Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сложные вопросы составления и внесения изменений в штатное расписание». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вообще, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Но кто подписывает штатное расписание, ясно из унифицированного бланка — кроме составителя, еще и главный бухгалтер.
За что полагаются надбавки
Трудовой кодекс регулирует только минимально допустимые значения. Общий же уровень надбавок в конкретной организации остается на усмотрение руководителя. Так, надбавки могут устанавливаться:
- За наличие образования особого вида и уровня, ученой степени, наград и пр. Чем более квалифицированный работник выполняет возложенные на него обязанности, тем большей надбавки он заслуживает.
- За высокие результаты приложенных усилий в профессиональной деятельности в этой организации.
- За высокое профессиональное мастерство при выполнении своих обязанностей.
- За выполнение особо ответственной и важной функции в общем цикле работ и пр.
Как вносить изменения
Поскольку штатку утверждают приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.
Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.
Важно!
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.
Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.
Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ, можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Если в организации нет вакантных должностей
Многих работодателей интересует: можно ли в случае отсутствия вакантных должностей поручить штатному работнику дополнительную работу путем заключения гражданско-правового договора?
Обратимся к гражданскому законодательству. В соответствии с п. 2 ст. 1 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Гражданские права могут быть ограничены только на основании федерального закона и в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
Что такое вилка или арбитражная ситуация в букмекерском сленге
Букмекерская вилка или арбитраж – это вид финансовой деятельности, оборачивающий в пользу игрока разницу цен между двумя рынками. В случае с вилкой цена является коэффициентом, а рынки в определенном количестве конкурирующими букмекерами. Данная математически просчитанная ситуация за счет обеспечения возможности ставить на все противоположные исходы состязаний приводит к выигрышу при любом исходе матча.
Для возникновения букмекерской вилки должна произойти одна из следующих причин:
- наличие высоких коэффициентов от двух противоположных букмекеров одновременно, что дает возможность сделать высокую ставку и получить прибыль при любом раскладе;
- отсутствие адекватного контроля со стороны букмекеров, в результате чего теряется ситуация и возникает предельная разница между коэффициентами;
- ошибки со стороны букмекеров при совершении подсчетов, что формирует высокие коэффициенты, чего в настоящее время практически не происходит.
Сущность персональной надбавки
Сотрудник может получать не только «голый» оклад, но и дополнительные выплаты, в том числе назначаемые и помимо заработной платы.
В Трудовом кодексе нет точного определения надбавки. Входящая в состав заработной платы, отраженная в трудовом договоре или допсоглашении к нему надбавка является общей для всего персонала при наступлении определенных условий, например, за работу в некоторых климатических зонах, за вахтовый труд и др. Персональными такие надбавки не считаются.
Если же назначать надбавку работодатель не обязан, но он делает это для отдельных сотрудников в индивидуальном порядке, отражая условия назначения в специальном Положении, колдоговоре или другом локальном акте, такая выплата и будет персональной надбавкой. Право назначать такие выплаты работодателем предоставляет ст. 135 ТК РФ.
Когда составляют распоряжение на утверждение ШР
Это отправная точка, позволяющая использовать документ в учреждении. Бумагу необходимо разрабатывать в тех организациях, где применяется труд наемных работников. ТК РФ (ст. 57) устанавливает, что в трудовом договоре отражаются и трудовая функция в соответствии со штатным расписанием, и размер дохода, определенный в «штатке».
В процессе осуществления планирования оформляют локальный распорядительный акт о введении в действие штатного расписания, так как сведения из него применяются при формировании бюджета по зарплате. Этим же документом поясняют расходы на оплату за работу в целях обложения налогами.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить сокращение 0,5 ставки в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.
, чтобы прочитать.
Единая унифицированная форма приказа об утверждении штатного расписания отсутствует, поэтому работодатели формируют его в свободном формате.
Документ составляется ответственным работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер). Предварительно необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, иные данные (адрес, телефон и т. д.), так как главная цель — определить структуру, численность и размер заработной платы. Распорядительный акт подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.
Введение новых штатных единиц
Если необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, то работодатель издает приказ об изменении штатного расписания и введении новых должностей, отражающий все нововведения. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено, его оформляют в соответствии с общими правилами:
- в шапке документа указывают наименование предприятия;
- ниже прописывают: приказ №, проставляют номер;
- слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда документ выпущен;
- указывают каждую корректировку и причину, по которой она проводится;
- вписывают предложения по решению описанных вопросов;
- закрепляют ответственных за исполнение принятого решения;
- при необходимости указывают тех, кто обязан ознакомиться с документом (например, бухгалтер);
- подпись составившего и ее расшифровка.
Как внести изменения в штатное расписание
В течение всего периода, пока действует штатное расписание, в нем должны находиться только актуальные данные. Это связано с тем, что такой документ очень часто запрашивают контролирующие органы в процессе проведения проверок. Потому, в бланке нужно отражать все изменения, которые возникают в штате компании.
Процедура изменения штатного расписания находится в зависимости от того, какое количество изменений нужно отразить в нем. Если их существенное количество, то проще будет прекратить действие старого документа и ввести в действие новый, учитывающий все нововведения.
Если же число изменений минимально, то ответственный сотрудник готовит приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Обычно необходимость внести исправления в документ происходит в следующих ситуациях:
- В организации сформированы новые отделы либо подразделения;
- Создана новая должность;
- Происходит смена названия у должностей, которые уже находятся в штатном расписании;
- У должностей производится изменение окладов либо тарифных ставок;
- Исключается какой-либо отдел либо должность.
Если возникает ситуация, при которой у действующего сотрудника изменяются условия труда (например, меняется должность), то перед выполнением такого изменения требуется получить у него письменное согласие на него. А затем, когда разработан и принят новый документ, с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором учитывается произведенное изменение.
С принятым документом также знакомят всех исполнителей, на которых возлагаются какие-либо специфические обязанности. На всех сотрудников компании, которых так или иначе затрагивают изменения в штатном расписании, оформляется листов ознакомления.
Если в штатное расписание нужно добавить новые должности, то в распоряжении указываются списком их название и соответствующее число единиц. Такие бланки можно принимать сразу, без согласования либо ознакомлений. Но если новые должности будут затрагивать каким-либо образом сотрудников на уже имеющихся, то ознакомление производить нужно обязательно.
С 1 января 2013 года коммерческие организации могут составлять штатный регламент в свободной форме, но многие предпочитают использовать привычную форму Т-3, которая регламентирована Госкомстатом РФ (постановление №1 от 05.01.04.).
В свою очередь Трудовой Кодекс РФ в статьях 62 и 88 регламентирует права работников предприятия получать официальные сведения об условиях своего труда. Эти статьи утверждают право сотрудников требовать выдержки из внутренних бумаг, к которым и относиться данный вариант.
Выписки из штатного расписания могут быть затребованы для предоставления в трудовые инспекции, фонд пенсионного или социального страхования, а также для конкурсов и вступления в СРО.
Инспекции требуют этот документ в ходе регулярных проверок условий труда, а фонды – для правильного начисления выплат и страховых взносов, а также установления трудового стажа. Помимо этого, выписка из штатного расписания требуется для участия работника в судебных разбирательствах, которые проводятся в случаях увольнения без причины, незаконного сокращения или производственного конфликта между работником и работодателем.
Важно! Для участия в конкурсе тендеров выписка из штатного расписания предоставляется обязательно в пакете с прочими документами, касающимися взаимоотношений рабочих и предприятия.
Что касается СРО, то эти организации призваны контролировать деятельность компаний, и если фирма хочет вступить в ее ряды, то обязана предоставить все необходимые бумаги, в том числе и данную выдержку. Эта бумага дает полное представление о количестве работников, а соответственно, и их эффективности, об издержках предприятии на заработную плату.
Приказ о введении ШР не имеет строгой формы. Поэтому его оформляют на бланке предприятия в свободной форме с соблюдением основных требований к созданию распорядительной документации, то есть обязательно указывают общие сведения о работодателе, дату выпуска и порядковый номер распоряжения, наименование документа «ПРИКАЗ о…».
Основная часть состоит из двух разделов. В первом уточняют причины принятия нового решения — реорганизация компании, совершенствование организационной структуры, расширение производства, мотивация сотрудников, другие основания. Второй раздел — вводная часть — должен содержать следующие данные:
- количество работников по новому (измененному) ШР;
- размер фонда оплаты труда;
- дату, с которой изменения вступают в силу;
- лица, ответственные за исполнение распоряжения.
Здесь же могут быть даны дополнительные указания. Например, в случае сокращения штата можно дать распоряжение о подготовке и рассылке уведомлений о предстоящем изменении и подготовке соглашений об увольнении. Если принято решение повысить оклады, надо распорядиться о подготовке дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками.
Приложением к документу может быть само штатное расписание. В тексте уточняют его номер и дату принятия. Подписывает распоряжение о введении ШР руководитель компании. Также в нем должны стоять подписи упомянутых лиц, ответственных за какие-то действия. Знакомить с текстом всех работников предприятия не надо.
Особенности, о которых надо помнить, покажет образец приказа о введении штатного расписания.
КТО должен вносить изменения
В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению документа выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование нормативного акта, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек. Так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников.
Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда. То составлением данного документа занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала. И, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатку передаются им. Но нередки случаи, когда составлением и изменением ШР опять же занимаются сотрудники бухгалтерии.
Обязательно применять именно форму Т-3?
Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.
В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?
Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.
- Штатная расстановка — документ, являющийся аналогом штатного расписания, но отличающийся от него наличием не обобщающих плановых, а фактических данных. Фактические данные показываются применительно к каждому из работников и существенно расширяются за счет включения в них дополнительных сведений, относящихся к работнику.
- Штатная расстановка создается на какую-то конкретную дату и затем корректируется по мере появления кадровых изменений, что позволяет охарактеризовать одним документом период между двумя изменениями. Заполнением штатной расстановки, как правило, занимается кадровая служба. Набор отражаемых в ней сведений зависит от задач, которые предполагается решать при помощи этого документа.
- Определенного бланка у штатной расстановки нет. Основу ее составляет форма Т-3, используемая для создания штатного расписания, к которой добавляются графы и строки для дополнительных сведений. Заполненный документ утверждению не подлежит, но должен храниться в течение длительного (50 или 75 лет в зависимости от года создания) срока.
- Попадающая в штатную расстановку информация превращает ее в весьма эффективный инструмент, позволяющий не только оперативно получать при помощи нее данные для многих отчетов, но и анализировать распределение и загруженность персонала, принимать оптимальные кадровые решения, выбирать наименее болезненные для работников пути сокращения численности.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание
Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.
Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.
Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:
1) издание приказа о соответствующем изменении;
2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.
При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.
Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).