Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.
Кратко о порядке выдачи листков нетрудоспособности
Согласно п. 6 ст. 13 Федерального Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является листок нетрудоспособности. Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н утверждены Условия и порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа и выдачи листков нетрудоспособности в форме документа на бумажном носителе (далее – Порядок № 1089н). Документ вступил в силу 1 января 2022 года.
Выдачу листков нетрудоспособности осуществляют любые медицинские организации независимо от организационно-правовой формы (или индивидуальные предприниматели), имеющие в соответствии с законодательством РФ лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности (п. 2 Порядка № 1089н).
Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии
К примеру, если вам предстоит лечение зубов. то нужно помнить, что врач-стоматолог оформляет больничные листы в отдельных случаях при наличии соответствующего решения органа исполнительной власти РФ в области здравоохранения.
Отдельные медицинские учреждения и вовсе не вправе выдавать листки временной нетрудоспособности. К таковым относятся, например, станции скорой помощи, переливания крови и т.д. Не менее требовательно законодатель подходит и к порядку оформления рассматриваемого документа. Существует положение, подробно расписывающее в каких графах какая информация указывается, как вносить исправления и т.д. Не менее строго законодатель подходит и к порядку хранения и учета бланков больничных.
Итак, согласно действующему законодательству, изготовление самих бланков больничных листов обеспечивает ФСС. Медицинские же организации, будь то больница в Иркутске или стоматология в Санкт-Петербурге. получают бланки от регионального отделения Фонда по мере надобности. Для этого ими подается заявка установленной формы. Упомянутый выше приказ не допускает хранить запас бланков, превышающий квартальный запас потребностей.
Необходимо понимать, что бланки больничных листов – это документ строгой отчетности, и отношение к ним особенное. Они хранятся в специальных опечатанных помещения, с надежными замками в специальных обитых железом шкафах. Их постоянно пересчитывают, и полученное количество сверяют с балансовым счетом.
Врачи получают бланки на основании приказа руководителя медицинской организации под отчет. Все листки прошиты за верхний левый угол, корешок которого остается после выдача пациенту больничного листа. Потом, когда доктор обратиться за новыми бланками, он должен будет сдать все корешки до единого.
При этом медицинское учреждение, будь то поликлиника или стоматология. обязано хранить их в течение трех лет. По истечении этого периода они уничтожаются, о чем в обязательном порядке составляется специальный акт.
Но как быть, если врач ошибся и «испортил» больничный лист? Закон допускает вносить в листок нетрудоспособности поправки и помарки, но только в установленном порядке и в определенном количестве. Если исправить документ уж нельзя, он сдается уполномоченному лицу, о чем делается запись в специальной книге. В ней фиксируются данные обо всех испорченных, утерянных или похищенных бланках. В конце года эта информация передается в территориальное отделение ФСС.
Сами же испорченные бланки помещаются в специальную папку, порядок оформления которой также строго регламентирован Приказом. Они хранятся там три года, после чего уничтожаются специально созданной комиссией. Это действо также обязательно сопровождается составлением акта.
Действия, если срок хранения истек
Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?
Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения
Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.
По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.
Сколько времени хранить и что делать потом
Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства. По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить. После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.
Бухгалтерские проводки по учету
Учет листков осуществляется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», не предусматривающем принципа двойной записи. Однако для удобства понимания и учета можно воспользоваться данным принципом. При учете листков по временной нетрудоспособности оформляются следующие типовые проводки по забалансовому счету 03 в разрезе аналитических субсчетов:
| Проводка | Описание |
| 03/1 | Получены от ФСС листки временной нетрудоспособности |
| 03/2 | Получены корешки больничных листов от врачей |
| 03/3 | Получены испорченные больничные листы от врачей |
| 03/1 | Выданы листки временной нетрудоспособности лечащим врачам |
| 03/2 | Уничтожены корешки больничных листов |
| 03/3 | Уничтожены испорченные больничные листы |
Основные ошибки при учете
Ошибки при учете листков по временной нетрудоспособности, как правило, связаны с особенностями их обращения между ФСС и медицинским учреждением, а также при использовании в документообороте в самой лечебной организации. К типичным ошибкам при учете бсо данного типа можно отнести:
- несвоевременное составление и представление отчетов-заявок на получение больничных листов от ФСС;
- неправильное оформление книги поступления и распределения листков без заполнения необходимых граф;
- не использование забалансового счета 03 для учета больничных листов в бухгалтерском учете;
- отсутствие описи по испорченным бланкам, а также не внесение записей в книгу учета испорченных бланков;
- несвоевременное уничтожение испорченных бланков или корешков от больничных листов;
- доступ к бланкам со стороны третьих лиц, не несущих ответственности за использование бланков.
Как долго хранить документы
| Вид документов | Срок хранения | Норма законодательства |
| ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ И ОПЛАТЕ ТРУДА | ||
| Штатное расписание организации и изменения к нему | Не менее 10 лет** | |
| Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) | Не менее 75 лет | |
| Правила внутреннего (служебного) распорядка организации | Не менее 1 года после замены новыми | |
| Положение об оплате труда и премировании работников | Не менее 10 лет | |
| Нормы выработки и расценок | Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми | |
| Должностные инструкции работников | Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет | |
| Коллективные договоры | Не менее 10 лет** | |
| Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) | Не менее 75 лет | |
| Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников | Не менее 75 лет | |
| Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета) | Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет | |
| Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами | Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица | |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | Не менее 5 лет | |
| Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) | Не менее 5 лет | |
| Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) | Не менее 5 лет | |
| Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) | Не менее 5 лет | |
| Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе:
—о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении; —аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.); —изменении фамилии; —поощрении и награждении; —оплате труда, премировании и различных выплатах; —всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах; —отпусках по уходу за ребенком; —отпусках без сохранения заработной платы; —длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; —командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах; |
Не менее 75 лет | |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет | |
| Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю | Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет | |
| Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда | Не менее 75 лет | |
| Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки) | Не менее 5 лет | |
| Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет | |
| Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | |
| Переписка о выплате заработной платы | Не менее 5 лет | |
| Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи | Не менее 5 лет | |
| Листки нетрудоспособности | Не менее 5 лет | |
| Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.) | Не менее 5 лет | |
| Личные карточки работников (в том числе временных работников) | Не менее 75 лет | |
| Лицевые карточки (лицевые счета) работников | Не менее 75 лет | |
| Исполнительные листы работников (исполнительные документы) | Не менее 5 лет | |
| Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) | До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет | |
| Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним | Не менее 75 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним | Не менее 5 лет | |
| Графики предоставления отпусков | Не менее 1 года | |
| Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников | Не менее 5 лет | |
| Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.) | Не менее 3 лет |
Действия, если срок хранения истек
Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?
Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.
По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.
Бухгалтерские проводки по учету
Учет листков осуществляется на забалансовом счете 03 “Бланки строгой отчетности”, не предусматривающем принципа двойной записи. Однако для удобства понимания и учета можно воспользоваться данным принципом. При учете листков по временной нетрудоспособности оформляются следующие типовые проводки по забалансовому счету 03 в разрезе аналитических субсчетов:
| Проводка | Описание |
| 03/1 | Получены от ФСС листки временной нетрудоспособности |
| 03/2 | Получены корешки больничных листов от врачей |
| 03/3 | Получены испорченные больничные листы от врачей |
| 03/1 | Выданы листки временной нетрудоспособности лечащим врачам |
| 03/2 | Уничтожены корешки больничных листов |
| 03/3 | Уничтожены испорченные больничные листы |
Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии
К примеру, если вам предстоит лечение зубов. то нужно помнить, что врач-стоматолог оформляет больничные листы в отдельных случаях при наличии соответствующего решения органа исполнительной власти РФ в области здравоохранения.
Отдельные медицинские учреждения и вовсе не вправе выдавать листки временной нетрудоспособности. К таковым относятся, например, станции скорой помощи, переливания крови и т.д. Не менее требовательно законодатель подходит и к порядку оформления рассматриваемого документа. Существует положение, подробно расписывающее в каких графах какая информация указывается, как вносить исправления и т.д. Не менее строго законодатель подходит и к порядку хранения и учета бланков больничных.
Обеспечение сохранности больничных листов
Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.
Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.
Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.
Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации. Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.
Как правильно хранить больничные листы в организации
СЗВ-М на единственного учредителя сдавать не нужно
Если компания не ведет хозяйственную деятельность, не имеет наемных работников, а с единственным учредителем, исполняющим обязанности руководителя, не заключен трудовой договор или ГПД, такая организация не обязана сдавать СЗВ-М.
Реестр субъектов малого и среднего бизнеса уже появился
На сайте Налоговой службы появился раздел Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Теперь «малышам» не нужно специально подтверждать свой статус для получения преференций.
6-НДФЛ: опубликована очередная подборка ответов на насущные вопросы
Налоговая служба ответила на ряд вопросов, связанных с заполнением формы 6-НДФЛ. На некоторые из них налоговики уже отвечали ранее, но есть и несколько свежих разъяснений.
Отчетность по бланкам листков временной нетрудоспособности
Согласно п. 14 Инструкции N 18/29 медицинские учреждения обязаны ежеквартально, в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представить в региональные отделения ФСС отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности на соответствующий квартал. Причем их представление не зависит от того, имеется ли необходимость в получении новых бланков. Форма отчета-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности приведена в Приложении 7 к Инструкции N 18/29. С помощью отчета-заявки медицинская организация не только отчитывается об использованных бланках, но и заказывает новые.
Помимо ежеквартальной отчетности медицинские учреждения ежегодно, до 1 февраля текущего года, представляют заявку на необходимое им количество бланков на следующий календарный год. Отчет-заявка и заявка подписываются руководителем и главным бухгалтером медицинского учреждения и заверяются печатью.
Вневедомственный контроль
Такой контроль за организацией экспертизы временной нетрудоспособности каждого лечебно-профилактического учреждения осуществляется исполнительным органом ФСС в соответствии с планом-графиком, утвержденным совместным приказом (распоряжением) регионального отделения Фонда и территориального органа управления здравоохранения. Он проводится не реже одного раза в пять лет.
На основании необходимых для проведения контроля документов, предъявленных медицинским учреждением, экспертному контролю подлежат следующие случаи временной нетрудоспособности:
- превышающие длительность ориентировочных сроков на 30% и более или короче этих сроков;
- несвоевременное представление больных на клинико-экспертную комиссию;
- закончившиеся выходом на инвалидность;
- несвоевременное направление больных в учреждения медико-социальной экспертизы и другие вопросы, которые касаются обоснованности выдачи листков нетрудоспособности.
В связи с письменными или устными запросами граждан, страхователей по обоснованности выдачи, продления, оформления, учета и хранения листков нетрудоспособности, предъявленных к оплате, и в других случаях, требующих экспертного контроля, проводится внеплановый контроль.
Выявленные в ходе контроля экспертизы временной нетрудоспособности недостатки, отклонения от установленного порядка выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность, с рекомендациями по их устранению, а также с выводами и предложениями по улучшению работы отражаются в справке, составленной в трех экземплярах. По одному ее экземпляру направляют проверяемым, исполнительному органу ФСС и в территориальные органы управления здравоохранения.
Вопросы экспертизы временной нетрудоспособности рассматриваются территориальными органами управления здравоохранения совместно с исполнительными органами Фонда не реже одного раза в год.