Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.
В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
- верного типа;
- должной продолжительности;
- подходящего метода (подряд или по отклонениям).
Они записываются следующими сокращениями:
|
ОТ |
Очередной оплачиваемый |
|
ОД |
Дополнительный |
|
У |
Учебный (зарплата сохраняется) |
|
УД |
Учебный (зарплата не сохраняется) |
|
УВ |
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства) |
|
ДО |
Административный |
|
Р |
Беременность, роды |
|
ОЖ |
Уход за младенцем до 3 лет |
|
ДВ |
Доп. (не оплачивается) |
|
ОЗ |
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый) |
Обозначения в табеле учета рабочего времени
В унифицированных формах вы можете использовать только те обозначения, которые для них разработаны. Например, для заполнения формы Т-12 могут использоваться буквенные символы или цифровые коды. Наиболее распространённые условные обозначения для ведения учетного табеля:
- Я (сокращение от «явка», цифровой код 01) – соответствует обычному рабочему дню. Если учёт ведётся по количеству отработанных часов, а не только по дням, то буква «Я» проставляется в верхней графе, а в нижней указывается фактически отработанное время.
- Н (сокращение от «ночь», цифровой код 02) – используется для обозначения ночных смен (+время, если ведётся учёт отработанных часов).
- РВ (сокращение от «работа в выходные», код 03) – проставляется только для обозначения дней/явок, отработанных в выходные и праздничные дни.
- С (сокращение от «сверхурочно», код 04) – для явок и дней/часов, отработанных сверхурочно.
- К (сокращение от «командировка», код 05) – так обозначают дни, когда работник был в командировке.
- ОТ (сокращение от слова «отпуск», код 09) – дни оплачиваемого ежегодного отпуска (внимательно отнеситесь к соблюдению норм законодательства).
- ДО (сокращение от словосочетания «день отгула», код 16) – дни неоплачиваемого отпуска, например, по семейным обстоятельствам.
- Б (сокращение от «болезнь», код 19) – дни оплачиваемого больничного, обязательно должны закрываться больничным листом.
- ПР (сокращение от «прогул», код 24) – дни неявки, то есть отсутствия без уважительных причин или законных оснований.
- В (сокращение от «выходной», код 26) – выходные, а также нерабочие праздничные дни.
- НН (сокращение от «невыясненные неявки», код 30) – проставляются только для прогулов, по которым пока нет подтверждённых причин отсутствия. После получения необходимых документов обозначение меняется на правильное/соответствующее.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком.
На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.
И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Остальные обозначения и коды в табеле
Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают режим труда и отдыха и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
| Наименование | Буквенное обозначение | Цифровое обозначение | |
| 1 | Дневное и вечернее время работы | Я | 01 |
| 2 | Ночное время работы | Н | 02 |
| 3 | Работа по выходным и праздникам | РП | 03 |
| 4 | Сверхурочная работа | с | 05 |
| 5 | Командировка | К | 10 |
| 6 | Основной отпуск | от | 14 |
| 7 | Дополнительный отпуск | од | 15 |
| 8 | Учебный отпуск | У | 16 |
| 9 | Сокращенное время работы для учащихся | УВ | 17 |
| 10 | Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда | УД | 18 |
| 11 | Отпуск по беременности и родам | р | 19 |
| 12 | Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой) | оч | 20 |
| 13 | Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый) | ож | 21 |
| 14 | Неоплачиваемый отпуск | до | 22 |
| 15 | Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом | ОЗ | 24 |
| 16 | Больничный | Б | 25 |
| 17 | Неоплачиваемая нетрудоспособность | т | 26 |
| 18 | Часы сокращения работы | лч | 27 |
| 19 | Простои (по причинам, не связанным с работником) | вп | 28 |
| 20 | Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда) | г | 29 |
| 21 | Прогулы без уважительной причины | ПР | 31 |
| 22 | Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день) | НС | 32 |
| 23 | Выходные дни | в | 33 |
| 24 | Забастовки | ЗБ | 34 |
| 25 | Неявки по неясным причинам | НН | 35 |
В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.
Использование специального программного обеспечения
При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.
При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.
Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.
Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений
В ячейках, соответствующих каждому дню месяца, ставятся буквы или цифры. Это код или обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 факта присутствия работника на рабочем месте или отсутствия (и его причины).
Отмеченные в табеле отклонения от явки должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами. Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами.
Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.
В качестве шпаргалки предлагаем сохранить изображение с кодами. В нем полная расшифровка табеля учета рабочего времени 2020.
Самым приоритетным элементам присваивается значение 1, далее это значение увеличивается по мере уменьшения приоритета отображения. Справочники заполнены тестовыми данными для примера ввода. Список праздников по производственному календарю заполняется на усмотрение организации и ее графика работы в праздничные дни.
Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени
- Определяемся со способом записи трудового времени:
- учет прихода или отсутствия служащего,
- учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).
- Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:
- через дробь (/),
- организация 2 раздельных записей на сотрудника.
- Определяемся с методом указания точного рабочего времени:
- по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
- десятичной дробью 2,5 ч.
- Решаем, как будем вносить изменения:
- составлением отдельного корректирующего табеля,
- своим способом.
- Выбираем кодирование:
- буквы,
- цифры.
Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:
| Шаг | Данные | Комментарий |
| 1 | Наименование фирмы и структурного подразделения | В верхней части заносится наименование компании или данные предпринимателя, указывается структурный отдел |
| 2 | Код ОКПО | 8-значный для ООО, 10-значный для предпринимателя |
| 3 | № бумаги, день оформления | Номер должен быть порядковый, дата почти всегда — крайний день периода |
| 4 | Отчетный период | Табель подается раз за календарный месяц |
| 5 | Сведения о сотруднике | Табельный No, ФИО, должность |
| 6 | Информация о пребывании на работе и часах работы | Заносятся коды |
| 7 | Суммы рабочих дней и часов за месяц | Графа 5: дни и часы за 1/2 месяца, графа 6: число дней и часов за месяц |
| 8 | Данные для произведения оплаты труда | Виды оплаты закодированы, поэтому вписывается код. Корр/счет — с него будут перечислены деньги на выплату сотруднику. Столбец 9 будет содержать число дней/часов по этому виду оплаты. |
| 9 | Информация об основаниях для отсутствия на работе | Гр. 10-12: коды причин и количество нерабочих часов |
| 10 | Подписи ответственного за составление таблицы, руководителя, кадровика |
Таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени
В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени:
| Буквенный код | Цифровой код | Показатель |
| Я | 01 | Часы работы (различают дневные и вечерние) |
| Н | 02 | Работа ночью |
| РВ | 03 | Труд сотрудников в праздничные дни |
| С | 04 | Часы работы сверхурочно |
| К | 06 | Служебная командировка |
| ОТ | 09 | Ежегодный оплачиваемый отдых (основной) |
| ОД | 10 | Дополнительный оплачиваемый отдых |
| У | 11 | отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса. |
| УВ | 12 | Укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда. |
| УД | 13 | Дополнительный отпуск по причине обучения без сохранения оплаты труда |
| Р | 14 | отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник. |
| ОЖ | 15 | Отпуск по уходу за ребенком |
| ДО | 16 | Отпуск без сохранения з/п |
| ОЗ | 17 | Неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п) |
| Б | 19 | Временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. |
| Т | 20 | Нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д. |
| ЛЧ | 21 | Часы сокращения труда работникам и служащим |
| РП | 31 | Простои не по вине сотрудника |
| НП | 32 | |
| Г | 23 | Невыходы с сохранением з/п |
| ПР | 24 | Прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно |
| НС | 25 | Отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя |
| В | 26 | Выходные дни |
| ЗБ | 29 | Забастовки |
| НН | 30 | Неявки по неизвестным причинам |
Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников
В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:
| Категория | Особенность |
| Сотрудник, переведенный начальством с полной раб. недели на неполную | Все дни, в которые сотрудник не участвует в производственном процессе, помечаются кодом «В(26)» (выходной). |
| Сотрудница предприятия находится в отпуске по уходу за ребенком | Она вправе трудится неполный день. В таблицу ставится код «ОЖ(15)» и прочерки по трудовому времени. Должны быть организованы 2 доп. строки: для кода «Я(01)» (трудовое время сотрудников с полной занятостью) и для отметки часов работы. Так будут в наличии сведения по статистике и рабочее время для расчета зарплаты. |
| Выступление служащего предприятия в суде | Указывается как «др. причины неявки», доказательством отсутствия из-за вызова на судебное заседание служит справка-вызов. |
| Командировка | 1-ая строка: число рабочих часов, исходя из режима по основному месту занятости.
2-ая строка: код «К(06)» (командировка). В списке общего числа отработанных часов (дней) за месяц в гр. «Отработано за месяц» записываются исключительно рабочее время командировки. |
| Курсы повышения квалификации (и аналогичные мероприятия) | Отмечается кодом «У(11)». |
| Уменьшение длительности трудового дня перед праздником и нерабочим днем | Будет записано количество фактически проведенных за работой часов. |
| Перенос трудовых дней | Перенесенный день будет зафиксирован пометкой «В(16)» (выходной). Указывается время работы за день, на который теперь выпадает рабочая смена (доказательство переноса — приказ руководителя). |
| Сверхурочные часы | В табеле указываются сверхурочные под пометкой «НУ». |
| Водитель транспорта компании | Заносятся сведения, согласно графику работы (при суммированном учете отработанного времени длительность раб. дня должна быть не более 10 ч. Возможно увеличение числа трудовых часов до 12, однако за рулем человек должен находиться не дольше 9 ч.). Если водитель трудится в определенные часы ежедневно, трудовое время исчисляется в днях, а в праздничные дни — в часах. |
| Ненормированный трудовой день | Следует записать нормативное число рабочих часов, не отработанное. Количество часов, вышедшее за рамки нормы, не причисляется к сверхурочным. Сотрудники получают до недели отпуска дополнительно. |
| Праздники во время отпуска | Для дней отпуска — код «ОТ(09)», праздничные дни отмечаются как праздники — «В». |
| Сотрудник отсутствовал на работе, но сохранял средний заработок | Считается неотработанным временем, отмечается кодом «А». |
Можно ли использовать свои сокращения и расшифровки
Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2019. При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (согласно статье Приказа Минфина России от № 52н).
Например, для обозначения отпускного периода должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков специалисты вводят в обозначение «ДО», что означает отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначение достаточно часто используется. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.
При введении дополнительных значений необходимо издать приказ об утверждении обозначений, закрепив, таким образом, новые коды и их расшифровки движений служащих на рабочем месте в локальных нормативных документах.
Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019-2019 годах
Поскольку табель относится к первичным документам, то со вступлением в силу отдельных положений закона «О бухучете» с 1 января 2013 года для его ведения необязательно применять унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года. То есть организации имеют право разрабатывать и использовать собственные формы.
Проставленных в табеле отметок недостаточно для расчета зарплаты, если в нем присутствуют отклонения от явки. Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами. В бухгалтерии просматривают дополнительные документы, обосновывающие отметки в табеле, и только при совпадении данных в них делают соответствующий расчет зарплаты.
Условное обозначение в табеле учёта рабочего времени
Требование об учёте рабочего времени (РВ) основано на двух позициях: законодательной по линии бухгалтерии – ФЗ-402 от 2011 и ТК РФ – ст. 91 ч. 4; пользовательской – удобство начисления зарплаты.
Правовые нормы взаимосвязаны: отсутствие учёта РВ приведёт предприятие к невозможности получения компенсации от страховой компании по листам нетрудоспособности.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:
Форма или матрица документа определена Госкомстатом в 2004: ф. Т-12 и Т-13. Установленные государством формы оказались удобными для организаций, ими пользуются и сегодня, внося коррективы под собственные условия.