Как правильно оформить сотрудника на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить сотрудника на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

При оформлении ИП в ООО на официальной основе преимуществами являются следующие моменты:

1. Возможность совмещения двух видов деятельности. Гражданин может одновременно получать доход от своей предпринимательской деятельности и при этом иметь стабильный заработок как сотрудник организации. Например, у человека может быть собственный магазин, в котором торговлю ведут наемные работники. Этот магазин приносит ему прибыль (доход от предпринимательской деятельности). При этом у самого гражданина нет необходимости присутствовать в магазине, что дает ему возможность дополнительно осуществлять профессиональную деятельность в какой-нибудь организации на позиции рядового сотрудника. В итоге у него появляется два источника дохода.
2. Наличие «подушки безопасности». В нашей стране положение мелкого и среднего бизнеса достаточно нестабильное. ИП в большинстве случаев борются за выживание. При отсутствии у предпринимателя иных источников доходов, кроме его бизнеса, существует вероятность оказаться в тяжелом финансовом положении при банкротстве. По этой причине наличие дополнительного источник дохода является хорошей страховкой.
3. Непрерывность трудового стажа. В случае потери основного места работы (увольнение, сокращение, иные причины) у гражданина не прерывается трудовой стаж, поскольку он продолжает числиться как индивидуальный предприниматель.
4. Возможность делового взаимодействия. Такая возможность возникает, если гражданин является сотрудником организации, деятельность которой напрямую связана с направлением его предприятия. Он может оказывать своей организации услуги. Способ оформления взаимодействия — договора подряда. Налог с дохода — 6% (способ получения дохода — предпринимательская деятельность, а не заработок сотрудника организации).

Минусов от работы ИП у ООО нет. Единственным минусом можно назвать необходимость самостоятельной подачи отчетности, но эта необходимость обусловлена самим фактом существования ИП и не связана с наймом на работу в постороннюю организацию. Если гражданину невыгодно существование ИП, он может ликвидировать его и продолжать работать в организации на позиции сотрудника. В этом случае все стандартные удержания за него по ставке в 13% будет производить бухгалтерия предприятия.

Если же говорить об оформлении ИП в ООО условно (гражданско-правовой договор), то, напротив, количество минусов будет значительно превышать количество положительных моментов. К плюсам можно отнести только возможность не подчиняться трудовому распорядку, режиму рабочего времени и сокращению размера налоговых платежей (6% вместо 13%). Также плюсом является возможность совмещения разных видов деятельности (своя предпринимательская деятельность, работа по договору подряда). Остальные нюансы подобных трудовых взаимоотношений являются исключительно отрицательными:

• личная ответственность ИП своим имуществом;
• самостоятельная уплата обязательных взносов;
• самостоятельная сдача отчетности;
• отсутствие социальных гарантий.

В данной ситуации плюсы есть только у работодателя, который получает прибыль за произведенные ИП работы по договору подряда и при этом не несет никакой ответственности за работника с трудовой точки зрения. Подобная схема взаимодействия часто применяется риэлторскими агентствами, организациями по грузоперевозкам, таксопарками и т.д.

РЕЗЮМЕ

1. Любой индивидуальный предприниматель может стать штатным сотрудником ООО без ограничений. Эти формы трудоустройства независимы друг от друга.
2. Как ИП, гражданин обязан уплачивать обязательные вносы в пенсионный фонд и фонд медицинского страхования, а также налог от своего предпринимательского задекларированного дохода по используемой системе налогообложения.
3. Зарплата в качестве наемного работника не входит в предпринимательский доход, поскольку с не уже отчислен подоходный налог в 13% и обязательные взносы.
4. Преимущества и гарантии наемной работы обеспечены Трудовым Кодексом РФ – оплата больничных, ежегодный отпуск, охрана труда и пр.
5. Дополнительный преимуществ предпринимательство для наемного работника не дает.
6. Предпринимательская деятельность не должна мешать выполнению должностных обязанностей наемного работника.
7. За свои предпринимательские доходы ИП несет ответственность перед государством самостоятельно, а за доходы, полученные в ООО, отчитывается работодатель.

Что предшествует принятию на работу

Представим себе ситуацию. В компании освободилось вакантное место, должность хорошая, не самая маленькая заработная плата. Конечно же, каждый работодатель желает иметь в своем штате сотрудников, которые будут квалифицированно и качественно выполнять свою работу. Поэтому с момента появления вакансии, а то и раньше, если обстоятельства позволяют, начинается подбор нового сотрудника. Информация о наборе размещается во всех доступных соискателям местах, отдел кадров просматривает резюме возможных кандидатов и приглашает потенциальных работников на собеседование.

Такой подготовительный этап очень важен, поскольку позволяет отобрать из массы претендентов самого достойного, именно того, кто будет не только зарабатывать себе на жизнь, но и принесет пользу для организации.

Трудовой или гражданско – правовой договор?

Согласно ныне действующему законодательству, организация может заключить с работником один из двух видов договоров:

• Трудовой договор
• Договор гражданско – правового характера

Договор гражданско – правового характера заключается только в том случае, если необходимо выполнить какую – то разовую работу, если заранее известен какой конечный результат нужно получить. Заключение такого договора на одну и ту же работу с одинаковой оплатой, по одному и тому же человеку будет расцениваться контролирующими органами как подмена трудовых отношений.

Рассмотрим различия между трудовым договором и гражданско – правовым в таблице.

Показатель	Договор гражданско – правового характера	Трудовой договор
Когда заключается	Договор заключается с работником для выполнения определенной работы, которая ограничена временными рамками	Сотрудник, работая по трудовому договору, выполняет одну и ту же работу изо дня в день и получает за это заработную плату на постоянной основе
Чем регулируются отношения в рамках договора	Гражданский кодекс	Трудовой кодекс
Оформление трудовой книжки	Не оформляется	Обязательно вносится запись о работе, если это основное место
На основе каких документов осуществляется работа	Договор	Заявление и приказ о приеме на работу
Страховые взносы	Платятся только если это оговорено с заказчиком и прописано в договоре	Наравне с НДФЛ являются обязательными платежами
Гарантии для работника	Все, что оговорено с заказчиком и закреплено в договоре	ü Регулярная зарплата ü Ежегодный оплачиваемый отпуск ü Социальные гарантии ü Предоставление работнику рабочего места и условий для работы

Как видим, два договора разительно отличаются друг от друга. Рассмотрим подробнее трудовой договор.

Виды оформления сотрудников на работу

Всего есть несколько вариантов оформления отношений между руководством компании и специалистом, принимаемым на работу. От способа трудоустройства зависят правила оформления сотрудника на работу, права, обязанности сторон, ответственность, а также порядок уплаты налогов, обязательных взносов и пр.

В России законодательство предусматривает такие варианты оформления отношений между работником и работодателем:

• трудовой договор;
• гражданско-правовой договор;
• удаленная работа;
• заемный труд.

Обсудим более подробно все перечисленные варианты.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, по которому вторая сторона обязуется на постоянной основе выполнять функции, возложенные на нее данным документом, следовать трудовому распорядку. Тогда как работодатель в свою очередь возлагает на себя обязанность после оформления сотрудника на работу в ООО или в организацию другой правовой формы предоставить работу, обеспечить необходимые для ее выполнения условия и далее в срок и в полном размере выплачивать зарплату. При этом Трудовой кодекс и соответствующие ФЗ устанавливают отношения в рамках данного соглашения.

Основные положения трудового договора:

• включение работника в штат предприятия, присвоение ему определенной должности, требующей выполнения конкретных трудовых функций;
• соблюдение принятым на работу специалистом правил внутреннего трудового распорядка, режима работы;
• отсутствие возможности выполнения третьими лицами работы специалиста;
• обязательство работодателя выплачивать зарплату с установленной периодичностью, при этом обеспечивая достойные условия труда.

После оформления сотрудника на работу в обязанности работодателя входит уплата за него НДФЛ и страховых взносов, предоставление налоговой, статистической, а также прочих видов отчетности в соответствии с законами России. Кроме того, он должен соблюдать права и интересы специалиста.

Гражданско-правовой договор – соглашение двух и более лиц, подписываемое с целью выполнения работ или услуг, названных в данном документе. Этот вид соглашения обычно используется в ряде ситуаций: заказывается разовая услуга либо их небольшой объем на непродолжительный период, незначительный для приема на постоянную работу.

Гражданско-правовой договор бывает нескольких типов:

• подряда;
• возмездного оказания услуг;
• комиссии;
• перевозки;
• транспортной экспедиции;
• доверительного управления имуществом;
• поручения.

При оформлении сотрудника на работу в ИП или организацию по этому договору работодатель уплачивает за нанятого гражданина подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (средства вносятся в ФСС только, когда это положение оговаривается договором).

Теперь давайте сопоставим два описанных вида договоров:

Признак	Трудовой договор	Гражданско-правовой договор
Предмет договора	Выполнение трудовой функции	Результат выполнения работы/предоставления услуг
Возможность привлечения к работе третьих лиц	Невозможно	Возможно
Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка	Обязательно	Необязательно
Условия для выполнения работы	Работодатель обязан предоставить специалисту необходимые условия труда	Работодатель не обязан предоставлять специалисту какие-либо условия для выполнения работы
Документация	За подписанием договора следует подготовка документов на сотрудника: приказа о приеме на работу, штатного расписания, графика отпусков, личной карточки, трудовой книжки, СНИЛС, пр.	За подписанием договора следует составление акта приемки работ или оказания услуг
Размер зарплаты	За месяц не может быть ниже МРОТ. При отсутствии указания конкретной зарплаты договор признается недействительным	Договор определяет размер оплаты, который не привязывается к МРОТ и может не вноситься в договор
Порядок выплаты зарплаты	Минимум дважды в месяц	Фиксируется договором
Срок действия договора	По общему правилу он является бессрочным, но в некоторых ситуациях может заключаться срочный договор	Только срочный, при отсутствии указания срока договор считается недействительным
Возможность продления срока действия договора	Возможно	Невозможно
Средства для выполнения работы	Предоставляются работодателем либо работник имеет право по согласованию с работодателем пользоваться личным имуществом. При этом износ данного имущества должен быть ему возмещен	Работник выполняет работы (оказывает услуги) посредством собственных средств
Порядок расторжения договора	Чтобы уволить работника, необходимы определенные основания. Также работник может по собственному желанию расторгнуть трудовой договор	Сам договор предусматривает порядок расторжения договора, то есть закон не устанавливает особых условий его расторжения
Ответственность за неисполнение обязанностей, предусмотренных договором	Для работодателя законом предусматривается административная ответственность, для работника – дисциплинарная. То есть взыскание, выговор, увольнение, но без штрафных санкций	Договор может предусматривать наложение штрафных санкций на работника. Работодатель со своей стороны обязан выплатить работнику проценты за пользование его денежными средствами, если он вовремя не оплачивает и не принимает работу
Налогообложение	Работодатель уплачивает подоходный налог, страховые взносы во внебюджетные фонды за работника	Если договор заключается с ИП, НДФЛ, взносы он уплачивает самостоятельно

Что, если нет трудовой книжки?

Если велась бумажная трудовая книжка, но будущий работник предоставить её не может в связи с утратой или повреждением, работодатель обязан оформить новую по письменному заявлению будущего работника (ст. 65 ТК РФ). Если он ранее не подавал согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде, он может это сделать при трудоустройстве. Тогда работодатель вправе сразу начать вести электронную ТК.

Если же трудовой книжки нет по причине отсутствия трудового стажа (работник трудоустраивается впервые), бумажную трудовую уже оформлять не нужно с 1 января 2021 года. Работодатель сразу формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде — отчёт СЗВ-ТД отправляется не позднее, чем на следующий день после издания приказа о приёме на работу.

1. Ознакомление соискателя с должностными инструкциями, и другими нормами предприятия.
2. Написание заявления работником, которого принимают на работу.
3. Заключение трудового договора (составляется в двух экземплярах). В нем прописываются права и обязанности сторон, данные о сотруднике, название должности и условия работы, оклад, реквизиты предприятия. Можно также оформлять сотрудника по гражданско-правовому договору (это дает преимущество – для таких договорных соглашений не обязательны выплаты по больничным и отпускам, и отчисления в ФСС).
4. Издание приказа о приеме на работу. В этом документе указываются: должность сотрудника, оклад, табельный номер. Приказ подписывается с двух сторон.
5. Внесение записи в трудовую книжку (трудовая книжка остается у работодателя).
6. Составление личной карточки работника. Ознакомление работника с записями в личной карточке.
7. Составление личного дела работника. В него вкладываются копии всех личных документов.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медучреждения, в которое направляется работник;
• ФИО работника и наименование должности;
• указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
• перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

В чем особенность для микропредприятий

Согласно свежей статье 309.2 ТК РФ работодателю-микропредприятию предоставлено право не принимать у себя локальных нормативных актов, регулирующих в нем трудовые отношения. Причем отказаться можно как полностью, так и частично.

Вместо перечисленных локальных актов такой работодатель может включить их нормы непосредственно в текст трудовых договоров с работниками.

Эти документы заключаются на основе типовой формы трудового договора, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858.

Следовательно, если работодатель, являющийся микропредприятием, принял решение регулировать трудовые отношения с работниками минуя локальные нормативные акты, то согласно требованиям ст. 68 ТК РФ для них исключается обязательность ознакомления с ними работников на этапе заключения трудового договора.

Во всем остальном (издание и подписание приказа о приеме на работу, ознакомление с ним работника, занесение сведений в его трудовую книжку и другие обязательные действия) ответ на вопрос, как оформить человека на работу в ООО, звучит так: «По общим правилам».

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу сотрудника, у ООО сразу, т.к. у нее есть директор – без него никуда, а у ИП, как появится такая необходимость. В этот момент возникает ряд вопросов – что нужно, какие документы, порядок приема, заявления, трудовые, трудовые договора и прочее. Эти моменты мы и отразим в этой статье и рассмотрим вариант, когда у вас есть кандидат и его нужно оформить документально.

Как платить зарплату иностранцам

Выше мы писали, что закон требует, чтоб квалифицированные специалисты получали большую зарплату. В остальных случаях оплата труда должна быть на отраслевом уровне для региона. При этом нельзя платить разные деньги иностранцам и местным на одинаковых должностях. К примеру, тракторист с российским паспортом получает 50 тысяч рублей. Если в компании есть еще один тракторист из Белоруссии, то ему придется платить те же 50 тысяч рублей. Иначе налоговики решат, что это уход от налогов. Сумму пересчитают и дадут штраф в 20% от сэкономленных денег.

Работодатель платит за иностранцев следующие налоги:

• НДФЛ — 13%.
• ПФР — 22%.
• ФСС — от 1,8 до 2,9% (зависит от статуса иностранца).
• За обязательное медицинское страхование — от 0 до 5,1% (зависит от статуса иностранца).

Обязательные по ТК РФ документы при приеме на работу

Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.

К первой группе относятся:

• паспорт или иное удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• СНИЛС.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета. К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:

К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:

• документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
• диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации (для исполнителей, которым по должности необходимы специальные знания и навыки);
• справка об отсутствии судимости, уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.

Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:

• свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
• иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
• военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
• справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.

Порядок заполнения трудовых книжек подробно описан в статье «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).

Похожие записи:

• Оформление сделок купли-продажи квартиры без риэлтора в 2023 году
• Какие доходы не облагаются страховыми взносами в 2023 году
• Как оформить завещание: обязательные условия, порядок удостоверения