Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Предоставление трудовых отпусков в 2022 году: от А до Я». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если вы работаете на окладе, каждый месяц вам начисляется одинаковая зарплата. Но есть «дорогие» месяцы — с большим количеством праздников и выходных, когда дни стоят дороже (за меньшее количество рабочих дней вы получаете ту же зарплату). В такие месяцы лучше работать и не брать отпуск, потому что вы можете потерять в зарплате.
Важные факторы для определения стажа
Существует несколько важных факторов, которые необходимо учитывать при определении отпускного стажа:
- Понимать разницу между рабочим и календарным годом.
- Календарный год является неизменным и продолжается с 1 января по 31 декабря.
- Рабочий год подразумевает двенадцать месяцев непрерывной работы у одного и того же работодателя. Для каждого сотрудника он носит индивидуальный характер и может меняться по мере исключения определенных периодов из стажа. Следовательно, началом рабочего года считается первый день работы у определенного работодателя. Последующие рабочие годы начинаются со дня следующего за днем окончания предыдущего рабочего года.
- Корректно определять периоды, входящие в трудовой стаж и дающие сотрудникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
- Учитывать, что отпускной стаж утрачивается при смене места работы. Чтобы получить право на отпуск, сотрудник должен иметь непрерывный стаж работы у одного работодателя.
- Иметь в виду, что не засчитывается трудовой стаж, приобретенный у предыдущего работодателя. После увольнения работника из компании производятся все необходимые расчеты, включая выплату компенсации за отпуск, который не был им использован.
Нюансы учета премий при расчете отпускных
Для учета премий при расчете отпускных установлен особый порядок (п. 15 Положения № 922):
|
Виды премии |
Порядок учета |
|---|---|
|
Ежемесячные премии |
Учитываются фактически начисленные премии в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода |
|
Премии за период работы, превышающий один месяц (квартальные, за полугодие) |
Учитываются фактически начисленные премии в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода. Если продолжительность периода, за который начислены премии, превышает продолжительность расчетного периода, то они учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода |
|
Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные премии по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год |
Премии учитываются независимо от времени начисления вознаграждения |
Отпускной стаж работника складывается из рабочих лет
1-й рабочий 2-й рабочий 3-й рабочий 4-й рабочий
год год год год
-------/-----¬-------/-----¬-------/-----¬---------/-------¬
¦22.03.2010 ¦¦22.03.2011 ¦¦22.03.2012 ¦¦22.03.2013 ¦
О-------------ОО-------------ОО-------------ОО-----О----------->
День ¦ 21.03.2011 21.03.2012 21.03.2013 15.09.2013
трудоустройства---------------------/-------------------------
Отпускной стаж
Схема 1 В каких случаях сдвигают рабочий год
Существуют периоды времени, которые не входят в отпускной стаж и поэтому сдвигают дату начала очередного рабочего года, то есть право на очередной отпуск наступает у работника позже. К таким периодам относится:
- время отпусков по уходу за ребенком до полутора (трех) лет (ч. 2 ст. 121 ТК РФ);
- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней в рабочем году (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ);
- время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе из-за отстранения его от работы в случаях, предусмотренных в ст. 76 ТК РФ (например, когда работник не прошел обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда).
Все периоды, включаемые и не включаемые в отпускной стаж, представлены в табл. 2 на с. 45.
Как считать учитываемые календарные дни расчетного периода
При полностью отработанном расчетном периоде количество учитываемых календарных дней определяется как произведение среднемесячного числа календарных дней (29,4) и количества полных календарных месяцев. Оно будет равно 352,8 календарного дня (29,4 x 12 мес.).
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения о среднем заработке, количество учитываемых календарных дней определяется как сумма произведения среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество полных календарных месяцев и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
Число календарных дней в неполном календарном месяце определяется путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Такой порядок установлен в п. 10 Положения о среднем заработке.
Период работы при предоставлении ежегодного отпуска
Трудовое законодательство закрепляет за работником право (а за работодателем, соответственно, обязанность) на предоставление ему ежегодного продолжительного времени отдыха, во время которого за ним сохраняется и рабочее место, и средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Минимальное количество дней отдыха составляет 28 календарных дней (ст. 115 К РФ) и может увеличиваться как законодательно (для определенных профессий), так документом, действующим у конкретного работодателя.
Помимо основного ежегодного отпуска у работника может возникать право на ежегодный дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ), что вызывается наличием:
- вредных/опасных условий труда;
- особых требований к выполняемой работе;
- ненормированного рабочего дня;
- особых климатических условий.
Минимальная протяженность дополнительных отпусков также регламентирована законодательно (ст. 117-119 ТК РФ), и она тоже может быть увеличена документом, принятым конкретным работодателем.
Оба вида ежегодных отпусков привязаны к конкретному промежутку времени, за который их следует предоставить. Этот период соответствует году. Но не календарному, а рабочему, отсчитываемому как промежуток времени, равный году, от даты трудоустройства к работодателю, отправляющему работника в отпуск.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Что такое рабочий год для предоставления ежегодного отпуска?
Нормативного определения данному понятию нет. Считается, что рабочий год — это полные 12 месяцев фактической работы и других периодов, учитываемых в стаже для такого отпуска. Отсчитывается рабочий год не с 1 января, как календарный год, а с даты приема работника на работу. Но окончание рабочего года (и, соответственно, начало следующего рабочего года) может сдвигаться (когда стажа для отпуска недостаточно) и в пересчете на календарные месяцы рабочий год может быть и длиннее 12 месяцев (читать далее…).
В стаж, дающий право на основной ежегодный отдых, помимо времени работы засчитываются периоды отсутствия на работе (ст. 121 ТК РФ):
- оправданного, во время которых за работником сохраняется рабочее место и средний заработок (в частности, время нахождения в командировках, в отпусках, на еженедельном отдыхе);
- не по вине работника;
- в течение 14 календарных дней (в общей сложности за год) в связи с оформлением отпуска без сохранения зарплаты.
Понятие и виды отпусков
Что же такое отпуск? В самом общем понимании можно сказать, что отпуск — это предоставляемое работнику время отдыха, перерыва в работе, оплачиваемое работодателем, организацией, в которой трудится работник.
Во время работы работник использует разные отпуска:
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ);
- дополнительные отпуска (ст. 116 — 119 ТК РФ);
- оплачиваемый и неоплачиваемый учебный отпуск (ст. 173 — 176 ТК РФ);
- отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ), который принято называть отпуском за свой счет.
Примечание: право использовать отпуск при рождении ребенка не зависит от усмотрения работодателя. Если отпуск оформлен неправильно, это не говорит о неуважительности причины отсутствия (Определение Верховного Суда РФ от 22.04.2019 по делу № 5-КГ19-21)
Должен ли оплачиваемый отпуск предоставляться работнику в обязательном порядке или его можно заменить компенсацией?
Предоставление оплачиваемого отдыха является одной из социальных гарантий, нарушение которой чревато штрафами для работодателя. Так, запрещается не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск:
- в течение двух лет подряд;
- несовершеннолетним;
- сотрудникам, занятым на работах с вредными/опасными условиями труда.
В противном случае могут быть наложены штрафы:
- для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб. (от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет при повторном нарушении);
- для ИП — от 1000 до 5000 руб. (от 10 000 до 20 000 руб. — в случае повторения нарушения);
- для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. (от 50 000 до 70 000 руб. — в ситуации повторного непредоставления).
Если работник попросит у работодателя денежную компенсацию взамен дней отдыха, то последнему не стоит соглашаться, ведь это тоже является нарушением трудового законодательства. Компенсацию можно выплатить только за дни свыше 28 календарных дней ежегодного отпускного периода. В общих случаях деньги вместо положенного ежегодного отдыха работник получает только при увольнении — в качестве компенсации за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ).
Как определить индивидуальный рабочий год сотрудника, дающий право на отпуск
Работодатель обязан предоставлять отпуск сотруднику за каждый год работы (ст. 122 Трудового кодекса РФ). При этом у каждого работника есть свой индивидуальный рабочий год, за который ему предоставляют ежегодный отпуск. Этот год отражают в графе «За период» приказа на отпуск.
Рабочий год очень редко совпадает с календарным годом. Только, если сотрудник принят на работу с 1 января. Дело в том, что начало первого рабочего года для отпуска отсчитывают с даты трудоустройства. Приведем пример. Работник устроился на работу 1 декабря 2020 года. Его первый рабочий год, если не было никаких исключительных периодов, о которых мы поговорим чуть позже, это период с 1 декабря 2020 года по 30 ноября 2020 года. Второй рабочий год – с 1 декабря 2020 года по 30 ноября 2020 года и т. д.
Таким образом, каждый работник имеет свой индивидуальный рабочий год для целей ежегодного отпуска, отсчет которого начинается с даты приема на работу.
Длительность рабочего года
В соответствии с разъяснением Минтруда (письмо «О предоставлении инвалидам отпуска…» от 06.10.2016 № 14-2/ООГ-8948) длительность рабочего года равна 12 месяцам, а его отличием от календарного является точка отсчета: дата заключения трудового договора. В рабочий год входят промежутки непосредственной работы сотрудника и иные сроки, которые на основании ст. 121 ТК включаются или не засчитываются в стаж.
Начисление стажа является условием, обязательным для соблюдения при получении ежегодного отдыха. Но каким образом стаж влияет на конституционное право на отдых?
Можно было бы предположить, что общее время трудовой и приравненной к ней деятельности связано с максимальным количеством времени, которое необходимо отработать за год для возможности реализовать право на отдых. Однако это неверно.
В чем различия рабочего года, отпускного стажа и расчетного периода
«Зарплата», 2013, N 10
При расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск бухгалтеры используют такие понятия, как рабочий год, отпускной стаж и расчетный период. Что характеризует каждое из них, чем они различаются и как применяются при расчете отпускных, рассмотрим в статье.
Рабочий год, отпускной стаж и расчетный период — это определенные отрезки времени, для каждого из которых имеет значение момент начала отсчета. При этом время, отработанное у предыдущих работодателей, ни в один из периодов не входит.
Рабочий год. Первый рабочий год отсчитывается со дня трудоустройства сотрудника в компанию:
- с даты начала его работы, указанной в трудовом договоре (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- со дня фактического допуска к работе, если трудовой договор с ним не был оформлен надлежащим образом (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).
Последующие рабочие годы начинаются со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года.
Отпускной стаж. Отсчет отпускного стажа, как и первого рабочего года сотрудника, начинается со дня его трудоустройства к работодателю. Отпускной стаж — это общий стаж работы сотрудника в данной компании, который складывается из рабочих лет сотрудника.
Расчетный период для исчисления отпускных составляет 12 календарных месяцев и отсчитывается с месяца, предшествующего месяцу, в котором работник уходит в отпуск.
Порядок оформления отпуска
Чаще всего индивидуальные предприниматели для оформления и учета отпусков используют формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»4.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков прописывают в графике отпусков (форма № Т-7).
В соответствии со ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала. Роструд в письме от 22.03.2012 № 428-6-1 отметил, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно (ознакомительные листы, ведомости, проекты приказов и т.д.).
Для оформления отпусков применяют приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6 или № Т-6а).
Сведения об отпуске отражают в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а).
В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) ежегодный основной оплачиваемый отпуск обозначают буквенным кодом «ОТ» либо цифровым кодом «09».
Расчеты отпускных выплат производятся на основе показателей СДЗ. Это значение вычисляется следующим способом: общую сумму, начисленную за срок последнего календарного года, нужно поделить на 12, а потом на 29,3 – количество среднемесячных календарных суток.
Для начислений тем сотрудникам, которые трудятся еще меньше 12 месяцев, используется другая формула. При этом учитываются только полные месяцы, отработанные уходящим в отпуск работником. Это количество умножают на 29,3, к полученному числу прибавляют количество дней, которые были фактически отработаны работником в течение неполных месяцев. Полученное значение делят на общую сумму дохода, который был начислен за отработанный срок.
Важно! Такие расчеты обычно применяются, когда сотруднику предоставляют отпуск через полгода после трудоустройства на новой работе.
Сколько дней отпуск сезонному работнику
Согласно ст. 293 ТК РФ, работодатель обязан предоставить сезонному работнику оплачиваемый отпуск из расчета 2 рабочих дня за каждый месяц работы. Это значит, что, проработав полный календарный месяц, сезонный работник может уйти в отпуск на 2 дня, проработав 2 месяца – оформить отпуск на 4 дня, и т.д.
В общем порядке, минимальный период беспрерывной работы на предприятии для оформления отпуска составляет 6 календарных месяцев. Однако, данное требование не распространяется на лиц, привлеченных к работе по срочному трудовому договору.
Сезонный работник может оформить отпуск на 2 дня после беспрерывной работы в течение 1-го календарного месяца. В исключительных случаях, по предварительному согласованию с работодателем, отпуск может быть предоставлен ранее – после 2-х недель работы. В таком случае период отдыха составит 1 день.
Подчеркнем, что на сезонных работников распространяются общий положения трудового законодательства, в соответствие с которым сотрудник может оформить отпуск без сохранения зарплаты, вне зависимости от отработанного на предприятии периода.
Рассмотрим пример. 01.07.2023 года Дубков С.Д. устроился на работу в ООО «Садовод». Трудовой договор Дубкова составлен с учетом следующих положений:
- срок действия договора – с 01.07.2023 года по 01.10.2023 года (3 месяца);
- Дубков привлечен к работе по сбору урожая яблок.
01.08.2023 году Дубков оформил отпуск на 2 дня (с 7 по 8 августа).
15.08.2023 года Дубков снова обратился к руководству ООО «Садовод» для оформления отпуска на 2 дня – с 20 по 22 августа 2023. Так как 2 дня отпуска, начисленные за июль, Дубков использовал ранее, а за первые 2 недели августа Дубкову начислен 1 день отпуска, дни отдыха с 20 по 22 августа оформлены Дубову в следующем порядке:
- 08.2023 – 1 день ежегодного оплачиваемого отпуска;
- 08.2023 – 1 день отпуска за свой счет.
По закону отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, как они работают — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить. Сотрудник имеет право отдыхать каждый год. А для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.
Отпуск считают за рабочий год, а не за календарный — с того дня, когда сотрудник устроился на работу.
Сотрудник пришел в компанию 10 октября 2019 года, его рабочий год — с 10 октября 2019 года по 9 октября 2020 года. За это время он должен был получить отпуск. Следующий рабочий год сотрудника начнется с 10 октября 2020 года.
Иногда рабочий год может стать длиннее, например, если человек взял больше 14 календарных дней отпуска за свой счёт. Например, если он отдыхал за свой счет 20 дней, рабочий год увеличится на 6 дней.
В первый год работы сотрудник получает право на отпуск через 6 месяцев. Ключевое слово здесь — право. Не значит, что сотрудник сразу получит отпуск, но может обсудить даты отдыха с работодателем. Если сотрудник договорится с работодателем, можно уйти в отпуск и раньше. В следующие годы сотрудник может уйти в отпуск в любое время по графику отпусков.
В этих ситуациях работодатель не может отказать в отпуске:
Эти сотрудники могут выбрать удобное для них время отдыха, даже если это не вписывается в планы работодателя.
Какие налоги и взносы нужно уплатить
Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит НФДЛ и взносы. Все эти тонкости знают бухгалтеры, но на всякий случай все равно обращаем на это внимание.
НДФЛ — со всей суммы отпускных. Сотрудник получает отпускные за минусом налога. Перечислить НДФЛ в бюджет нужно до последнего числа месяца, в котором отпускные выплачены, а если это выходной — в первый рабочий день следующего месяца.
Сотрудник ушел в отпуск 15 октября 2021 года, НДФЛ нужно перечислить в бюджет 2 ноября, потому что 31 октября — суббота. Но можно перечислить и раньше, это не запрещено.
Страховые взносы — платит работодатель. Всю сумму отпускных облагают страховыми взносами и включают в облагаемую базу за тот месяц, в котором они начислены. Перечислить взносы в бюджет нужно в следующем месяце. Причем неважно, когда сотрудникам выплатили отпускные.
Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре. За октябрь — включаем в базу по страховым взносам. Перечислить взносы в бюджет нужно до 15 ноября.
Налог на прибыль — если компания на ОСНО. Учет отпускных зависит от метода учета доходов и расходов в компании. При методе начисления учитывают одним из двух способов:
1. Включают в расходы ежемесячно по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.
Компания «Альфа» применяет метод начисления. Отчетный период по налогу на прибыль — первый квартал, полугодие и девять месяцев.
Инженер идет в отпуск с 26 марта по 8 апреля, получил отпускные — 30 000 ₽.
В расходах по налогу на прибыль бухгалтер отразит отпускные так:
2. Создают резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Отчисления в такой резерв признают в расходах равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск, а оплату отпусков списывают за счет резерва.
Работодатель не обязан формировать резерв и делает это по желанию. Все эти тонкости тоже знают бухгалтеры.
Налог при УСН «Доходы минус расходы». Отпускные с НФДЛ учитывают в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату уплаты в бюджет.