные бланки.

Инвентаризационная комиссия должна состоять не менее, чем из двух человек. Как правило, в нее входят представители администрации компании и финансовых служб. Если в организации есть подразделение внутреннего аудита, то его представитель обязательно участвует в инвентаризациях. С учетом специфики проверяемых объектов в комиссию могут быть включены и другие сотрудники: технические специалисты, юристы и т.д.

Материально ответственное лицо (МОЛ) не может входить в состав комиссии, но его присутствие при проверке обязательно.

Что будет, если не проводить инвентаризацию

Наказание конкретно за непроведение инвентаризации в общем случае законом не предусмотрено. Пострадать здесь могут только отдельные компании, которые занимаются некоторыми «специфическими» видами деятельности.

Например, организации, которые работают с драгоценными металлами или камнями обязаны ежегодно на 1 января проводить их инвентаризацию (п. 16 постановления Правительства РФ от 28.09.2000 № 731). За нарушение этого порядка статьей 15.47 КоАП РФ предусмотрен штраф в сумме до 100 тыс. руб.

Однако из-за отсутствия инвентаризации могут возникнуть искажения в бухгалтерском или налоговом учете. Если проверяющие докажут этот факт, то применят штрафные санкции.

Штраф за нарушения в бухучете может составить до 20 тыс. руб. Также виновное лицо может быть дисквалифицировано на срок до 2 лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

За искажения в налоговом учете без занижения облагаемой базы максимальный штраф — 30 тыс. руб. Если же нарушение привело к неуплате налогов, то штраф составит 20% от недоимки, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ).

В случае банкротства компании из-за отсутствия инвентаризации могут возникнуть дополнительные риски. Речь идет о привлечении контролирующих должника лиц (КДЛ) к субсидиарной ответственности по обязательствам организации-банкрота.

Один из критериев, на основании которых КДЛ несут ответственность по обязательствам организации — это искажение данных бухучета (пп. 2 п. 2 ст. 61.11 закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ). В качестве КДЛ в данном случае суд может признать не только руководителя, но и должностное лицо, либо стороннюю организацию, которые непосредственно занимались ведением учета.

Доказательством того, что бухгалтерские данные искажены, может быть, в том числе, и отсутствие у компании актов инвентаризации (постановление 9ААС от 22.01.2020 по делу № А40-33003/2017).

Учет результатов инвентаризации

Фиксация результатов инвентаризации проводится в формате сличительных ведомостей, в которых отображаются суммы недостач. По пригодным к последующей эксплуатации и не подлежащим восстановлению объектам инвентаризации оформляется опись с указанием причин непригодности, даты ввода в эксплуатацию и предложений по списанию. Если ценности были арендованы предприятием, приняты для переработки или состоят на его ответственном хранении, то на них формируются отдельные сличительные ведомости.

Затем в книге контроля за выполнением распоряжений о проведении инвентаризации делают запись с указанием:

• фактической даты завершения инвентаризации и даты завершения по приказу;
• итоговой суммы недостач и излишков;
• даты утверждения результатов инвентаризации;
• даты осуществления мер по недостачам: передачи дела в суд или погашения виновными лицами;
• отметки об оприходовании излишков или погашении недостач.

Похожие записи:

• Виды и способы отказа от наследства, как оформляется отказ от наследства
• Заявление о прекращении выплаты пенсии
• Документы для продажи квартиры