Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Транспортная накладная 2023: скачать бланк, образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронная транспортная накладная (ЭТН) – это электронный аналог бумажной транспортной накладной (ТН), который отличается от нее способом хранения и передачи информации. В отличие от обычной ТН, которую необходимо заполнять вручную на специальном бланке, ЭТН может быть заполнена и хранится электронно, без использования бумажного носителя.
Кто составляет транспортную накладную?
Рассмотрим пункты 7 и 23 правил перевозок грузов:
Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, грузоотправителем по форме согласно приложению N 4 на бумажном носителе или в виде электронной транспортной накладной.
…
23. Оформление (формирование) транспортной накладной или заказа-наряда в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, может осуществлять перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если это предусмотрено соглашением сторон.
До 1 марта 2022 года в Постановлении Правительства было прямо указано, что по умолчанию транспортную накладную составляет грузоотправитель, то есть человек или организация, которые передают груз перевозчику (транспортной компании).
В случае перевозки груза для личных, семейных или домашних нужд транспортную накладную может оформить перевозчик (транспортная компания).
С 1 марта 2022 года подобных указаний в нормативном документе нет, то есть транспортная накладная может быть составлена любым участником перевозки.
Важно понимать, что изначально транспортная накладная заполняется не полностью. Некоторые поля должны быть оставлены пустыми, т.к. они заполняются в процессе перевозки, либо при погрузке или выгрузке груза.
28. Перевозчик (водитель) по завершении погрузки подписывает транспортную накладную и в случае необходимости указывает свои замечания и оговорки при приеме груза в пункте 8 транспортной накладной на бумажном носителе или в электронной транспортной накладной.
70. В случае оформления транспортной накладной на бумажном носителе при подаче транспортного средства под выгрузку грузополучатель вносит в транспортную накладную в присутствии перевозчика (водителя) фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, а также состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования, массу груза и количество грузовых мест и (или) информирует об отказе принять груз с обоснованием причин (при наличии). Перевозчик (водитель) вносит оговорки и замечания (при наличии) о дате и времени прибытия или убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест.
Например, после завершения погрузки водитель подписывает накладную и указывает в ней свои замечания. А при разгрузке транспортного средства в накладную вносят данные и водитель, и грузополучатель.
Важные требования к оформлению
При оформлении транспортной накладной (ТТН) необходимо соблюдать определенные требования и условия, установленные законодательством. Важная информация, которую необходимо указать при заполнении накладной, включает в себя данные о грузоотправителе, грузополучателе, дате и месте отправления и прибытия, а также о количестве и характере груза.
Одно из важных условий оформления ТТН — использовать утвержденный образец бланка накладной. Кроме того, необходимо придерживаться установленного порядка и правил заполнения документа. Например, указывать информацию о грузоотправителе и грузополучателе в точности, как она указана в учредительных документах организаций.
Сроки хранения накладной также предусмотрены законодательством. Она должна храниться в течение определенного времени (например, 5 лет с момента отправки груза), чтобы при необходимости можно было предъявить ее в органы контроля.
Отличается электронная ТТН от обычной бумажной в том, что она оформляется с использованием специальных электронных форм и заполняется в электронном виде. Это предусмотрено как альтернативный вариант оформления ТТН в соответствии с действующим законодательством.
В общих чертах, оформление транспортной накладной регламентируется актами законодательства и устанавливает правила заполнения и хранения документа. Каждая накладная должна содержать всю необходимую информацию о грузе и его передвижении.
Чем ТТН отличается от ТН?
До импорта груза использовался другой документ — товарно-транспортная накладная (б/л). Однако после первого использования второго от него не отказались. Сейчас используются оба документа: транспортная и почтовая накладные. Каковы различия между ними?
Коносамент (б/л): первый документ, на основании которого оформляется груз.
- Он помогает зафиксировать движение товара между продавцом и покупателем.
- Обеспечивает законность перевозки во время дорожных проверок.
- Он разделен на два раздела — отдел торговли и отдел транспорта. В них содержится информация о товарах и этапах перевозки.
- Это является основанием для: a) оплаты автоперевозки; b) выставления счета за товар отправителем; и зачета товара получателем.
- Заполняется в четырех экземплярах. Более подробно о правилах выдачи ТТН, бланк и образец — здесь >>
Правила заполнения транспортной накладной
Чтобы грамотно и корректно провести оформление документа, необходимо знать несколько нюансов:
- Печать и подпись в транспортной накладной необязательна, однако ее наличие допускается при необходимости.
- В случае, если для заполнения той или иной строки нет необходимой информации, можно поставить прочерк.
- Разделы, на которых стоит пометка “при необходимости”, необязательны к заполнению.
- Если в ходе заполнения транспортной накладной или по его завершению меняются условия транспортировки, например, адресат, необязательно заполнять новую форму документа. Все изменения отмечаются в разделе 9 “Переадресовка”.
- Чтобы транспортная накладная выполняла также и функцию расчетного документа, подтверждающую сумму расходов на перевозку, необходимо заполнить раздел 12 “Стоимость перевозки груза”.
Транспортную накладную можно оформить и в электронном виде, и в печатном. Вещественная бумажная транспортная накладная заполняется в трех экземплярах на каждого из участников грузоперевозки: грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Вместе с этим каждая из сторон заполняет свою определенную часть транспортной накладной, составляющую один или несколько пунктов.
Транспортная накладная оформляется единовременно на одно единственное транспортное средство. В случаях, когда в транспортировке груза участвуют несколько автомобилей, необходимо оформлять документ на каждый из них.
Как правильно заполнить ТН: Перевозчик
Перевозчику предстоит заполнить не меньшую часть объема транспортной накладной, а именно пункты 6-12. Пример заполнения данного блока представлен ниже.
Пункт 6. В данном разделе заполняются точные и исчерпывающие данные о перевозчике: данные компании или ИП, предоставляющие услуги по перевозке, а также ФИО, ИНН и контактный телефон самого водителя.
Пункт 7. Седьмой пункт отведен для заполнения данных о автомобильном транспорте, участвующем в грузоперевозке: марка, грузоподъемность, вместимость, регистрационный номер и т.д.
Пункт 8. Данный раздел заполняется по факту приема груза перевозчиком и обозначает переход ответственности за сохранность и своевременную доставку груза на компанию-перевозчика.
Пункт 9. Сюда при необходимости можно внести информацию о смене условий доставки, в частности, о переадресовке.
Пункт 10. В данном пункте перевозчик оставляет отметку по завершению перевозки груза.
Пункт 12. При согласовании необходимости заполнения данного пункта грузоперевозчик вносит сюда следующие данные: реквизиты организации, оказывающей услуги по перевозке грузов, в которой он состоит, а также перевозочного договора и ответственных лиц.
Транспортная накладная с 01.03.2022 — что изменилось
С 2022 года изменились правила грузоперевозок, а с 01.03.2022 транспортная накладная составляется на новом бланке и по новым правилам (Постановление Правительства от 30.11.2021 N 2116).
С этого года электронными транспортными накладными стороны договора перевозки груза могут обмениваться в рамках электронного документооборота. Обновленные правила грузоперевозок разрешают применять транспортную накладную как первичный документ. Правда, тогда заполнять экземпляров придется больше — 4, а не 3, причем оригинал для грузоотправителя оформляется только на бумаге.
Порядок составления транспортной накладной приведен в отдельной главе правил. Обязательны к заполнению все ее разделы, кроме тех, где обозначено «при наличии» или «при необходимости».
Из нового бланка ТН убрали 5 разделов:
- 8-й — «Условия перевозки»;
- 9-й — «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению»;
- 12-й — «Оговорки и замечания перевозчика»;
- 13-й — «Прочие условия»;
- 15-й — «Подписи сторон».
Таким образом, новый бланк транспортной накладной состоит из 12 разделов (вместо прежних 17-ти).
Сведения о массе груза (кроме опломбированного) теперь заносятся не только по результатам взвешивания, но и на основании расчета, исходя из объема и техдокументации груза.
В раздел о стоимости перевозки грузов включили реквизиты для первичного документа, в т. ч:
- должности;
- основания полномочий представителей грузоотправителя и перевозчика;
- даты подписания документа.
При этом если в реквизите ТН о стоимости груза вы сделаете ошибку, исправлять ее необходимо по правилам бухучета: с указанием даты исправления и подписей лиц, составивших документ. Электронная ТН исправляется новым электронным документом (п. 20 ФСБУ 27/2021).
Транспортная накладная: когда применяется?
Документ оформляют при автомобильных грузоперевозках. Например, когда продавец на своем транспорте осуществляет доставку товара покупателю. Или для транспортировки привлекается третье лицо — экспедиторская компания-перевозчик. В накладной фиксируются стороны, участвующие в перевозке (отправитель, перевозчик, получатель) и ее условия.
Необходимость оформления в таком случае специального документа прописана в п.7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление № 2200, далее — Правила).
Новая транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. Если такого договора нет, то и накладная не оформляется. Например, когда владелец товара фрахтует автомобиль и при этом сам сопровождает груз. В таком случае вместо накладной подписывается заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Если компания просто перевозит свой товар с одного склада на другой, оформляется путевой лист.
Изменения в накладной
- Представленная форма транспортной накладной не предполагает внесение последующих изменений. Можно только зафиксировать существенные события в разделе 11 или внести фактические данные по выдаче груза в разделе 10.
- Изменить во время транспортировки в ТРН можно лишь конечный пункт назначения. Для этого в документе есть специальный раздел 9. В нём пишется новый адрес доставки и сведения о грузополучателе. Первый адрес автоматически становится недействительным.
- Изменение других условий доставки, например, ответственности сторон за порчу груза, оформляется отдельным документом — дополнительным соглашением к договору поставки.
Исправление ошибок в бумажной ТРН
Если при заполнении транспортной накладной допущена ошибка в момент погрузки, транспортировки или выгрузки товара, её нужно исправить. Для этого необходимо:
- аккуратно (одной линией) зачеркнуть неверную запись;
- в свободном месте внести верные данные;
- подтвердить достоверность исправления, следует под ним указать фамилию исправившего запись лица и заверить всё подписью.
Чем ТТН отличается от ТН?
До импорта груза использовался другой документ — отгрузка (б/л). Однако после первого использования второго от него не отказались. Теперь используются оба документа: отгрузка и почтовое отправление. Каковы различия между ними?
Погрузка (б/л): погрузка — это первый вопрос, для которого выписывается коносамент.
- Она помогает зафиксировать перемещение товара между продавцом и покупателем.
- Она подтверждает законность перевозки во время дорожных проверок.
- Она состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В них содержится информация о товаре и этапах транспортировки.
- Он служит основанием для (а) оплаты автомобильных грузовых перевозок, (б) выставления счета за товар отправителем и зачисления товара получателем.
- Заполняется в четырех экземплярах. Более подробно о правилах выдачи ТТН, бланк и образец — здесь >>
Передача груза проводкой:.
- Подтверждает заключение договора о передаче груза.
- Подтверждает действительность перевозки.
- Содержит только часть перевозки. Содержит информацию о перевозчике, отправителе, получателе, условиях перевозки и информацию, подтверждающую перевозку груза и ее стоимость.
- Способы транспортировки, упаковки, маркировки и коэффициенты загрузки: содержит информацию о террасах, используемых для определения веса, объема и габаритов. Эта информация не включается в отправление.
- Включает указания отправителя о необходимых параметрах транспортного средства, данные об условиях транспортировки, фактическое состояние груза, пломб, террас и упаковки, оговорки и замечания перевозчика. Эта информация не включается в отправление.
- Номера телефонов юридических лиц (отправителя, получателя, перевозчика) не включаются, но включается номер лица, ответственного за передачу.
- Подпись сотрудника, разрешающего выдачу груза, и подпись лица, объявляющего груз, не требуются. Подписи бухгалтера, начальника или руководителя также не требуются. Груз должен иметь все эти подписи в товарной секции.
- В отличие от ТДТ, не содержит информации о плательщике — имени, адреса и банковских позиций.
- Служит основанием для оплаты автомобильных перевозок.
- Проверяет стоимость автомобильных перевозок.
- Это не является основанием для получения товара покупателем и аннулирования товара поставщиком; в ЕСС отсутствует раздел, содержащий необходимую информацию. Цены за единицу товара и общая стоимость всех поставок не указываются. Может быть указана только объявленная стоимость груза. Таким образом, можно рассчитать компенсацию в случае недостачи или повреждения товара по вине перевозчика.
- Тройное захоронение. Инструкции по заполнению коносамента и пример пустого бланка 2023 см. ниже.
Общие условия к заполнению ТН
- Все разделы груза должны быть заполнены, если только раздел не помечен «(по необходимости)» или «(при наличии)». Если нет информации или оснований для заполнения отдельных строк (столбцов) грузовой партии, они могут быть отмечены прочерком.
- Уплотнять груз не обязательно. Это не предусмотрено формой. Отсутствие печати на коносаменте не представляет налоговой опасности. Однако наличие печати не является ошибкой.
- Передача договора передачи может осуществляться путем оформления коносамента на бумажном носителе или в виде электронного счета-фактуры по форме Приложения N 4 Инструкции 2116.
- Груз подписывается отправителем (лицом, осуществляющим погрузку груза на транспортное средство), получателем (уполномоченным им лицом) и перевозчиком (водителем). Водитель не уполномочен действовать от имени двух сторон договора о передаче груза.
- Груз оформляется на бумаге в трех экземплярах (оригинал) для отправителя, получателя и перевозчика соответственно или составляется в виде электронной накладной.
- В соответствии с разделом 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», если отправление используется в качестве первичного учетного документа, составляется четвертый экземпляр (оригинал) бумажной накладной отправителя.
- Разделы 1 «отправитель», 1А «клиент передачи груза (при наличии)», 2 «получатель», 4 «грузовой документ» (при наличии), 6 «перевозчик», 7 «транспортное средство», 8 «подробная квитанция о приеме груза, указанная в», 9 «отчет» (при наличии), 12 «стоимость передачи груза (фиксированная плата) в рублях (при наличии)» для юридических лиц. При наличии)», для юридических лиц — полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона- физических лиц — фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН или строка, номер, водительское удостоверение (для водителей), номер телефона. В разделе 8 «Загрузка форта», если лицо, выполнившее загрузку (лицо-владелец объекта инфраструктуры в пункте загрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 «Отправитель», следует указать только реквизиты документации. Должно быть указано только имя.
- Информация, которая должна быть указана в отношении документа (сопроводительного документа), включает автора документа, название документа, дату документа и номер автора.
- Если водитель и перевозчик заменяют транспортное средство, переданное водителю, перевозчик уведомляет договаривающуюся сторону договора о передаче о замене и причинах этого до выгрузки транспортного средства, если иное не указано в договоре о передаче. Грузы с дополнительной информацией об обмене информацией, предусмотренной в разделах 6 «Перевозчик» и (или) 7 «Транспортное средство».
- В груз могут быть внесены изменения. По завершении печатной отправки груза, если она ошибочна, она исправляется следующим образом (ст. 9 Закона n 402-ФЗ, п., Флаг — Глава — Бухгалтерия-33): 1) ошибочная запись удаляется. строка в читаемом виде — 2) правильная регистрация — 3) сообщается об «исправлении» замечания и дате исправления — 4) исправление заверяется подписью лица, предъявившего претензию, со ссылкой на их. фамилию и их инициалы (и любой другой информацией, необходимой для идентификации этих лиц).
- Масса груза определяется путем: а) взвешивания (определения разности между массой транспортного средства после нагрузки и до нагрузки по общей массе или массе на основе веса) — б) геометрического расчета данных измерений по данным геометрического расчета данных измерений количества груза и (или) технической документации на это и (или) средств измерений в качестве средств измерений Средства измерений, прошедшие периодическую поверку в соответствии с федеральным законом «об обеспечении единства измерительных модулей», зарегистрированные как
Транспортная накладная с 01.03.2022 — что изменилось
С 2022 года правила изменились и с 01. 03. 2022 года перевозки осуществляются в новом формате и по новым правилам (Постановление Правительства РФ от 30. 11. 2021 N 2116).
В этом году электронные коносаменты могут обмениваться с частью соглашения о передаче в рамках электронного документооборота. Обновленные правила экспедирования грузов позволяют использовать коносамент в качестве первичного документа. Однако в этом случае необходимо заполнить большее количество экземпляров — не четыре, а прототип отправителя рисуется только на бумаге.
Процесс отгрузки вынесен в отдельную главу правил. Все разделы обязательны для заполнения, кроме тех, которые отвечают за «если есть» или «по мере необходимости».
Из новой формы ГС были удалены пять разделов.
- Раздел 8 — ‘Условия передачи’, Раздел
- 9-й — «Информация о приеме исполнительных листов (заявок)»; и
- 12-й — «Назначения и замечания перевозчика»; и
- 13-й — ‘Различные условия’; и
- 15 — «Подписи сторон».
Таким образом, новый бланк транспортной накладной состоит из 12 разделов (вместо прежних 17).
Информация о весе груза (за исключением закрытых грузов) вносится на основании взвешивания, а также расчетов, основанных на количестве груза и технической документации.
Стоимость передачи включает в себя сведения о следующих основных документах
- Сиденья.
- База допусков для представителей погрузчика и перевозчика.
- Дата подписания документа.
Однако если при регистрации ТН ВЭД на себестоимость была допущена ошибка, ее необходимо исправить в соответствии с правилами бухгалтерского учета. Для этого ставится дата исправления и подпись лица, составившего документ. В электронный ТР внесены изменения в новый электронный документ (п. 20 Бюллетеня Правительства 27/2021).
Ответственность за искажение транспортной накладной
За указание ложных сведений или отсутствие обязательной информации в ТН о свойстве груза, его массе, состоянии, габаритах, степени опасности, а также о необходимых мерах предосторожности при перевозке грозит наказание. Его размер определяется законом №259-ФЗ от 8 ноября 2007 года «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Ответственность за ложную информацию в транспортной накладной или непредоставление необходимых сведений несет грузоотправитель. За совершение данного нарушения грозит штраф в размере 20% от провозной платы. Кроме того, отправитель должен будет возместить ущерб, нанесенный перевозчику.
Водителю грозит штраф в размере 500 рублей за транспортировку груза без ТН в соответствии со ст. 12.3 КоАП (часть 2).
Сколько экземпляров транспортной накладной нужно составить?
Коносамент составляется (оформляется) на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве.
Товарно-транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3-х экземплярах (оригиналах) для отправителя, получателя и перевозчика соответственно либо создается в виде электронной товарно-транспортной накладной.
…
В случае использования в качестве первичного учетного документа накладной в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» для отправителя оформляется четвертый экземпляр (подлинник) накладной на бумажном носителе.
Минимальное количество накладных – 3 экземпляра (для отправителя, получателя и перевозчика). Если транспортное средство осуществляет несколько однотипных перевозок, допускается оформление на них одной путевой накладной.
Четвертый экземпляр счета-фактуры при необходимости может быть подготовлен для бухгалтерии отправителя.
При погрузке перевозимого груза на разные транспортные средства составляется (оформляется) количество путевых листов, соответствующее количеству используемых транспортных средств.
Если груз перевозится на нескольких транспортных средствах, количество путевых листов должно соответствовать количеству транспортных средств. При этом каждый из счетов-фактур должен быть в 3-х экземплярах.
Порядок оформления транспортной накладной (с марта 2022 года)
| Основные правила | |
| Когда выпущено | При доставке грузов по договору перевозки |
| Кто составляет | Как правило, лицо, являющееся грузоотправителем по договору перевозки |
| Какой груз указан | Одна или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве (V) |
| В какой форме находится | Можно составить на бумаге, либо оформить в электронном виде ТН |
| Кто подписывает | Грузоотправитель (лицо, которое загружает в транспортное средство), грузополучатель (или уполномоченное лицо) и перевозчик (водитель).
Водитель не может действовать от имени обеих сторон договора перевозки |
| Какая информация предоставляется об участниках перевозки (отправитель, получатель, перевозчик и т.д.) | Для юридического лица: ФИО, ИНН, адрес местонахождения, номер телефона.
Для физических лиц: ФИО, ИНН, номер телефона |
| Электронный ТН | |
| Нужно ли дублировать электронный ТН на бумаге | Не обязательно |
| Какие подписи использовать | Расширенные квалифицированные электронные подписи (ECES).
Водитель вправе использовать простую электронную подпись, либо усиленную неквалифицированную ЭП (при условии последующей подписи перевозчиком ТН для своего УКЭП) |
| Бумага ТН | |
| Сколько экземпляров выпустить | Три копии (оригиналы): для отправителя, получателя и перевозчика.
Если ТН используется как первичный учетный документ, требуется четвертый экземпляр — для отправителя |
Как заполнять товарно-транспортную накладную (ТТН) — правила, образец
Поскольку это учетный документ, то следует соблюдать нормы его оформления. Он в обязательном порядке будет задействован в бухучете, если удостоверяет реальный факт хозяйственной жизни предприятия. Нельзя недописать информацию в нужных ячейках, делать простые помарки поверх готового варианта, неточно представлять здесь информацию и пр. Исправления должны заверяться с простановкой даты их внесения. Ответственные лица расписываются и оставляют здесь свои Ф.И.О. Первичную документацию разрешено составлять на бумажном носителе или хранить в виде электронного экземпляра. Но поскольку здесь идет речь о сопроводительном документе, то он делается исключительно в бумажной версии. Его предстоит доставить по условленным адресам и собрать подписи.
Несмотря на разрешение не использовать унифицированный формат, структурированность в ТТ-накладной обязательно имеется. Все нужно излагать четко и информативно. В начале ведения хоздеятельности можно взять в открытом доступе распространенные примеры. Но в дальнейшем рекомендуется отладить работу и применять типовые формы. Помочь в составлении помогут специализированные программы.