Новый отчет ЕФС‑1 с 2023 года: состав и особенности заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый отчет ЕФС‑1 с 2023 года: состав и особенности заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чтобы отчитаться в СФР об уволенном работнике, работодатель должен указать в форме данные о себе (указывают в титульном листе формы ЕФС-1) и сотруднике, с которым был расторгнут договор (указывают в подразделе 1 раздела 1 формы ЕФС-1). В подразделе 1 необходимо указать СНИЛС, Ф.И.О., ИНН и дату рождения уволенного сотрудника. В поле «Статус ЗЛ» указывают код, соответствующий правовому статусу работника. Так, для граждан РФ в этом поле указывают код «ГРФ», а для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории РФ, – код «ПЖИГ».

Другие отчеты об уволенном работнике

Помимо представления отдельного отчета в СФР, уволенного работника наряду со всеми прочими сотрудниками необходимо будет включить в следующие обязательные отчеты:

• раздел 3 Расчета по страховым взносам – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник;
• раздел 2 формы ЕФС-1 (аналог отмененного расчета 4-ФСС) – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник;
• персонифицированные сведения о физлицах, представляемые в ИФНС (аналог отмененного отчета по форме СЗВ-М) – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем увольнения;
• подраздел 1.2 формы ЕФС-1 (аналог отмененного отчета по форме СЗВ-СТАЖ) – не позднее 25 января года, следующего за годом увольнения работника;
• 6 НДФЛ – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором был уволен сотрудник.

СЗВ-ТД в составе ЕФС-1: срок сдачи в 2023 году

Срок сдачи подраздела 1.1 зависит от того, когда и какие кадровые события произошли в компании.

Кадровое событие	Срок сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1
Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора	Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа
Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору	До 25 числа следующего месяца
Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг	Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора

Какие документы выдаются сотруднику при увольнении

При окончании трудового договора работодатель должен не только провести расчет с увольняющимся сотрудником по выплатам, но и выдать документы, предусмотренные законодательством РФ при увольнении. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, а другие могут быть выданы по запросу работника.

Все документы при увольнении должны быть выданы в последний рабочий день. Если по какой-то причине сотрудник не является на работу в этот день, работодатель обязан как можно скорее отправить письменное уведомление с запросом на отправку документов по почте.

Напомним, что в 2023 году список документов при увольнении изменился из-за объединения двух фондов — ПФР и ФСС. Кроме того, часть документов придется оформлять по новым формам.

Перечень документов, которые обязательно необходимо предоставить работнику при увольнении, включает:

• Трудовую книжку или информацию о трудовой деятельности в форме СТД-Р.
• Выписку из РСВ по разделу 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за текущий год.
• Выписку из ЕФС-1 по подразделу 1.2 «Сведения о страховом стаже» (ранее известную как СЗВ-СТАЖ).
• Выписку из персонифицированных сведений о физических лицах вместо СЗВ-М.
• Расчетный листок.
• Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.

Выписка из отчета ЕФС-1 при увольнении

Формы СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 объединены в единую отчетную форму ЕФС-1, которую начиная с 2023 года следует представлять в Единый Социальный Фонд. Форма ЕФС-1 была утверждена постановлением Правления ПФ № 245п от 31 октября 2022 года.

При увольнении работник должен получить выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» единой отчетной формы ЕФС-1. Этот подраздел заменил бывшую форму СЗВ-СТАЖ. Выписка делается только по конкретному работнику.

Обратите внимание, что начиная с 2023 года выписку из ЕФС-1 необходимо выдавать не только работникам, заключавшим трудовые договоры, но также и тем, с кем был расторгнут гражданско-правовой договор.

Что и куда нужно сдать нанимателю при увольнении сотрудника в 2023 г.

За уволенного сотрудника, который работал по трудовому соглашению либо ГПД, наниматель обязан отчитаться перед ИФНС и СФР. Для этого он должен подготовить определенные документы, но сдать их нужно будет в разные сроки:

1. Не позже дня, который следует за днем увольнения (прекращения ГПХ) – подр. 1.1 разд. 1 из ЕФС-1 (это основной отчет при увольнении сотрудника в 2023-м!).
2. На протяжении 3 раб. дней после увольнения по причине выхода на пенсию, а также до 25.01 следующего года в остальных случаях – подр. 1.2 из ЕФС-1.
3. До 25-го числа месяца после квартала, в котором уволен работник (прекращен ГПД), – разд. 2 из ЕФС-1, а также разд. 3 из РСВ и расчет 6-НДФЛ.
4. До 25-го числа сразу после месяца увольнения (прекращения ГПД) – персонифицированные сведения о физлицах.

Согласно проекту приказа Минтруда, выписка по форме СТД-ПФР будет называться СТД-СФР, а в тексте справки заменят все упоминания ПФР.

Название справки, которую выдаёт работодатель, не изменится. Но в ней поменяют формулировку графы «Регистрационный номер в ПФР».

В остальном всё останется на своих местах — те же графы, те же сведения. Так что изменения больше технические.

Критичных изменений в порядке заполнения и выдачи форм также не предвидится. Всё также при увольнении работника работодатель должен будет предоставить ему справку СТД-Р в последний рабочий день на бумажном носителе. Если же работник захочет получить такую форму в период работы, то выдать её необходимо в течение 3 дней с даты получения соответствующего заявления.

Ответственность за ошибки в ЕФС-1

Ответственность работодателей за нарушение правил сдачи отчетности по персонифицированному учету указана в Законе от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ, а именно:

• штраф 500 руб. по каждому застрахованному лицу (исключение — информация о трудовой деятельности) — за несдачу или несвоевременную сдачу, за неполные или ошибочные сведения;
• штраф 1 000 руб. — за нарушение порядка подачи в виде электронных документов.

При нарушениях в разделе 2 штрафы аналогичные, как и по отчету 4-ФСС. Несдача информации — штраф 5% от суммы, начисленной за последние три месяца, но не больше 30% и не меньше 1 000 руб. (ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

С 2023 года в Закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ внесут корректировки на основании Закона от 14.07.2022 г. в части применения штрафов. Работодатель сможет их избежать, когда:

• сдаст уточненный отчет в течение 5-ти рабочих дней после получения уведомления об ошибках или несоответствиях;
• исправит ошибку до того, как поступит такое уведомление, то есть до ее обнаружения специалистами фонда.

Установленный порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении

Ключевые моменты, на которые обращают внимание при формировании отчета по страховому стажу при увольнении сотрудника, приведены в правилах ПФР №3н:

Признак стажа	Рекомендации к заполнению формы
Графа 14	заполняется, если расторжение трудовых отношений выпадает на 31.12 отчетного года
Графы 4 и 5	Не заполняются, если сотрудник уволен с последующим выходом на пенсию
Учетный период	Указывается год, за который сведения подаются и в котором был уволен сотрудник
Раздел 3	Вносятся персональные данные на увольняемого работника
Стаж	Заполняется по нарастающей, за весь период трудовой деятельности в компании (от дня приема до дня увольнения)

Какие сведения отправляют в составе ЕФС-1

ЕФС-1 — это новый ежеквартальный и ежемесячный отчет с 2023 года вместо СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. То есть все отчеты, которые раньше по отдельности сдавали в ПФР и Соцстрах, объединили и включили в форму ЕФС-1. Начиная с отчетного периода 2023 года подавать старые формы больше не придется.

В отчете ЕФС-1 страхователи показывают:

• персонифицированные сведения по застрахованным лицам;

• сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на травматизм.

Отчет ЕФС-1 состоит из двух разделов, а в каждом из них — несколько подразделов. Все страхователи заполняют:

1. Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Включает информацию о ваших сотрудниках, их трудовой деятельности, страховом стаже, периодах работы и получаемом заработке.

2. Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний». В него войдут показатели по начисленным взносам на травматизм.

Отчет ЕФС-1 формируют по данным из первичных документов — договоров, приказов, бухгалтерской информации. В таблице показали, как заполнять подразделы ЕФС-1 и как они связаны со старыми отчетными формами.

Отчетная форма 2022 года	Раздел ЕФС-1	Особенности заполнения
СЗВ-ТД	Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»	В 2022 году в форме СЗВ-ТД страхователи писали причину увольнения и норму ТК РФ. С 2023 года в подразделе 1.1 необхрдимо дополнительно указывать код причины увольнения. Коды приведены в классификаторе к порядку заполнения ЕФС-1. К примеру, если сотрудник увольняется по собственному желанию, нужно проставить код п3ч1с77тк. И еще одно новое правило — с 2023 года нужно отчитываться о заключении и расторжении договора ГПХ.
СЗВ-СТАЖ	Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»	Добавили строки для периодов работы, которые включаются в стаж для расчета досрочной пенсии по отдельным категориям работников: работников вредных производств; чернобыльских льготников на государственных должностях; бывших заключенных; работников, которые были в отпуске по уходу за ребенком от полутора до трех лет; работников, которые были в отпуске без сохранения заработной платы и др. Кроме того, в подраздел ЕФС-1 по стажу включили графу с районным коэффициентом и добавили сведения по спецоценке труда — индивидуальный номер рабочего места и класс/подкласс условий труда.
СИоЗП	Подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»	Виды деятельности, по которым сдают этот подраздел ЕФС-1, определит Минтруд. Графы подраздела нужно заполнять по классификаторам допустимых значений.
ОДВ-1	Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 30 и ст. 31 400-ФЗ от 28.12.2013»	Подаем вместе с подразделом 1.2 — когда отчитываемся о сотрудниках, получивших право на досрочную пенсию.
ДСВ-3	Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»	Показываем сведения о работниках, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.
Расчет 4-ФСС	Подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов»	В расчете взносов на травматизм теперь показываем численность работающих лиц, застрахованных по ОСС от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. В подраздел 2.1 добавили графу со сведениями на начало отчетного периода.
Подраздел 2.1.1 «Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов»	Перед заполнением раздела 2.1.1 нужно выбрать тип страхователя: самостоятельная классификационная единица (СКЕ); госучреждения с частичным финансированием из бюджетов разных уровней; страхователь, который начисляет взносы по нескольким основаниям. В ЕФС-1 добавили раздел по определению облагаемой базы для государственных и муниципальных учреждений.
Подраздел 2.2 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 Федерального закона от 125-ФЗ от 24.07.1998»	Этот подраздел ЕФС-1 заполняют страхователи, которые временно направили своих работников по договору к другому работодателю.
Подраздел 2.3 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года»	Помимо спецоценки труда (СОУТ) нужно показывать сведения о проведенных медосмотрах. А вот отдельного раздела с численностью пострадавших из-за страховых случаев в отчетном периоде больше нет.

Штраф за несдачу СЗВ-ТД

СЗВ-ТД включает сведения персонифицированного учёта. При их несдаче в установленный срок ПФР штрафует должностных лиц работодателя по ст. 15.33.2 КоАП РФ. Размер штрафа от 300 до 500 руб. Этот штраф также предусмотрен, если отчёт СЗВ-ТД сдан, но содержит неверные или неполные сведения.

С 2021 года работодателей штрафуют на основании ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ за непредставление СЗВ-ТД . Размер ответственности — 500 руб. за каждого сотрудника, по которому сведения не представлены вовсе или недостоверные. Также по этой статье установлен штраф 1 000 руб. при несоблюдении порядка представления сведений в электронной форме.

Кроме того, поскольку работодатель нарушает нормы трудового законодательства, его штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ:

• 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
• 30 000 — 50 000 руб. для компаний.

Мы разобрали порядок заполнения нового отчета ЕФС-1. Это отчёт, который с 2023 года нужно подавать в новый Социальный фонд. В статье вы можете скачать бланк и пример (образец) его заполнения при увольнении работника. При других кадровых событиях он будет заполняться немного иначе. Если же отчет подается не из-за кадровых изменений, а по другой причине, в нем будет совершенно другой состав подразделов.

Отчет ЕФС-1 объединил в себе данные отмененных форм. Вместе с тем появились и новые нюансы заполнения. Подавать все страницы ЕФС-1 не придется – их набор будет зависеть от ситуации. Периодичность отчетности по взносам не изменится. Меняется лишь срок представления очередных отчетов – теперь это 25-ое число, кроме отдельных случаев.

Какую форму СЗВ-ТД использовать

Отчитываться нужно по форме СЗВ-ТД, регламентированной приложением 1 к Постановлению ПФР от 25.12.2019 г. № 730п. Корректировки в документ внесены на основании Постановления ПФР от 27.10.2020 г. № 769п и они вступили в силу с 1 августа 2021 года.

Нужно учесть, что корректировки относятся к моментам, не связанным с увольнением. Однако их требуется учитывать при заполнении СЗВ-ТД в связи с иными кадровыми событиями:

• ставить код выполняемой функции в гр. 6. Код имеет вид ХХХХ.Х и берется из Классификатора занятий ОК 010-2014;
• указывать информацию о компании, правопреемником которой является страхователь;
• проставлять код при работе на Крайнем Севере или в приравненных к нему местностях. При этом используются коды РКС или МКС;
• не нужно заполнять графу с отчетным месяцем.

Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился

Все работодатели (организации и ИП) обязаны ежемесячно сдавать в региональный пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». В этом отчете фиксируются все граждане, с которыми заключены официальные трудовые договоры либо договоры ГПХ.

Нюансы заполнения СЗВ-М при заключении договора ГПХ см. в этой публикации.

По мнению чиновников, этот отчет помогает отследить работающих пенсионеров.

Помимо сдачи СЗВ-М в ПФР, его необходимо выдавать сотруднику на руки.

ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников, при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган.

При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.

Какие штрафы за ошибки в новой форме

За ошибки при заполнении и нарушение сроков сдачи разных разделов ЕФС-1 накажут по-разному. Размеры санкций можно посмотреть в нашей таблице.

Если сдали отчет на бумаге, а должны сдавать в электронном виде, штраф составит 1000 рублей (п. 2 ст. 8 и ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Раздел ЕФС-1	За что штрафуют	Размер штрафа	Основание
Раздел 1, подразделы 1.2, 2 и 3 (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, ДСВ-3)	Нарушение срока сдачи, ошибки заполнения	500 рублей по каждому застрахованному лицу. 300–500 рублей — штраф на руководителя	Ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Ст. 15.33.2 КоАП
Раздел 1, подраздел 1.1 (СЗВ-ТД)	Нарушение срока сдачи, ошибки заполнения	300–500 рублей — штраф на руководителя	Ст. 15.33.2 КоАП
Раздел 2 (4-ФСС)	Нарушение срока сдачи	5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей. 300–500 (штраф на руководителя)	Ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ст. 15.33 КоАП
Ошибки, из-за которых заплатили меньше взносов	От 20 до 40% причитающейся к уплате суммы взносов. 300–500 рублей — штраф на руководителя	Ст. 26.29 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ст. 15.33 КоАП

ЕФС-1 1 отчет 2023: куда сдавать?

Предоставлять отчет нужно в СФР, в электронном виде или на бумажном носителе. Работодатели, у которых численность застрахованных лиц более 10 человек, должны подавать отчет только в электронном виде. Между тем, в электронном виде можно сформировать отчет ЕФС-1 — 2023 в ЗУП 3.1 – специализированной программе 1с, применяемой для автоматизации процессов в области зарплаты и управления персоналом.

При этом старые формы за 2022 уже должны были быть представлены в СФР в сроки:

• СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;
• ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;
• 4-ФСС за 2022 год — до 20 или 25 января;

Похожие записи:

• Свидетельство о рождении ребёнка: где получить и как оформить
• В Калининград на поезде без визы – что нужно для этого путешествия
• Нужен ли Технический паспорт на объект недвижимости